Guide: digitalisering och arkivering inom vården

Inom vården hanteras enorma mängder patientdata och administrativa dokument varje dag, allt från patientjournaler och remisser till avtal och kvalitetsdokumentation. Mängden information är stor, och kraven på säkerhet och tillgänglighet är höga. Utöver det ställer lagar som GDPR och Patientdatalagen tydliga krav på hur patientuppgifter ska hanteras, lagras och skyddas.

Ändå är det många vårdgivare som fortfarande kämpar med ostrukturerade arkiv, manuella processer och svårigheter att snabbt få tillgång till rätt information. Det kan leda till ineffektiv dokumenthantering, risker kring informationssäkerhet och problem med regelefterlevnad. Därför är det avgörande för både privata och offentliga vårdgivare att ha en genomtänkt strategi för digitalisering och arkivering som stärker både patientsäkerheten och verksamhetens effektivitet.

Många svårigheter med dokumenthantering inom vården

En av de största utmaningarna inom vården är att hantera det växande informationsflödet på ett säkert och effektivt sätt. Många vårdorganisationer har fortfarande stora mängder pappersbaserade journaler och dokument som tar upp plats, är svåra att hitta och riskerar att gå förlorade eller skadas. Dessutom kan dokument vara utspridda över olika enheter och avdelningar, vilket gör informationsflödet fragmenterat och ineffektivt.

Samtidigt innebär övergången till digital hantering nya utmaningar. Vårdgivare måste säkerställa att digitala dokument är korrekt indexerade, sökbara och lagras i enlighet med gällande lagar och regler, till exempel GDPR och Patientdatalagen som ställer höga krav på hantering av känsliga personuppgifter. Brister i dokumenthanteringen kan leda till säkerhetsrisker, höga böter och skadat förtroende från patienter och allmänheten.

5 steg för säker och effektiv digitalisering och arkivering

För att uppnå en säker och effektiv hantering av vårddokument krävs en strukturerad process där både fysiska och digitala dokument hanteras på rätt sätt genom hela livscykeln.

1. Kartläggning

   Börja med att skapa en översikt över de dokument som finns i organisationen. Vilka dokument är aktuella, vilka behöver sparas på lång sikt och vilka kan gallras? Här är det viktigt att följa de lagringskrav som finns enligt gällande regelverk.

2. Sortering och gallring

   Efter kartläggningen är det dags att sortera och fatta beslut kring vad som ska bevaras, digitaliseras eller destrueras. Genom att gallra inaktuella och överflödiga dokument kan ni frigöra utrymme och minska era hanteringskostnader. Samtidigt blir det enklare att säkerställa att rätt information bevaras och hanteras korrekt.

3. Digitalisering

   Att digitalisera fysiska dokument är ett viktigt steg för att öka tillgängligheten och säkerheten. Genom skanning och indexering kan dokument enkelt göras sökbara och tillgängliga i digitala system. Det minskar risken för informationsförlust, samtidigt som det effektiviserar arbetsflöden och gör det lättare för personalen att snabbt hitta rätt information.

4. Säker arkivering

   För de dokument som behöver bevaras i originalformat är säker arkivering av yttersta vikt. Genom att lagra fysiska dokument i moderna arkivlokaler med hög säkerhetsstandard kan ni minimera risken för att de skadas eller försvinner. Digitala dokument bör lagras i säkra och strukturerade e-arkiv för enkel åtkomst och hantering.

5. Efterlevnad och informationssäkerhet

   En viktig del av informationshanteringen är att säkerställa att lagkrav och regler uppfylls. Dokument ska hanteras i enlighet med GDPR, Patientdatalagen och andra relevanta regelverk. I det ingår att ha tydliga rutiner för lagring, åtkomst och gallring av dokument, samt att skydda känslig information från obehörig åtkomst.

Ta hjälp av experter på informationshantering

Att hantera informationsflödet inom vården kräver både expertis och resurser. Genom att ta hjälp av en partner som Iron Mountain kan ni säkerställa en effektiv och säker dokumenthantering. Det minskar den administrativa bördan för vårdpersonal, frigör resurser och förbättrar tillgången till viktig information. Samtidigt minimeras riskerna för informationsförlust och bristande regelefterlevnad.

Förutom bättre säkerhet och effektivitet innebär en strukturerad informationshantering också kostnadsbesparingar. Genom att optimera lagringslösningar, gallra ut inaktuell information och digitalisera fysiska arkiv kan ni minska era kostnader för både lagring och hantering.

Iron Mountain hjälper vården med effektivare arkivering och digitalisering

Iron Mountain erbjuder helhetslösningar för digitalisering och arkivering som är speciellt anpassade till vårdsektorns specifika behov. Vi kan bland annat hjälpa till med:

• Kartläggning och rådgivning: Vi hjälper er att identifiera vilka dokument som behöver digitaliseras, bevaras eller destrueras, och ger rådgivning kring regelefterlevnad och arkivering.
• Säker skanning och digitalisering: Vi digitaliserar era fysiska dokument och säkerställer att de lagras korrekt för enkel åtkomst och sökbarhet.
• Säker fysisk arkivering: Vi erbjuder toppsäkra arkivlokaler för dokument som måste bevaras i originalformat.
• Rådgivning kring GDPR och compliance: Vi säkerställer att era informationshanteringsrutiner uppfyller gällande lagar och regler.

Iron Mountain har lång erfarenhet av att arbeta med vårdorganisationer och lösningarna som krävs för att hjälpa er att skapa ordning och struktur i era informationsflöden. Kontakta oss gärna så berättar vi mer!