Guide: Lyckas med arkivhanteringen vid företagsflytt

När ett företag flyttar till nya lokaler är det mycket som ska organiseras och planeras. Ofta ligger fokus på logistik, möbler och IT-infrastruktur, men en viktig del av flytten handlar om arkivhantering. Företag sitter ofta på stora mängder dokument, både digitala och fysiska, som måste hanteras korrekt för att undvika informationsförlust, säkerhetsrisker och bristande regelefterlevnad. En strukturerad arkivhantering vid en företagsflytt kan göra hela processen smidigare och säkerställa att viktig information är lättillgänglig även efter flytten.

Utmaningar vid företagsflytt och arkivhantering

Arkivhantering vid en flytt kan vara en komplex uppgift, särskilt för organisationer med stora eller ostrukturerade arkiv. Ett vanligt problem är att dokument och filer är spridda över flera platser – i olika lokaler, på olika servrar och ibland i anställdas egna mappar och hårddiskar. Det gör det svårt att få en överblick och ökar risken för att viktiga dokument försvinner eller skadas under flytten.

Utöver logistiska utmaningar finns det även krav på regelefterlevnad. Företag måste följa lagar och regler som GDPR, arkivlagen och NIS2, vilket innebär att vissa dokument måste bevaras under en viss tidsperiod, medan andra får eller måste destrueras efter en viss tid. Om detta inte hanteras korrekt kan det leda till juridiska konsekvenser och höga böter.

En annan risk vid en företagsflytt är att informationen blir svåråtkomlig efter flytten. Om arkivet inte struktureras på rätt sätt kan det leda till ineffektiva arbetsprocesser, där anställda lägger onödig tid på att leta efter dokument.

Steg för en säker och effektiv arkivhantering vid företagsflytt

För att undvika de här problemen och istället lyckas med en smidig övergång till de nya lokalerna bör ditt företag följa en strukturerad process för arkivhantering. Här är några viktiga steg som kan hjälpa er att hantera arkivet på ett effektivt och säkert sätt:

1. Kartläggning
Börja med att identifiera och dokumentera vad som finns i företagets arkiv. Genom att skapa en tydlig översikt över alla fysiska och digitala dokument blir det enklare att avgöra vad som behöver sparas, digitaliseras eller gallras bort.

2. Sortering och gallring
När arkivet har kartlagts är nästa steg att sortera informationen. Här är det viktigt att fatta beslut om vad som ska sparas och vad som kan destrueras. Dokument som inte längre är affärskritiska eller som inte omfattas av lagkrav kan rensas bort för att minska mängden material som måste flyttas.

3. Digitalisering
Ett effektivt sätt att minska volymen på fysiska dokument är att digitalisera dem. Genom att skanna in viktiga dokument och lagra dem i ett digitalt arkiv får ni snabb och säker tillgång till all information oavsett var era anställda befinner sig.

4. Säker transport av arkiv
Planera hur de dokument som måste bevaras i fysisk form ska flyttas. Arkiv måste hanteras och flyttas på ett säkert sätt för att undvika skador eller att viktig information går förlorad. Dokumenten bör organiseras och packas på ett sätt som säkerställer att de inte blandas ihop eller blir otillgängliga under och direkt efter flytten.

5. Outsourcing av fysiska arkiv
Många företag väljer att minska belastningen på den egna organisationen genom att outsourca sina fysiska arkiv till experter. Genom att lagra arkivet hos en extern aktör kan ni frigöra utrymme i era nya lokaler samtidigt som ni kan vara säkra på att dokumenten hanteras enligt gällande regelverk.

6. Ny arkivstruktur
Efter flytten är det viktigt att skapa en tydlig struktur för det nya arkivet. Genom att implementera en bättre arkivstruktur och upprätta en enhetlig dokumenthanteringsplan kan ni effektivisera er dokumenthantering och säkerställa att anställda enkelt hittar den information de behöver.

Ta hjälp av experter för att hantera arkivet under er företagsflytt

Att hantera arkiv på egen hand kan vara en tidskrävande och komplex process, särskilt för företag med stora mängder dokument. Genom att anlita experter på arkivhantering i samband med företagsflytten kan ni spara tid, minska risker och säkerställa att era dokument hanteras på rätt sätt.

Iron Mountain erbjuder skräddarsydda helhetslösningar för arkivhantering vid företagsflytt. Vi kan hjälpa er med:

• Analys av befintligt arkiv för att kartlägga vilka dokument som behöver bevaras, digitaliseras eller destrueras.
• Rensning och sortering av arkivet för att minska mängden information som behöver flyttas.
• Skanning- och digitaliseringstjänster för att omvandla pappersdokument till sökbara digitala filer.
• Säker arkivförvaring för de fysiska dokument som måste sparas enligt lagkrav.
• Arkivrådgivning med en arkivkonsult som kan hjälpa er att upprätta en tydlig dokumenthanteringsplan och säkerställa att arkivet följer GDPR, arkivlagen och andra regelverk.

Kontakta oss gärna för rådgivning om ni står inför en företagsflytt och behöver hjälp med att hantera ert arkiv på ett strukturerat och säkert sätt! Vi hjälper er till en smidig arkivflytt där all er information förblir skyddad och tillgänglig i enlighet med alla gällande lagar och regler.