Rešenje za obradu faktura

Automatizujte obradu faktura

Izazov

Za profesionalce koji se bave novčanim obavezama (AP), efikasnost i tačnost su najvažniji. Morate brzo da obrađujete fakture, blagovremeno šaljete uplate i upravljate i jednim i drugim da biste optimizovali tok gotovine – i sve to izbegavajući greške koje bi mogle imati dugoročan uticaj na poslovanje. Ali sa papirnim i digitalnim fakturama koje se šalju na više lokacija i u više prijemnih sandučića, efikasnost i tačnost su pravi izazov.

Uticaj

Ako imate fakture u više prijemnih sandučića e-pošte, ormara za kartoteku, čvrstih diskova, deljenja podataka itd, propuštate moć tehnologije koja će vam pomoći da efikasnije i preciznije obavljate svoj posao. S obzirom na to da 70% preduzeća još uvek prima fakture na papiru,¹ pronalaženje i ručno pregledanje stotina papira da bi se uskladili sa fakturama za plaćanje može dovesti do kašnjenja u plaćanju koja narušavaju odnose sa dobavljačima i kreditni rejting vaše organizacije.

Ručno unošenje podataka sa papirnih faktura stvara rizik od ručnih grešaka ili izgubljenih faktura. Duplirana plaćanja mogu koštati vašu organizaciju od 8% do 2% vaših ukupnih plaćanja.² Jednostavne greške u unosu takođe mogu dovesti do preplaćivanja, dupliranih plaćanja, propuštenih plaćanja i zakasnelih plaćanja i ostaviti otvorena vrata za prevaru.

Neefikasnost usporava obradu plaćanja i stvara nepotrebne troškove. Razne studije i uporedni izveštaji o obradi dolaznih faktura ukazuju na troškove po fakturi od 10 do 40 evra za ručnu obradu zasnovanu na papiru.³

Šta ako biste mogli

Automatizacija obrade faktura pomoću Iron Mountain rešenja za obradu faktura može vam pomoći da prevaziđete izazove kako biste:

1. centralizovali unos faktura što se tiče fizičkih i faktura poslatih e-poštom
2. povećali mogućnost veštačke inteligencije (AI) da koristi pametno beleženje podataka za izvlačenje podataka o fakturama iz papirnih i digitalnih evidencija, što pomaže u smanjenju ručnih zadataka i grešaka
3. automatizovali radne tokove procesa uz integraciju evidencija o fakturama i podataka o javnoj nabavci i osnažili donosioce odluka

Iron Mountain obrada faktura

Iron Mountain obrada faktura ugrađena je na platformu Iron Mountain InSight® Digital Experience Platform (DXP), podesivo rešenje softver kao usluga (SaaS) koje ojačava mogućnosti upravljanja informacijama, pokreće automatizaciju ručnih zadataka u vašem postojećem AP ekosistemu putem unapred ugrađenih poveznica, tokova rada, vrsta dokumentacije, metapodataka, pravila o zadržavanju i predloga koje daje veštačka inteligencija.

Možete da imate poverenja da će kompanija Iron Mountain, globalno preduzeće posvećeno skladištenju, zaštiti i upravljanju informacijama i imovinom, omogućiti rešenje koje se oslanja na sveobuhvatno upravljanje fizičkim i digitalnim sadržajem, veštačku inteligenciju, automatizaciju radnog toka i mogućnosti upravljanja informacijama u objedinjenu platformu da bi vam pomogla da:

• Centralizujete upravljanje fakturama što se tiče fizičkih i formata poslatih e-poštom: Možete da digitalizujete sopstvene fakture ili Iron Mountain može da ih preuzme i digitalizuje umesto vas. Dobavljači mogu takođe da šalju fakture namenjene za AP poštanske sandučiće. Naše rešenje pruža prostor za arhiviranje vaših fizičkih i digitalnih evidencija.
• Automatizujte beleženje podataka pomoću mogućnosti pametne obrade dokumenata (IDP) ovog rešenja: Naše rešenje automatski izvlači i indeksira zaglavlje i podatke o naslovu, što vašim AP operaterima daje potpuni digitalni zapis bez ručnog unosa podataka.
• Povežete podatke na različitim platformama: Integracija sa postojećim sistemima nabavke povezuje informacije radi razlaganja silosa informacija.
• Omogućite pristup bilo kada i bilo gde: Ovlašćeni korisnici mogu lako da pristupe i pretražuju fakture na našoj bezbednoj platformi za ECM preko jednog portala zasnovanog na vebu, da dobijaju obaveštenja o pravilima za rukovanje izuzecima i da dele i ponovo obrađuju odbijene fakture sa dobavljačima.
• Zaštitite svoje poslovanje: Lanac nadzora podložan reviziji, bezbedno skladište, šifrovanje podataka, ograničavanje pristupa i dozvole zasnovane na ulogama održavaju bezbednost podataka. Naša platforma za sadržaj je u skladu sa industrijskim standardima i politikama zadržavanja podataka i pruža mogućnosti koje vam pomažu da odgovorite na revizije i zahteve za otkrivanje.
• Upravljajte celim životnim ciklusom: Iron Mountain može da odloži fizičke zapise tako što će ih bezbedno skladištiti ili uništiti ili vam ih vratiti.

Rezultati mogu značajno uticati na vaš krajnji rezultat i pomoći vam da:

• Obrada faktura bude transparentnija: Centralno pregledajte, upravljajte i obrađujte fakture sa jednog portala prilagođenog korisniku. Samo jednim klikom pogledajte kako je obrađena svaka faktura i gde idu vaše uplate.
• Povećajte tačnost: Automatski izdvojite informacije o fakturi i unesite ih u tokove posla da biste izbegli greške koje su rezultat ručnog unosa podataka. Smanjite ili eliminišite rizik od pogrešnog postavljanja faktura ili pogrešnog rukovanja njima.
• Povećajte efikasnosti i smanjite troškove: Sa digitalizacijom i automatizacijom toka posla, možete sortirati i organizovati fakture pomoću nekoliko pritisaka na tastere za veoma brzu obradu. Takođe ćete uštedeti vreme i višak rada oko mesečnog obračuna.

1 CPA Practice Advisor, 7 načina na koje inteligentna obrada dokumenata pomaže računovodstvu, jul 2022.
2 Kancelarija državnog revizora Vašingtona, Plaćanje prodavcima dvaput je problem. SAO nudi savete za sprečavanje duplih plaćanja, februar 2022. 
3 Seeburger, 5 najvažnijih ključnih figura u procesu „Purchase-to-Pay“, januar 2024.