Optimera informationshanteringen på sjukhus – en guide till bättre ordning och säkerhet

Sjukhus och vårdinrättningar hanterar stora mängder känslig information varje dag – allt från patientjournaler och provsvar till administrativa dokument. Att hålla ordning på all den här informationen och se till att den hanteras korrekt är av yttersta vikt, både för att kunna upprätthålla en hög vårdkvalitet och för att följa lagar som GDPR och Patientdatalagen. Trots det brottas många sjukhus med utspridd information, många manuella rutiner och brist på struktur, vilket gör det svårt att jobba effektivt och säkert.

För att minska risken för informationsförlust och säkerställa att rätt person snabbt hittar rätt information krävs en genomtänkt strategi för hur information ska hanteras – både digitalt och fysiskt. I den här guiden får du praktiska tips och råd om hur sjukhus kan optimera sin informationshantering genom att skapa bättre ordning, förbättra informationssäkerheten och se till att de följer alla gällande lagar och regler.

Vanliga utmaningar med informationshantering på sjukhus

Informationshantering på sjukhus är ofta både omfattande och komplex. Patientjournaler, behandlingsplaner, labbresultat och interna dokument samlas snabbt på hög – och inte sällan i helt olika system, mappar och arkivskåp. Utan en tydlig struktur blir det svårt att snabbt hitta det man söker när det behövs, vilket kan påverka vilka beslut som fattas och, i förlängningen, patientvården.

En annan stor utmaning är att skydda patientinformationen. Den här typen av data är extra känslig och omfattas av tydliga och strikta regelverk. Om informationen hanteras fel kan det få allvarliga konsekvenser, både juridiskt och för patientens integritet.

Dessutom upplever många sjukhus att det är svårt att få tillgång till information på ett smidigt sätt. När dokument är spridda på olika platser – digitalt och fysiskt – och rutinerna är manuella blir arbetsflödena tröga. Det kan försena vården och skapa onödig stress för personalen.

Lösningar för att optimera informationshanteringen

För att möta dessa utmaningar krävs en helhetslösning som säkerställer att information hanteras effektivt, säkert och enligt gällande regelverk.

Ett bra första steg är att digitalisera fysiska dokument. Genom att skanna och digitalisera patientjournaler och administrativa dokument kan sjukhus minska behovet av fysisk lagring och göra informationen mer lättillgänglig. Med digitala arkiv går det snabbare att söka fram rätt dokument, vilket underlättar både i vården och det administrativa arbetet.

Nästa steg är att samla all data på ett ställe. Genom att lagra informationen i en gemensam digital plattform får ni bättre överblick och kan lättare styra vem som får se vad. Det minskar risken för att känsliga uppgifter sprids i olika system eller kommer bort.

Automatisering av dokumenthanteringen är ett annat viktigt steg. Med smarta system som automatiskt organiserar, indexerar och lagrar dokument på rätt sätt blir informationshanteringen både säkrare och snabbare, samtidigt som det minskar risken för mänskliga fel.

Sist men inte minst behöver informationen arkiveras på ett sätt som uppfyller alla regulatoriska krav. Digitala dokument bör lagras i skyddade molnlösningar med rätt åtkomstbehörigheter. Fysiska dokument som måste bevaras enligt lag kan med fördel lagras i externa, säkra arkivlokaler där de är skyddade från skador, brand och obehörig åtkomst.

Fördelar med bättre informationshantering

När informationshanteringen fungerar som den ska får hela organisationen nytta av det. Personalen hittar lättare rätt dokument, vilket sparar tid och gör att beslut kan tas snabbare. Det skapar förutsättningar för bättre vård.

Samtidigt ökar säkerheten. Patientdata hanteras på rätt sätt och skyddas från intrång. Med bra rutiner för efterlevnad minskar risken för att göra fel som kan leda till höga böter eller juridiska påföljder.

Dessutom kan effektiv informationshantering innebära kostnadsbesparingar. Genom att minska behovet av fysisk lagring och optimera arbetsflöden kan resurser frigöras till andra delar av verksamheten.

Iron Mountains lösningar för informationshantering på sjukhus

Iron Mountain erbjuder helhetslösningar som hjälper sjukhus att optimera sin informationshantering. Vi kan bland annat hjälpa till med:

• Digitalisering och arkivering: Skanning av patientjournaler och administrativa dokument samt säker lagring i digitala och fysiska arkiv.
• Skräddarsydda lösningar: Rådgivning och anpassade lösningar som uppfyller specifika behov inom sjukvården.
• Compliance-rådgivning: Hjälp med att implementera processer och system som säkerställer efterlevnad av lagar och regelverk.
• Säker och skalbar arkivering: Tjänster för säker och långsiktig arkivering som skyddar känslig patientinformation och förenklar hanteringen av både fysiska och digitala journaler.

Kontakta oss för en tryggare och effektivare informationshantering

Vill ni optimera informationshanteringen på ert sjukhus och säkerställa att all patientdata hanteras på ett korrekt och säkert sätt? Kontakta oss gärna för en kostnadsfri konsultation eller offert!

Vi hjälper er att skapa en långsiktig strategi för digitalisering, arkivering och informationssäkerhet så att ni kan fokusera på det viktigaste: att leverera högkvalitativ vård till era patienter.