Arkivhantering vid företagsförvärv och sammanslagning av bolag

När företag genomgår förvärv eller sammanslagningar uppstår ofta stora utmaningar kopplade till arkivhantering och informationsintegration. Två organisationer med sina egna arkivstrukturer, dokumentationsrutiner och IT-system ska plötsligt bli en enhet. Det kan leda till problem som ostrukturerade arkiv, dubbletter, bristande efterlevnad av GDPR och andra regelverk samt höga kostnader för lagring av inaktuell information. Genom att ha en tydlig strategi för hur arkivhanteringen ska gå till kan företag underlätta integrationen, minska riskerna och skapa en stabil grund för fortsatt verksamhet.

Varför behöver man tänka på arkivhanteringen vid företagsförvärv?

Ett av de största problemen vid ett förvärv är att båda företagen ofta har sina arkiv utspridda på flera platser och i olika format – digitala dokument, pappersarkiv och äldre lagringssystem som inte är kompatibla med moderna plattformar. Det kan leda till att viktig information blir svåråtkomlig eller att man lagrar samma dokument flera gånger. Om arkivhanteringen inte sköts på rätt sätt kan det också innebära risker kopplade till regelefterlevnad. GDPR och andra lagar ställer tydliga krav på hur personuppgifter och affärskritisk information ska hanteras, och en bristande struktur kan resultera i regelefterlevnadsbrott med höga böter som följd.

En annan utmaning är att företagen ofta har olika dokumenthanteringsprocesser. Vad som anses vara affärskritisk information i ett företag kanske inte är lika viktigt i det andra, vilket gör det svårt att skapa en enhetlig arkivstruktur. Dessutom kan det uppstå svårigheter med att få tillgång till dokument under och efter integrationen, vilket kan påverka både produktiviteten och beslutsfattande inom organisationen negativt.

Steg för en effektiv arkivhantering vid företagsförvärv

1. Due diligence av arkiv och information
Innan ett företagsförvärv genomförs är det viktigt att göra en grundlig genomgång av de befintliga arkiven. Detta innebär att identifiera vilka typer av dokument som finns, var de är lagrade och om det finns några risker kopplade till informationshanteringen. Genom att granska arkiven i ett tidigt skede kan ni få en tydlig bild av vilka utmaningar som kan uppstå och hur de bäst kan hanteras.

2. Kartläggning och analys
Steg två är att skapa en komplett översikt över båda organisationernas arkiv. Det innebär att identifiera vilka system, lagringslösningar och dokumenttyper som används samt analysera hur de bäst kan integreras. Genom att strukturera informationen på ett tydligt sätt blir det lättare att avgöra vad som ska sparas, digitaliseras eller gallras bort.

3. Rensning och gallring
Ett av de mest effektiva sätten att optimera arkivhanteringen vid ett företagsförvärv är att gallra ut onödig information. Många företag har gamla och inaktuella dokument som inte längre är relevanta, vilket tar upp både digitalt och fysiskt lagringsutrymme. Genom att eliminera dubbletter, rensa bort inaktuell information och säkerställa att endast affärskritisk data bevaras kan ni minska era lagringskostnader och effektivisera informationshanteringen.

4. Digitalisering och indexering
För att förenkla åtkomst och hantering av arkiv kan det vara en bra idé att digitalisera viktiga dokument. Genom att skanna pappersdokument och lagra dem i ett sökbart digitalt arkiv blir det enklare att hitta information och integrera data mellan de två företagen. Digitalisering minskar också risken för informationsförlust och gör det lättare att följa GDPR och andra lagkrav.

5. Outsourca fysiska arkiv till experter
Om ni har ett omfattande fysiskt arkiv kan det vara en bra idé att outsourca hanteringen till en extern aktör. Genom att lagra arkivet i en säker anläggning kan ni frigöra utrymme i era egna lokaler och samtidigt säkerställa att alla dokument förvaras enligt gällande regelverk.

6. Skapa en enhetlig arkivstruktur
För att se till att informationen från båda företagen integreras smidigt bör ni välja en gemensam arkivlösning. Det innebär att standardisera hur information organiseras, lagras och kategoriseras så att alla anställda har enkel tillgång till relevanta dokument. En välstrukturerad arkivhantering gör det också lättare att hantera framtida förändringar inom organisationen.

7. Säkerställ efterlevnad av regelverk
Efter sammanslagningen är det viktigt att säkerställa att all information hanteras i enlighet med gällande lagar och regler. GDPR, arkivlagen och andra regelverk kräver att viss information bevaras under en viss tid, medan annan information måste raderas. Genom att införa tydliga policyer och rutiner för informationshantering kan ni minimera säkerhetsrisker och undvika framtida problem.

Fördelar med att strukturera om arkivet vid företagsförvärv och sammanslagningar

Genom att ha en tydlig strategi för arkivhanteringen kan ni undvika många av de utmaningar som annars kan uppstå vid en sammanslagning. En effektiv arkivhantering leder till snabbare och smidigare integration av information, vilket minskar risken för informationsförlust och bristande regelefterlevnad. Dessutom sparar ni pengar genom att undvika onödig lagring och ineffektiva arbetsprocesser.

När all information blir lättillgänglig för rätt personer förbättras också produktiviteten, och ni får en bättre översikt över er dokumentation. Dessutom skapas en stabil grund för framtida digitalisering och automatisering av informationshanteringen, vilket gör organisationen mer flexibel och anpassningsbar inför framtida förändringar.

Behöver ni hjälp med arkivhantering vid ett företagsförvärv?

Att hantera arkiv och dokument på rätt sätt vid ett företagsförvärv kan vara avgörande för en lyckad integration. Vi på Iron Mountain erbjuder skräddarsydda lösningar för alla steg i arkivhanteringen, som digitalisering, arkivbesiktning, säker förvaring och rådgivning kring regelefterlevnad. Kontakta oss idag så hjälper vi er med en smidig och säker övergång till en gemensam arkivstruktur!