DIGITAL POSTHANTERING
DIGITAL POSTHANTERING
EFFEKTIVISERA VERKSAMHETEN OCH DELA DATA MELLAN OLIKA AFFÄRSENHETER
Kanske har ni försökt fasa ut, eller åtminstone minska, pappersbaserad information från era affärsprocesser. Men så länge som det fortsätter dyka upp pappersbaserad post så fortsätter också papper vara en central del i era operativa processer. Utmaningen blir ännu större om ni har arbetskraft som arbetar på distans, de behöver säker och snabb åtkomst till sin post oavsett var de befinner sig. När många företag och organisationer nu väljer att skala ned sina kontorsutrymmen samt optimera sitt lokalutnyttjande behöver man också effektivisera sin verksamhet samt se till att data flödar som de ska mellan olika affärsenheter.
Traditionell posthantering förlitar sig på manuella system och processer som kräver mycket arbete och det är lätt att det sker misstag. Iron Mountain kan hjälpa er med att effektivisera både posthanteringen och verksamheten för att säkerställa att data inte går förlorat.
FÖRÄNDRA ER POSTHANTERING
Iron Mountains lösning för digital posthantering är en SaaS-tjänst (Software as a Service) som digitaliserar fysisk post. Det ger era anställda säker åtkomst till sin post, en automatisering av dokumentcentrerade processer och ger er möjlighet att ansluta data över olika plattformar.
- Konvertera er fysiska post till digital med granskningsbar spårbarhet
- Erbjud åtkomst och mottagande av post i en säker databas där behöriga användare kan få tillgång när som helst, från var som helst
- Skapa möjligheter för automatisering och ett bättre samarbete i dokumentcentrerade processer
- Få en överblick av nyckeltal för att öka effektiviteten genom att integrera data mellan olika plattformar och affärsenheter
- Minska ert användande av papper och andra kontorskostnader
- Minska antalet leverantörer genom att använda en helhetslösning
SÅ FUNGERAR DET
Iron Mountains lösning för digital posthantering är lika enkel att implementera som att använda.
- Ni omdirigerar er post till Iron Mountain, vi hämtar upp den och transporterar den till våra säkra skanningsanläggningar där den digitaliseras. Posten lämnar aldrig Iron Mountains spårbarhetskedja.
- Iron Mountains experter skannar dokumenten. Nyckelord fångas automatiskt upp så att de digitala kopiorna dirigeras till rätt mottagare. Nyckelorden bestäms av er och kan enkelt ändras.
- Ni kontrollerar vem den slutgiltiga mottagaren är med hjälp av rollbaserade behörigheter och olika undantag.
- Er elektroniska information krypteras under hela processen i ett säkert nätverk.
- Ni har tillgång till era digitala dokument dygnet runt genom Iron Mountain InSight® - vår plattform för innehållstjänster (Content Service).
- Rollbaserade behörigheter, som ni äger och hanterar, säkerställer att bara rätt användare har åtkomst till det digitala arkivet
- Efter digitaliseringen kan ni välja vad ni vill göra med pappersposten; få den returnerad, lagra den eller makulera den på ett säkert sätt.
SÄKERHET OCH EFTERLEVNAD
Vi tar säkerhet på allvar, vilket är anledningen till att 95 % av Fortune 1000-företagen väljer att låta Iron Mountain hjälpa dem att hantera viktiga och känsliga handlingar. Vi har säkrat känsliga data i över 70 år och tillhandahåller tjänster inom ett brett spektrum av branscher i över 60 länder. Du kan känna dig trygg med att er information är säker i vår helhetslösning – från att den omdirigerade pappersposten hämtas av våra säkra lastbilar för digitalisering på våra skanningscenter till att den automatiskt dirigeras till den avsedda mottagaren och kasseras på det sätt ni önskar (vi kan antingen lagra, förstöra eller returnera pappersposten).
Era digitala dokument lagras i Iron Mountain InSight® – en plattform för informationshantering och innehållstjänster som använder National Institute of Standards and Technology (NIST) Cyber Security Framework (CSF) som ramverk för företagssäkerhet. Iron Mountain InSight® uppfyller branschstandarder inklusive men inte begränsat till:
- HIPAA
- FedRAMP/FISMA
- GDPR
- Soc 2 Type II
- Och ISO27001
Lär dig mer om säkerheten med Iron Mountain InSight®
FUNKTIONER OCH FÖRDELAR MED DIGITAL POSTHANTERING
Iron Mountains lösning för digital posthantering är en SaaS-tjänst (Software as a Service) som gör det möjligt för organisationer att få tillgång till viktig fysisk post. Denna lösning gör det möjligt för dig att:
Digitalisera er post
Ta hjälp av Iron Mountains skanningsexperter, processer och infrastruktur för att konvertera er inkommande fysiska post till digital genom vårt omfattande nätverk av bildbehandlingscenter med en granskningsbar spårbarhetskedja. Våra 75+ globala supercenter gör att vi snabbt kan skala upp eller ner samt uppfylla era specifika platskrav.
