Så kan kommuner uppnå en effektiv dokumenthantering

Kommuner hanterar stora mängder information varje dag – allt från fysiska akter till digitala dokument och register. Men trots att många kommuner har kommit långt med sin digitalisering är det fortfarande vanligt med otydliga strukturer och ineffektiva arbetssätt. Det kan till exempel handla om ostrukturerade arkiv, avsaknad av dokumenthanteringsplaner eller osäkra gallringsrutiner. Det här kan leda till att viktig information försvinner eller hanteras fel, något som i värsta fall kan påverka både rättssäkerheten och förtroendet för kommunen. För att minska riskerna, spara tid och säkerställa att lagen följs behövs en fungerande strategi för dokumenthantering. I den här artikeln går vi igenom de vanligaste utmaningarna hos kommuner och hur ni löser dem.

Vad händer när dokumenthanteringen inte fungerar?

När det saknas tydliga rutiner för hur dokument ska hanteras ökar risken för fel. Många kommuner saknar idag en tydlig översikt över sina arkiv, både fysiska och digitala. Det kan göra det svårt att hitta rätt dokument i tid, vilket leder till onödiga förseningar i ärendehanteringen och frustration hos både personal och medborgare.

Utan ordning på arkiv och struktur på informationen blir det också svårt att veta vad som ska sparas, vad som får rensas bort och hur länge olika dokument måste finnas kvar. Det kan resultera i att handlingar gallras för tidigt eller sparas längre än nödvändigt, något som i sin tur både kan bryta mot lagen och öka kommunens lagringskostnader. I takt med att kommuner digitaliserar allt mer av sin information ökar också risken att digital data går förlorad vid exempelvis systembyten eller om den inte hanteras och säkerhetskopieras korrekt.

Dessutom tar det mycket tid och energi att hantera dokument manuellt. När personalen behöver lägga tid på att leta efter filer eller hantera osäkra gallringsbeslut blir det mindre tid över till annat viktigt arbete. Det ökar även risken för att kommunen brister i efterlevnaden av exempelvis offentlighetsprincipen, arkivlagen och GDPR, vilket kan leda till kritik, rättsliga påföljder och skadat anseende.

Vägen mot en effektivare dokumenthantering

För att kommuner ska återfå kontrollen över sina arkiv och informationsflöden behövs en tydlig strategi. Ett bra första steg är att göra en arkivanalys. Det innebär att ni går igenom hur dokument och arkiv hanteras idag, identifierar risker och hittar konkreta förbättringsområden. Det kan till exempel handla om att upptäcka brister i nuvarande gallringsrutiner, ineffektiva processer eller att er information är utspridd i många olika system.

Efter det är det viktigt att ta fram en hållbar dokumenthanteringsplan. Den hjälper er att bestämma vilka dokument som ska sparas, hur länge de ska finnas kvar och hur informationen ska hanteras genom hela sin livscykel. Det skapar trygghet och minskar risken för att viktig information försvinner vid exempelvis systembyten, kontorsflytt eller olyckor som brand och vattenskador.

För att genomföra dessa förändringar kan det vara en stor fördel att ta hjälp av en arkivkonsult. En extern expert kan bidra med värdefull kunskap och erfarenhet, säkerställa att kommunens processer följer gällande lagar och föreskrifter samt hjälpa till att skapa struktur och ordning i både fysiska och digitala arkiv. Arkivkonsulten kan även utbilda personalen i informationshantering och hjälpa till att ta fram rutiner för gallring och informationssäkerhet.

En långsiktigt hållbar strategi innebär också att digitalisering av dokument bör stå i fokus. Genom att skanna och digitalisera era fysiska arkiv blir det lättare att söka efter och använda informationen. Det sparar utrymme, ökar datasäkerheten och underlättar personalens tillgång till rätt information vid rätt tidpunkt.

Så kan Iron Mountain hjälpa kommuner till bättre dokumenthantering

Iron Mountain erbjuder flera tjänster för kommuner som vill förbättra sin dokumenthantering. Med vår arkivanalys får ni en tydlig bild av hur er dokumenthantering fungerar idag och vad som kan göras bättre. Vi hjälper er att få struktur i både fysiska och digitala arkiv, ser över gallringsrutiner och ger förslag på förbättringar.

Vår arkivkonsulttjänst innebär att ni får tillgång till en expert som kan stötta med att ta fram dokumenthanteringsplaner, se till att ni följer alla gällande lagkrav och ge råd om hur ni kan arbeta mer effektivt och säkert. Vi erbjuder även tjänster för digitalisering av dokument och säker arkivering av både digital och fysisk information. Det minskar risken för att information försvinner och gör det lättare för er att hitta det ni söker, precis när ni behöver det.

Med vår hjälp kan ni inte bara effektivisera dokumenthanteringen, utan också frigöra resurser, minska risken för lagbrott och skapa en mer säker och hållbar informationshantering.

Är din kommun redo att optimera sin dokumenthantering?

Kontakta oss gärna så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa er med arkivanalys och säker arkivering. Våra arkivkonsulter hjälper er att optimera er dokumenthantering och skapa en tryggare, mer effektiv verksamhet.