Digital posthantering

Smidig digital posthantering av företagets post

Med allt mer flexibilitet på arbetsplatser och förändrade krav på fysisk närvaro kommer nya utmaningar för företagets posthantering. I dagens digitaliserade värld arbetar allt fler hemifrån och det saknas folk på kontoret som kan ta emot post såsom fakturor, kontrakt, kreditnotor och annan viktig information som inte får missas. Detta kan leda till allt från tappade affärer till missade betalningar som kan vara förödande för din organisation.

Med Iron Mountains digitala posthantering kan du arbeta precis varifrån du vill och behöver aldrig oroa dig för att missa något. Vi tar emot er post som öppnas på våra säkra anläggningar av vårt expertteam. Med skanning blir posten tillgänglig digitalt och vi delar dokumenten direkt med rätt avdelning och rätt användare. Postservice som den ska vara – enkel och säker.

Posthantering för alla företag och organisationer

Vår lösning för posthantering är naturligtvis både skalbar och anpassningsbar för att möta din verksamhets behov. Välj om vi ska ta hand om allt eller bara delar av posthanteringen. Ni kan själva dela posten genom skanning med oss så gör vi den tillgänglig i vårt digitala posthanteringssystem och ser till att posten hamnar där den ska. På så vis får du all fysisk och digital post för företaget samlad på ett och samma ställe som du kan nå oavsett var du arbetar ifrån. Detta bidrar till effektivare arbetsflöden och en välfungerande organisation.

Så här fungerar Iron Mountains digitala posthantering

Vår digitala postservice är säker och enkel att hantera för att allt med din post ska gå så smidigt som möjligt. Så här fungerar det:

• Ni omdirigerar er post till Iron Mountain som digitaliserar den. Posten lämnar aldrig Iron Mountains spårbarhetskedja.
• Vårt expertteam tar emot och öppnar er fysiska post på en av våra säkra anläggningar.
• Vi skannar och indexerar posten med OCR-teknik och gör den tillgänglig digitalt. Nyckelord fångas automatiskt upp så att de digitala kopiorna dirigeras till rätt mottagare. Nyckelord bestäms av er och kan enkelt ändras.
• Ni kontrollerar vem den slutgiltiga mottagaren är med hjälp av rollbaserad behörigheter och olika undantag.
• Er elektroniska information krypteras under hela processen i ett säkert nätverk.
• Rollbaserade behörigheter, som ni äger och hanterar, säkerställer att bara rätt användare har åtmost till det digitala arkivet.
• Med Iron Mountains digitala posthanteringssystem når du din digitala post dygnet runt oavsett om du arbetar från kontoret eller någon annanstans.
• Du kan snabbt söka efter specifik information och dela väsentlig post med rätt personer.
• Efter digitaliseringen kan ni välja vad ni vill göra med pappersposten; få den returnerad, lagra den eller makulera den på ett säkert sätt.

Säkerhet och efterlevnad

Vi tar säkerhet på allvar, vilket är anledningen till att över 90 % av Fortune 1000-företagen väljer att låta Iron Mountain hjälpa dem att hantera viktiga och känsliga handlingar. Vi har säkrat känsliga data i över 70 år och tillhandahåller tjänster inom ett brett spektrum av branscher i över 60 länder. Du kan känna dig trygg med att er information är säker i vår helhetslösning – från att den omdirigerade pappersposten hämtas av våra säkra lastbilar för digitalisering på våra skanningscenter till att den automatiskt dirigeras till den avsedda mottagaren och kasseras på det sätt ni önskar (vi kan antingen lagra, förstöra eller returnera pappersposten).
Era digitala dokument lagras i Iron Mountain InSight^® – en plattform för informationshantering och innehållstjänster som använder National Institute of Standards and Technology (NIST) Cyber Security Framework (CSF) som ramverk för företagssäkerhet. Iron Mountain InSight^® uppfyller branschstandarder inklusive men inte begränsat till:

• HIPAA
• FedRAMP/FISMA
• GDPR
• Soc 2 Type II
• ISO27001

Läs mer om säkerheten i vår lösning