Transformujte svoje HR procesy

Sprievodca Riešeniami

Prevezmite kontrolu nad dokumentmi zamestnancov s riešeniami od Iron Mountain pre HR.

11. júla 20226 minút
Prevezmite kontrolu nad dokumentmi zamestnancov s riešeniami od Iron Mountain pre HR.
Riešenie pre HR od Iron Mountain

Výzva

Správa dokumentov HR môže byť náročná, keď sú v rôznych formátoch a umiestneniach a váš pracovný tím je hybridný. Zaistenie, že dokumenty zamestnancov sú kompletné, aktuálne a spravované v súlade s neustále sa meniacimi zákonmi a predpismi, je prioritou. Nájsť HR dokumenty, ako sú podpísané súhlasy, pracovné povolenia, zmluvné povinnosti alebo pracovné zdravotné záznamy, môže byť časovo náročné a manuálne nákladné. Najdôležitejšie je, že ak nie sú riadne spravované, zdieľanie dokumentov zamestnancov môže odhaliť citlivé informácie.

Dopad

Dopad digitalizácie nemožno podceniť. Správa papierových dokumentov stojí organizácie čas aj peniaze. Napríklad jeden zákazník Iron Mountain InSight® ušetril až 26 000 hodín ročne1 vďaka zvýšenej spolupráci zamestnancov s digitálnymi dokumentmi.

Okrem toho sú organizácie povinné dodržiavať prísne predpisy o súlade, ako je Všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR) a Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, aby zabezpečili riadne zničenie osobných údajov podľa pravidiel harmonogramu uchovávania dokumentov. Nedodržanie predpisov môže viesť k pokutám, ktoré by mohli mať negatívny vplyv na podnikanie.

Čo keby ste mohli

Prijať jednotnú, bezpečnú a súladnú platformu, ktorá zjednocuje existujúce digitálne a novo konvertované fyzické dokumenty, čo vám umožní prekonať tieto výzvy:  

  • Jednoducho a rýchlo vyhľadávať dokumenty, ktoré potrebujete
  • Zvýšiť produktivitu HR oddelenia umožnením efektívnej spolupráce, aj na diaľku
  • Chrániť údaje zamestnancov a zlepšiť bezpečnosť a auditovateľnosť
  • Zaistiť, že dôležité dokumenty sú aktuálne a obnovy nebudú prehliadnuté

Zjednotenie fyzických a digitálnych dokumentov pre HR

Riešenie pre HR od Iron Mountain je softvér ako služba (SaaS), ktorý umožňuje zamestnancom a interným obchodným partnerom skenovať a ukladať všetky HR súvisiace dokumenty do bezpečného cloudového úložiska, ktoré podporuje urýchlenie HR procesov. Na základe prístupových práv založených na roliach budete môcť vyhľadávať dokumenty, ktoré potrebujete, a zdieľať ich s internými a externými partnermi, čo umožní efektívnejšiu spoluprácu bez ohľadu na miesto výkonu práce.

Budete mať centralizovaný prehľad, ktorý vám poskytne dohľad, spolu s dashboardmi, ktoré vás vybavia dátami a metrikami, a umožnia vám nastaviť upozornenia na dátumy vypršania dokumentov. Prostredníctvom tohto riešenia môžu HR oddelenia sledovať dokumenty zamestnancov a podniknúť proaktívne kroky, ako sú obnovenia certifikátov, identifikačných kariet a dodržiavanie firemných politík ešte pred ich vypršaním.

Ako to funguje?

paper scan-56

Digitalizácia

Zjednotenie fyzických a digitálnych údajov

Prečistiť a usporiadať fyzické zložky. Skenovanie a nahrávanie dokumentov z vašich lokalít, lokalít Iron Mountain a iných digitálnych úložísk.

cloud file search

Archivácia

Šifrované súbory v bezpečnom úložisku

Prístupové práva na základe rolí umožňujú autorizovaným používateľom prístup k vašim digitalizovaným dokumentom na bezpečnej platforme 24/7.

search check

Vyhľadávanie

Rýchlo nájdete, čo potrebujete

Využívaním technológie rozpoznávania optických znakov (OCR) sú obsah vašich dokumentov úplne prehľadateľný podľa textu alebo indexu.

laptop

Prístup

Zdieľanie informácií s partnermi

Jednoducho zdieľajte súbory s internými a externými používateľmi prostredníctvom odkazov a e-mailových príloh.

Čo získate?

  • Centralizované, bezpečné úložisko dokumentov, ktoré rozbije bariéry a umožní HR zamestnancom ľahko a rýchlo nájsť, čo potrebujú.
  • 360-stupňový prehľad o zamestnaneckých informáciách, kde sú dokumenty prepojené s údajmi o zamestnancoch.
  • Sledovanie chýbajúcich kľúčových informácií z dokumentov zamestnancov, napríklad pracovné povolenia alebo zdravotné záznamy, ktoré pomôžu dosiahnuť súlad s predpismi a zabezpečiť pohodu zamestnancov.
  • Lepšiu správu a využitie informácií, čím sa zníži čas a úsilie vynaložené na hľadanie potrebných údajov.
  • Pre ďalšiu funkcionalitu máte možnosť upgradovať svoju službu a umožniť automatizáciu pracovných tokov, ako sú schvaľovanie dokumentov, sledovanie úloh a notifikácie pre procesy zamerané na dokumenty.

Elevate the power of your work

Get a FREE consultation today!

Get Started

Fakt z odvetvia

Aj keď 61,9 % spoločností plánuje viac práce na diaľku v súčasnosti aj v budúcnosti,2 hybridné a vzdialené pracovné tímy majú problém s rýchlym a bezpečným prístupom k dokumentom. Približne 80 % zamestnancov, ktorí pracujú mimo kancelárie, či už čiastočne alebo úplne,3 potrebujú digitalizáciu.
Squaretalk a Gallup