Digitalizácia
Zjednotenie fyzických a digitálnych údajov
Prečistiť a usporiadať fyzické zložky. Skenovanie a nahrávanie dokumentov z vašich lokalít, lokalít Iron Mountain a iných digitálnych úložísk.
Prevezmite kontrolu nad dokumentmi zamestnancov s riešeniami od Iron Mountain pre HR.
Správa dokumentov HR môže byť náročná, keď sú v rôznych formátoch a umiestneniach a váš pracovný tím je hybridný. Zaistenie, že dokumenty zamestnancov sú kompletné, aktuálne a spravované v súlade s neustále sa meniacimi zákonmi a predpismi, je prioritou. Nájsť HR dokumenty, ako sú podpísané súhlasy, pracovné povolenia, zmluvné povinnosti alebo pracovné zdravotné záznamy, môže byť časovo náročné a manuálne nákladné. Najdôležitejšie je, že ak nie sú riadne spravované, zdieľanie dokumentov zamestnancov môže odhaliť citlivé informácie.
Dopad digitalizácie nemožno podceniť. Správa papierových dokumentov stojí organizácie čas aj peniaze. Napríklad jeden zákazník Iron Mountain InSight® ušetril až 26 000 hodín ročne1 vďaka zvýšenej spolupráci zamestnancov s digitálnymi dokumentmi.
Okrem toho sú organizácie povinné dodržiavať prísne predpisy o súlade, ako je Všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR) a Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, aby zabezpečili riadne zničenie osobných údajov podľa pravidiel harmonogramu uchovávania dokumentov. Nedodržanie predpisov môže viesť k pokutám, ktoré by mohli mať negatívny vplyv na podnikanie.
Prijať jednotnú, bezpečnú a súladnú platformu, ktorá zjednocuje existujúce digitálne a novo konvertované fyzické dokumenty, čo vám umožní prekonať tieto výzvy:
Riešenie pre HR od Iron Mountain je softvér ako služba (SaaS), ktorý umožňuje zamestnancom a interným obchodným partnerom skenovať a ukladať všetky HR súvisiace dokumenty do bezpečného cloudového úložiska, ktoré podporuje urýchlenie HR procesov. Na základe prístupových práv založených na roliach budete môcť vyhľadávať dokumenty, ktoré potrebujete, a zdieľať ich s internými a externými partnermi, čo umožní efektívnejšiu spoluprácu bez ohľadu na miesto výkonu práce.
Budete mať centralizovaný prehľad, ktorý vám poskytne dohľad, spolu s dashboardmi, ktoré vás vybavia dátami a metrikami, a umožnia vám nastaviť upozornenia na dátumy vypršania dokumentov. Prostredníctvom tohto riešenia môžu HR oddelenia sledovať dokumenty zamestnancov a podniknúť proaktívne kroky, ako sú obnovenia certifikátov, identifikačných kariet a dodržiavanie firemných politík ešte pred ich vypršaním.
Prečistiť a usporiadať fyzické zložky. Skenovanie a nahrávanie dokumentov z vašich lokalít, lokalít Iron Mountain a iných digitálnych úložísk.
Prístupové práva na základe rolí umožňujú autorizovaným používateľom prístup k vašim digitalizovaným dokumentom na bezpečnej platforme 24/7.
Využívaním technológie rozpoznávania optických znakov (OCR) sú obsah vašich dokumentov úplne prehľadateľný podľa textu alebo indexu.
Jednoducho zdieľajte súbory s internými a externými používateľmi prostredníctvom odkazov a e-mailových príloh.
Využívate už digitálnu podobu vašich dokumentov alebo ešte papierovú? Tu uvádzame 5 krokov k digitálnej transformácii. Ulahčite si správu dokumentov.
Spravujte dokumenty pomocou služieb skenovania a digitálneho úložiska od Iron Mountain. Skenujeme, indexujeme a zabezpečujeme kontrolu kvality, aby sme splnili vaše požiadavky na dokumenty.
5 krokov k transformácii, z ktorých je vidieť, aký úžitok môže mať HR oddelenie pri prechode z manuálnych informácií na digitálne
Get a FREE consultation today!
Aj keď 61,9 % spoločností plánuje viac práce na diaľku v súčasnosti aj v budúcnosti,2 hybridné a vzdialené pracovné tímy majú problém s rýchlym a bezpečným prístupom k dokumentom. Približne 80 % zamestnancov, ktorí pracujú mimo kancelárie, či už čiastočne alebo úplne,3 potrebujú digitalizáciu.