Säker åtkomst till och förvaring av information
Era digitala dokument lagras i Iron Mountain InSight® – en plattform för informationshantering och innehållstjänster som använder National Institute of Standards and Technology (NIST) Cyber Security Framework (CSF) som ramverk för företagssäkerhet. Den elektroniska informationen kommer att krypteras i ett säkert nätverk med speciella krypteringsnycklar som ni har tillgång till. Rollbaserade behörigheter gör det möjligt för behöriga användare att komma åt den information de behöver dygnet runt.
Automatiserad posthantering för förbättrade samarbeten
Medarbetarna kommer att ha lättare att samarbeta med automatiserade arbetsflöden som har byggts på nyckeldata. Med hjälp av undantagsprocesser kan ni styra vem som kan visa och dela lagrade digitala dokument.
Få överblick över er effektivitet
Förenkla beslutsfattandet med dashboards som visar data och mätvärden för viktig information som omdirigeringens noggrannhet, genomsnittlig leveranstid, mängden post m.m.
Integrera data mellan olika plattformar
Integration med befintliga affärssystem som e-post, Salesforce och Microsoft Office-paketet gör att ni kan koppla samman data över olika plattformar och affärsenheter och därigenom öka effektiviteten i organisationen. Det går också att tillämpa dokumentlagringsregler genom en integration som finns tillgänglig i Iron Mountain Policy Center-lösningen.
Hantera hela postkedjan
Efter digitaliseringen hjälper vi er med hanteringen av pappersposten. Ni kan få den returnerad, lagra den eller makulera den på ett säkert sätt.
MODERNARE POSTHANTERING: UTVECKLAS I TAKT MED VERKSAMHETENS BEHOV
Pappersbaserad kommunikation varit en dominerande och pålitlig lösning. Posten kommer och går utan att man ens behöver tänka på det. Men all denna inkommande dokumentation kräver snabb och effektiv distribution, bekräftelse och hantering.
Klicka på rutorna här nedanför för att lära dig mer om de tre olika typerna av posthantering och hur ni kan modernisera just er.
Den traditionella posthanteringen är utgångspunkten för stora volymer inkommande fysisk post och kräver backofficearbete för sortering och distribution. Detta kan resultera i:
- En försämrad produktivitet bland de anställda i och med att de måste sortera och dela ut posten till rätt personer på de olika avdelningarna
- En dålig kundupplevelse
- Potentiellt negativa konsekvenser gällande efterlevnad och regler
- Att känslig information hamnar på villovägar
- Större utmaningar när det kommer till att främja distansarbete
Digital posthantering fungerar med hjälp av intelligent dokumentbehandling (Intelligent Document Processing, IDP), vilket inkluderar:
- Skanning och digitalisering av fysisk post för webb- och mobilåtkomst
- Extrahering av metadata för effektiva sökningar
- Validering och granskning
- Klassificering med AI/ML
- Regler och dirigering för användaråtkomst
- Granskningsspårning för förbättrad efterlevnad
Intelligent posthantering erbjuder alla fördelar man får med digital posthantering via en plattform för innehållstjänster (Content Services Platform, CSP), vilken inkluderar:
- Innehållshantering
- Informationsstyrning
- Intelligent extrahering och förbättring av metadata
- Funktioner för sökning och hämtning
- Samarbete
- Automatisering av arbetsflödet
- Federerad förvaringsplats
- Funktioner för optisk teckenigenkänning (Optical character recognition, OCR)
VANLIGA FRÅGOR
Varje användare tilldelas en användargrupp, och användargrupperna sammanställs med säkerhetsregler för att säkerställa att posten dirigeras till rätt personer. Iron Mountains implementeringsteam ser till att rätt roller och säkerhetslösningar för er verksamhet finns implementerade för att upprätthålla datasäkerhet och integritet.
Iron Mountains implementeringsteam kommer att besöka er för att lära sig hur posten ska hanteras inom just er verksamhet: efter avdelning, våning, individ osv.
Iron Mountain implementerar sedan era användare, användargrupper och säkerhetsregler för att säkerställa att rätt personer har tillgång till posten. Många verksamheter väljer också att ha en administratör som kan uppdatera denna hierarki om mottagaren till exempel inte är på kontoret och tillfälligt behöver omdirigera sin post.
Välj mellan flera alternativ för er fysiska post:
- Den returneras till er
- Den lagras i ett av Iron Mountains lagringscenter
- Den makuleras på ett säkert sätt
KONTAKTA IRON MOUNTAIN
