5 steg för att hantera dina arkiv under en kontorsflytt

En kontorsflytt är ett stort projekt som kräver noggrann planering, inte minst vad gäller hantering av företagets arkiv. Dokument och arkiv innehåller viktig information som måste skyddas, organiseras och hanteras enligt lagar som GDPR och arkivlagen. För många företag kan detta kännas överväldigande – vad ska sparas, vad kan digitaliseras och vad måste destrueras? Här går vi igenom fem viktiga steg för att hantera dina arkiv på ett effektivt och säkert sätt under en kontorsflytt.

Många svårigheter med arkivhantering vid kontorsflytt

När företag planerar en kontorsflytt uppstår ofta en rad frågor kring arkivhantering. Hur kan vi undvika informationsförlust? Hur säkerställer vi att vi följer regelverken? Platsbrist är en annan utmaning – sedan pandemin är det många företag som flyttar till mindre lokaler och behöver hitta lösningar för att effektivisera hanteringen av sina arkiv. Vid en övergång till hybridarbete behöver man dessutom se till att all dokumentation är tillgänglig digitalt. Att försöka hantera alla dessa frågor utan en tydlig plan är ineffektivt och kan leda till höga kostnader och risk för regelbrott.

Fem steg för att hantera arkivet inför en kontorsflytt

1. Kartlägg och planera

Börja med att gå igenom både fysiska och digitala arkiv. Identifiera vilken typ av information som finns lagrad, var den är lagrad och hur länge den behöver bevaras. En sådan genomgång hjälper dig att se vad som är relevant, vad som är inaktuellt och vad som kan gallras bort. Med en tydlig plan minskar risken för att viktig information går förlorad under flytten.

2. Digitalisera där det är möjligt

Digitalisering är ett effektivt sätt att minska mängden fysiskt lagrat material och göra arkivet mer tillgängligt. Genom att skanna och konvertera dokument till digitala format frigörs inte bara utrymme, utan det blir också enklare att dela och hantera information i det dagliga arbetet. Att digitalisera dokument är särskilt viktigt när företag övergår till hybrid- eller distansarbete, eftersom informationen då blir åtkomlig för alla som behöver dem, oavsett varifrån de jobbar.

3. Rensa och organisera

En kontorsflytt är en perfekt möjlighet att rensa i arkivet. Ta bort dubbletter, inaktuell information och annat som inte längre behövs. Gallra ut dokument på ett säkert sätt enligt gällande lagar och regler för att säkerställa att ingen känslig information hamnar i fel händer. Därefter kan arkivet organiseras för att skapa en mer strukturerad och effektiv hantering.

4. Säkerställ efterlevnad

När du hanterar arkiv inför en flytt är det viktigt att följa lagar och regler som GDPR och arkivlagen. Det innebär bland annat att dokument som innehåller personuppgifter endast får sparas under en begränsad tid, och att känslig information måste hanteras och destrueras på ett säkert sätt. En välplanerad arkivhantering hjälper dig att undvika böter och andra juridiska konsekvenser.

5. Implementera en långsiktig strategi

En kontorsflytt ger möjlighet att inte bara hantera det befintliga arkivet utan också att skapa rutiner för framtida arkivhantering. Implementera en långsiktig strategi som innefattar digitalisering, regelbunden gallring och efterlevnad av aktuella lagar. Det gör det enklare att hantera företagets dokumentation framöver och minskar risken för informationskaos.

Iron Mountain hjälper dig med allt inom arkivhantering och arkivflytt

Att följa en strukturerad process kan hjälpa företag att undvika informationsförlust och ineffektivitet under en kontorsflytt. Dessutom frigörs resurser genom minskad hantering av överflödig data, samtidigt som kostnaderna för lagring och administration minskar. Genom att säkerställa att arkivet hanteras i enlighet med lagar och regler kan företag också skydda sitt rykte och undvika juridiska problem.

Vi på Iron Mountain är experter på arkivering och informationshantering. Av oss kan du få hjälp med:

• Kartläggning av arkiv: Våra erfarna arkivkonsulter genomför en gedigen arkivanalys på plats hos er för att identifiera vad som behöver sparas, digitaliseras eller destrueras.
• Digitalisering: Vi skannar och digitaliserar era dokument, vilket gör dem lättåtkomliga för alla anställda och minskar behovet av fysiskt lagringsutrymme.
• Säker förvaring: För dokument som behöver sparas fysiskt erbjuder vi säker arkivering i våra anläggningar.
• Rådgivning och compliance: Vi hjälper till att säkerställa att er arkivhantering följer alla gällande lagar och regler.

Kontakta oss för hjälp med din arkivflytt

Behöver du hjälp med att hantera dina arkiv inför en kontorsflytt? Kontakta oss för en kostnadsfri konsultation så berättar vi mer om hur vi kan göra din arkivflytt smidig, säker och effektiv!