Kontorshotell allt populärare – men vad händer med företagens arkiv?

Kontorshotell och coworking-lösningar har blivit en alltmer populär trend bland företag i Sverige. Under de senaste åren har branschens omsättning ökat med över 20 % per år, och fler företag lämnar traditionella kontorslokaler för att dra nytta av flexibla arbetsytor, lägre kostnader och skalbara lösningar. Men i och med denna förändring uppstår en viktig fråga: vad händer med företagens arkiv när kontorsytorna krymper?

På traditionella kontor har företag ofta haft dedikerade utrymmen för sina fysiska arkiv och dokument. När man flyttar till ett kontorshotell med mindre yta finns det sällan plats att förvara stora mängder pappersarkiv – samtidigt som vissa dokument måste bevaras i flera år för att uppfylla lagar och branschspecifika regler. Det innebär att företag som flyttar till kontorshotell behöver hitta andra lösningar för att förvara sina arkiv på ett säkert och samtidigt tillgängligt sätt.

Lösningen: outsourca arkivhanteringen och digitalisera era dokument

Om ni planerar att flytta till ett kontorshotell kan det vara smart att låta en expert ta hand om era fysiska arkiv. Genom att outsourca arkivhanteringen till oss på Iron Mountain slipper ni tänka på förvaring och att hålla era handlingar säkra – samtidigt som ni sparar både tid och plats. Ni får en trygg lösning som följer alla gällande lagkrav, utan att behöva belasta den egna personalen med onödiga administrativa uppgifter.

Vi erbjuder en komplett lösning för arkivhantering i samband med företagsflytt. Det börjar med en grundlig besiktning där vi går igenom det befintliga arkivet och identifierar vilka dokument som behöver bevaras, vad som kan digitaliseras och vad som kan rensas ut i enlighet med gällande lagar och regler. För dokument som behöver sparas i originalformat erbjuder vi säker lagring i våra toppmoderna arkivlokaler, medan övriga dokument kan skannas och lagras i ett digitalt arkiv för snabb och säker åtkomst.

Vid en företagsflytt kan vi även genomföra en så kallad Clean Start, där vi inte bara ser över era arkiv utan också hanterar IT-utrustning och andra värdefulla tillgångar. Målet är att skapa en effektiv och hållbar lösning som frigör resurser och minskar belastningen på företaget.

Fördelarna med outsourcad arkivhantering

Att ta hjälp av experter inom arkivhantering vid en kontorsflytt innebär flera fördelar. För det första frigörs värdefull kontorsyta som kan användas mer effektivt i de nya lokalerna. Genom att digitalisera dokument blir informationen lättare att komma åt och söka igenom, vilket både sparar tid och minskar risken för informationsförlust.

Säkerheten är också en viktig faktor. Iron Mountain erbjuder säkra arkivlösningar där fysiska dokument lagras under kontrollerade förhållanden, samtidigt som digitala arkiv skyddas med avancerade säkerhetssystem. Det innebär att ni kan vara trygga i att er information hanteras enligt de högsta säkerhetsstandarderna.

Slutligen innebär outsourcing av arkivhanteringen en kostnadseffektiv lösning. Ni slipper investera i egna lagringsutrymmen eller system för dokumenthantering och kan istället fokusera helt på er kärnverksamhet.

Låt Iron Mountain ta hand om era arkiv när ni flyttar till kontorshotell

Flyttar ni till ett kontorshotell och funderar på hur ni ska hantera era arkiv? Iron Mountain erbjuder en smidig, säker och effektiv lösning för både fysisk och digital arkivering. Vi hjälper till att rensa, digitalisera och förvara era dokument så att ni kan fokusera på det ni gör bäst.

Kontakta oss så tar vi tillsammans fram en skräddarsydd arkivlösning som passar just era behov!