Riešenie na spracovanie faktúr

Zautomatizujte spracovanie svojich faktúr

Výzva

Pre profesionálov v oblasti záväzkov je efektívnosť a presnosť prvoradá. Potrebujete rýchlo spracovávať faktúry, realizovať platby a zároveň riadiť tieto procesy tak, aby ste optimalizovali cash flow – a vyhli sa chybám, ktoré môžu mať dlhodobý vplyv na vaše podnikanie. Ale s papierovými a digitálnymi faktúrami odosielanými na viaceré miesta a na rôzne adresy je efektívnosť a presnosť skutočnou výzvou.

Vplyv

Ak dostávate faktúry na viaceré e-mailové adresy, používate kartotéky, pevné disky, zdieľané priečinky a podobné služby, nedokážete využiť technológie, ktoré by vám umožňovali vykonávať prácu efektívnejšie a presnejšie. Až 70 % spoločností stále prijíma papierové faktúry¹ , preto môže nutnosť nájsť a ručne skontrolovať stovky papierových dokumentov na priradenie faktúr k platbe viesť k oneskoreným platbám, ktoré poškodzujú dodávateľské vzťahy a znižujú úverový rating vašej organizácie.

Manuálne zadávanie údajov z papierových faktúr prináša riziko manuálnych chýb alebo ich straty. Len samotné duplicitné platby môžu vašu organizáciu stáť 0,8 % až 2 % z celkového objemu platieb.² Jednoduché chyby v zadávaní údajov môžu tiež viesť k nadmerným platbám, duplicitným platbám, zmeškaným platbám a oneskoreným platbám a takýto proces navyše otvára dvere pre podvody.

Neefektívnosť spomaľuje spracovanie platieb a spôsobuje zbytočné náklady. Rôzne štúdie a referenčné správy uvádzajú náklady na manuálne spracovanie papierovej faktúry vo výške 10 až 40 eur.³

Čo keby ste mohli...

Automatizácia spracovania faktúr s využitím riešenia od spoločnosti Iron Mountain vám pomôže prekonať tieto výzvy a získať:

1. Centralizované prijímanie faktúr z papierovej aj elektronickej pošty
2. Využite umelú inteligenciu (AI) na používanie inteligentného získavania údajov na extrakciu fakturačných údajov z papierových a digitálnych záznamov, čo pomôže znížiť počet manuálnych úloh a chýb
3. Automatizáciu pracovných procesov, integráciu faktúr a údajov o nákupe, čím poskytnete kľúčové informácie rozhodovacím osobám

Spracovanie faktúr od spoločnosti Iron Mountain

Spracovanie faktúr od spoločnosti Iron Mountain InSight^® Digital Experience Platform (DXP), škálovateľnom softvérovom riešení ako službe (SaaS) s nízkou potrebou programovania (low-code), ktoré posilňuje možnosti správy informácií, poháňa automatizáciu manuálnych úloh v existujúcom ekosystéme AP prostredníctvom predpripravených konektorov, pracovných postupov, typov dokumentov, metaúdajov, pravidiel uchovávania a príkazov pre umelú inteligenciu.

Spoľahnite sa na spoločnosť Iron Mountain, globálneho lídra v oblasti uchovávania, ochrany a správy informácií a aktív. Naše riešenie kombinuje správu fyzického a digitálneho obsahu, AI, automatizáciu pracovných procesov a informačný manažment v jednotnej platforme, ktorá vám umožní:

• Centralizovať správu faktúr vo fyzickej aj digitálnej forme: Môžete digitalizovať svoje vlastné faktúry, alebo ich spoločnosť Iron Mountain môže vyzdvihnúť a digitalizovať za vás. Dodávatelia môžu taktiež odosielať faktúry do špeciálnych e-mailových schránok. Naše riešenie poskytuje jedno úložisko pre všetky dokumenty.
• Automatizovať získavanie údajov pomocou možností inteligentného spracovania dokumentov (IDP): Naše riešenie automaticky extrahuje a indexuje hlavičku faktúry a údaje o položkách – poskytuje tak vašim operátorom kompletný digitálny záznam bez manuálneho zadávania údajov.
• Prepojiť údaje naprieč platformami: Integrácia s existujúcimi systémami umožňuje odstrániť informačné silo a zladiť dáta z rôznych zdrojov.
• Získať prístup kedykoľvek a kdekoľvek: Autorizovaní používatelia môžu jednoducho pristupovať k faktúram a vyhľadávať ich na našej zabezpečenej platforme ECM prostredníctvom webového portálu, môžu dostávať upozornenia pre pravidlá spracovania výnimiek a zdieľať a opätovne spracovávať odmietnuté faktúry s dodávateľmi.
• Chrániť vašu spoločnosť: Zabezpečenie údajov zaisťuje auditovateľný procesný reťazec, šifrovanie údajov, obmedzenie prístupu a povolenia na základe rolí. Naša obsahová platforma je v súlade s priemyselnými normami a zásadami uchovávania údajov a poskytuje možnosti, ktoré vám pomôžu a reagovať na audity a požiadavky na zisťovanie.
• Spravovať celý životný cyklus: Spoločnosť Iron Mountain môže fyzické dokumenty bezpečne uskladniť, skartovať, alebo vám ich vráti.

Výsledky môžu mať významný vplyv na vaše hospodárske výsledky a pomôžu vám:

• Zvýšiť transparentnosť spracovania faktúr: Sledujte a spravujte faktúry centrálne z jedného prehľadného portálu. Jediným kliknutím zistite, ako bola spracovaná každá faktúra a kam smerujú vaše platby.
• Zvýšiť presnosť: Automaticky extrahujte informácie z faktúr a vkladajte ich do pracovných postupov, aby sa predišlo chybám spôsobeným manuálnym zadávaním údajov. Znížte alebo odstráňte riziko nesprávneho založenia alebo nesprávneho spracovania faktúr.
• Zvýšiť efektivitu a znížiť náklady: Vďaka digitalizácii a automatizácii môžete faktúry triediť a spracovávať v priebehu niekoľkých sekúnd. Ušetríte tým veľa času a práce pri mesačnej uzávierke.

1 CPA Practice Advisor, 7 Ways Intelligent Document Processing Helps Accounting, júl 2022.
2 Office of the Washington State Auditor, Paying vendors twice is a problem. SAO offers tips to prevent duplicate payments, február 2022.
3 Seeburger, The 5 Most Important Key Figures of the Purchase-to-Pay Process, január 2024.