Vad är arkivering?

Arkivering är en viktig del av informationshantering och handlar om att systematiskt bevara, organisera och skydda dokument och data under en längre tid. Både fysiska dokument och digital information bör organiseras i säkra arkiv så att viktig information är lättillgänglig vid behov och samtidigt lagras i enlighet med gällande lagar och regler. Arkivering handlar alltså inte bara om adminstration, utan är viktigt för att uppfylla lagkrav, skydda verksamhetens historia och förbättra informationsflödet i hela organisationen.

Varför är arkivering viktigt?

Många organisationer hanterar dagligen stora mängder information, och utan en tydlig arkivstruktur kan dokument lätt gå förlorade eller bli svåra att hitta. En välfungerande arkivhantering gör det möjligt att effektivt lagra information på ett sätt som säkerställer både tillgänglighet och säkerhet. Arkivering är också viktigt för att efterleva olika lagar som GDPR, bokföringslagen och arkivlagen, som reglerar hur länge olika typer av dokument får sparas och hur de ska hanteras.

En genomtänkt arkivstrategi kan dessutom bidra till ökad effektivitet genom att minska mängden onödig information inom en organisation och sätta tydliga riktlinjer för vad som ska sparas, digitaliseras eller destrueras.

Olika typer av arkivering

Arkivering kan ske på olika sätt beroende på verksamhetens behov och vilken typ av information som ska bevaras. De två huvudsakliga metoderna är fysisk arkivering och digital arkivering.

• Fysisk arkivering innebär att dokument och handlingar förvaras i pappersformat, antingen i företagets egna lokaler eller i säkra arkivanläggningar som ofta tillhandahålls av en extern partner. Fysisk arkivering är fortfarande vanligt i verksamheter som måste bevara stora mängder originalhandlingar, exempelvis juridiska avtal eller patientjournaler.
• Digital arkivering innebär att dokument och data lagras elektroniskt, ofta i ett e-arkiv eller ett molnbaserat system. Digital arkivering gör det möjligt att snabbt söka rätt på information, samtidigt som det minskar behovet av fysiskt förvaringsutrymme.

För många företag är en kombination av fysisk och digital arkivering den bästa lösningen. Genom att skanna in viktiga dokument och lagra dem digitalt kan man minska sin pappershantering, samtidigt som vissa originalhandlingar fortfarande kan bevaras fysiskt när det behövs.

Vad innebär effektiv arkivering?

För att lyckas med sin arkivering krävs en tydlig strategi och genomtänkta rutiner. För att ta fram en effektiv arkiveringsstrategi bör man utgå från några grundläggande steg:

1. Kartläggning av information – Identifiera vilka dokument och filer som behöver arkiveras, både fysiskt och digitalt.
2. Klassificering – Dela in informationen i olika kategorier beroende på typ, exempelvis bokföring, avtal, HR-dokument och juridiska handlingar.
3. Lagring och säkerhet – Se till att informationen lagras på ett sätt som skyddar mot förlust, obehörig åtkomst, olyckor och skador.
4. Efterlevnad och bevarandeperioder – Följ gällande lagar och regler för hur länge olika dokument måste sparas och när de kan rensas ut.
5. Tillgänglighet och sökbarhet – Se till att informationen är enkel att hitta när den behövs, antingen via digitala sökverktyg eller välorganiserade fysiska arkiv.

Iron Mountain – experter på arkivering

Att hantera arkivering på egen hand kan vara tidskrävande och komplicerat, särskilt för företag som hanterar stora mängder information eller har strikta regelverk att följa. Iron Mountain erbjuder helhetslösningar inom både fysisk och digital arkivering, vilket gör det enkelt för företag att hantera sina dokument på ett tryggt och effektivt sätt.

Vi kan hjälpa till med allt från säker förvaring av fysiska dokument i våra moderna arkivanläggningar till skanning och digital arkivering som optimerar informationshanteringen. Dessutom erbjuder vi rådgivning och compliance-stöd för att säkerställa att all arkivering sker enligt gällande regelverk.

Behöver du hjälp med arkivering?

Oavsett om du vill effektivisera din digitala arkivering eller hitta en säker lösning för fysiska dokument kan Iron Mountain hjälpa dig. Kontakta oss idag så skräddarsyr vi den bästa arkiveringslösningen för just din verksamhet!