การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล เราใกล้ถึงจุดหมายแล้วหรือยัง
การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล เราใกล้ถึงจุดหมายแล้วหรือยัง
จับมือก้าวต่อไป ด้วยกัน
เป็นเรื่องยากที่จะหาองค์กรในปัจจุบันที่ใช้กระดาษ 100% ในการทำงาน เมื่อถึงจุดหนึ่ง ผู้นำหลายคนได้ก้าวไปทีละก้าวเล็กๆ ในการแปลงแฟ้มเอกสารและกระบวนการของตนเป็นดิจิทัล อย่างไรก็ตาม ตัวเลือกแบบไฮบริดนี้กลับไร้ประสิทธิภาพและขัดขวางความยืดหยุ่นและการเติบโตของธุรกิจ.
การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล:
- ช่วยให้กระบวนการบริหารเป็นไปโดยอัตโนมัติ
- ยกระดับประสบการณ์ของผู้ใช้ปลายทาง
- ให้ข้อมูลการวิเคราะห์เชิงลึก
- และหากทำอย่างเหมาะสม ก็สามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ ขจัดข้อมูลแบบไซโล พัฒนาการรักษาความปลอดภัย และลดค่าใช้จ่าย.
แล้วเหตุใดบางองค์กรจึงไม่เข้ามาร่วมอย่างเต็มตัว
องค์กรส่วนใหญ่เชื่อว่าพวกเขากำลังอยู่บนเส้นทางสู่การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลอยู่แล้ว อย่างไรก็ตาม เราพบว่ามีบางประเด็นที่ไม่ได้รับการแก้ไขเมื่อผู้นำมองหาวิธีจัดการกับความคิดริเริ่มนี้ ด้านล่างนี้ เราได้สรุปห้าขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อนำทีมของคุณเข้าสู่กระบวนการแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลอย่างเต็มที่.
ห้าขั้นตอนสู่การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล
เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดจากการแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล คุณต้องสร้างรากฐานที่ดี และเช่นเดียวกับทุกการเดินทาง คุณควรเริ่มจากขั้นตอนที่หนึ่ง ที่นี่ เราจะพูดถึงเหตุผลเบื้องหลังแต่ละขั้นตอนในเส้นทางสู่การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล.
ขั้นตอนที่ 1 ระบุ
ไม่ใช่ทุกแฟ้มเอกสารที่จำเป็นต้องแปลงเป็นดิจิทัล การใช้กระบวนการ “สแกนทุกอย่าง” ไม่ได้แก้ต้นเหตุของปัญหาในการทำความเข้าใจถึงสิ่งที่ทีมของคุณมี วันที่เก็บรักษา และระดับความสำคัญต่อธุรกิจ การระบุสิ่งที่ต้องสแกน จัดเก็บ หรือทำลายเพื่อป้องกันปัญหา จะช่วยประหยัดเวลาและเงินแก่ทีมของคุณ.
เพื่อช่วยให้ทีมของคุณระบุสิ่งที่ควรเก็บไว้ ให้ตรวจสอบ:
ขั้นตอนที่ 2 แปลงเป็นดิจิทัล
คุณสามารถขยายการเข้าถึงและเพิ่มผลิตภาพในโครงการงานของคุณผ่านกระบวนการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล ตอนนี้และในอนาคตอันใกล้นี้ พนักงานทำงานโดยมีรูปแบบการทำงานแบบไฮบริด หมายความว่ามีทั้งแฟ้มเอกสารที่เป็นกระดาษและแฟ้มเอกสารดิจิทัลผสมกัน ซึ่งส่งผลให้ขาดการเข้าถึงและจะส่งผลต่อผลิตภาพ.
ไม่แน่ใจว่าควรเริ่มต้นการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลจากที่ใดงั้นหรือ อ่านบทความเหล่านี้:
การแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล 101 สำหรับการจัดการบันทึกข้อมูลและสารสนเทศ
ขั้นตอนที่ 3 จัดเก็บ
แทนที่จะใช้เวลาหลายชั่วโมงในการขุดค้นตู้เก็บเอกสาร คุณสามารถค้นหาข้อมูลทันทีในคลังเก็บข้อมูลดิจิทัลแบบรวมศูนย์ที่เข้าถึงได้ง่ายและปลอดภัยซึ่งยังคงเป็นประโยชน์ในอนาคตจากทุกสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน คุณจะมีตัวเลือกมากขึ้นในการสร้างพื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่นด้วยการกำจัดพื้นที่เก็บเอกสารต้นฉบับที่ไม่จำเป็นออก.
แพลตฟอร์มเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ยืดหยุ่น — ค้นหาพื้นที่เก็บข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับทีมของคุณที่นี่:
เร่งการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลและปรับปรุงการเข้าถึงด้วยการเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล
บริการสแกนและจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ของ
Iron Mountain
ขั้นตอนที่ 4 ทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ
ตอนนี้ ทีมของคุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์แบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการที่เน้นเอกสารเป็นหลัก ซึ่งช่วยกำจัดงานที่ซ้ำซากและใช้เวลานาน และทำให้ทีมมีเวลาทำงานที่มีคุณค่ามากขึ้น ด้วยสิ่งนี้ ทำให้ผลิตภาพเพิ่มขึ้นและมีโอกาสมากขึ้นในการระดมความคิดใหม่ๆ.
เพิ่มเวลาให้กับทีมของคุณด้วยระบบอัตโนมัติ เรียนรู้เพิ่มเติมที่นี่:
สถานะ AIIM ของอุตสาหกรรมการจัดการสารสนเทศอัจฉริยะ: เหตุการณ์ที่เตือนสติผู้นำองค์กร
ขั้นตอนที่ 5 ปลดล็อก
ทีมของคุณสามารถระบุรูปแบบ แนวโน้ม และข้อมูลอันมีค่าอื่นๆ ได้ด้วยการแปลงแฟ้มเอกสารเป็นดิจิทัลและใช้การวิเคราะห์ขั้นสูง.
เรียนรู้ว่าทีมของคุณสามารถปลดล็อกข้อมูลได้อย่างไร:
8 ประโยชน์ของบริการเนื้อหาอิเล็กทรอนิกส์อัจฉริยะ
Content Service Platform ROI Calculator
ก่อนที่คุณจะเจาะลึกเรื่องการแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล แวะพูดคุยกับเราสักหน่อย เราสามารถช่วยคุณปกป้องและปลดล็อกคุณค่าจากเอกสารและสินทรัพย์ดิจิทัลของคุณ ไม่ว่าจะในรูปแบบใดก็ตาม และมอบกุญแจสำคัญสู่การเป็นองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงและบูรณาการอย่างสมบูรณ์.
