Iron Mountain Smart Sort
Iron Mountain Smart Sort
คัดแยกเอกสารที่ปะปนกัน
แฟ้มเอกสารที่ผสมปนเปและบันทึกที่ไม่เป็นระเบียบไม่ได้ก่อให้เกิดแค่ความรำคาญเท่านั้น แต่ยังเพิ่มค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ เพิ่มความเสี่ยงในการค้นหาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และการถูกฟ้องร้อง และขัดขวางการไหลของข้อมูลที่สำคัญ
แต่จะเป็นอย่างไรถ้าคุณสามารถคัดแยกแฟ้มเอกสารที่ปะปนกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ และรู้ว่าต้องเก็บรักษา ทำลายเพื่อป้องกันปัญหา แปลงเป็นดิจิทัล หรือจัดหาแฟ้มเอกสารใดเพื่อการขายกิจการ เรื่องทางกฎหมาย หรือความต้องการทางธุรกิจอื่นๆ แล้วถ้าคุณสามารถทำทุกอย่างได้โดยไม่ต้องใช้คนหามากมายและวิธีซับซ้อนล่ะ
คุณทำได้ด้วย Iron Mountain Smart Sort Smart Sort เป็นโซลูชันที่ใช้งานง่ายและราคาไม่แพงที่ช่วยให้ควบคุมรายการบันทึกข้อมูลของคุณได้ในที่สุด
การทำงานของ IRON MOUNTAIN SMART SORT
ก่อน
แฟ้มเอกสารที่ปะปนกันและความซับซ้อนของวันที่เกิดเหตุการณ์ทำให้คุณไม่สามารถทำการตัดสินใจที่ป้องกันได้เกี่ยวกับคลังข้อมูลเอกสารของคุณ
ตัดสินใจว่าแฟ้มเอกสารใดที่ต้องเก็บรักษา ทำลาย หรือแปลงเป็นดิจิทัล
กระบวนการ SMART SORT
- ดึงแฟ้มเอกสารทั้งหมดออกจากกล่อง
- สแกน/ป้อน ID แฟ้มเอกสารและรับผลการจำแนกทันที
- จำแนกแฟ้มเอกสารและเก็บลงกล่องอีกครั้งตามวันที่ทำลาย ประเภทบันทึกข้อมูล ตัวระบุเอกลักษณ์ หรืออะไรก็ตามที่คุณต้องการ
หลัง
เมื่อสรุปโครงการ Smart Sort คุณจะมองเห็นคลังแฟ้มเอกสารล่าสุดได้อย่างสมบูรณ์ เพื่อให้คุณสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็วและเปิดใช้กระบวนการจัดการที่สามารถป้องกันได้อย่างต่อเนื่อง
ประโยชน์ของ IRON MOUNTAIN SMART SORT
✓ ค้นหาบันทึกข้อมูลอย่างรวดเร็วและแม่นยำ✓ ทำการตัดสินใจที่ป้องกันได้ว่าบันทึกข้อมูลใดที่ต้องเก็บ ทำลาย หรือแปลงเป็นดิจิทัล
✓ ลดต้นทุนและความเสี่ยงในการจัดเก็บเอกสาร
✓ รองรับการปรับเปลี่ยนและการปิดสำนักงาน
✓ เร่งการแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล
✓ นำร่องการควบรวมกิจการ การเข้าซื้อกิจการ และการขายกิจการอย่างรวดเร็ว
Smart Sort มีเส้นทางสู่การจัดการที่สามารถป้องกันได้
ควบคุมคลังข้อมูลเอกสารของคุณด้วย Iron Mountain Smart Sort
เชิญเข้าร่วมการแนะนำสั้นๆ เพื่อดูกระบวนการทำงานของ Smart Sort
แกลเลอรีภาพ SMART SORT
ที่ Iron Mountain เราเข้าใจดีว่าลูกค้าต้องการจำแนกและจัดระเบียบเอกสารใหม่เพื่อเพิ่มการมองเห็นแฟ้มเอกสารให้ดีขึ้น ทำให้ลูกค้าสามารถตัดสินใจได้ง่ายเพื่อป้องกันปัญหาว่าควรทำอย่างไรกับคลังข้อมูลของตน
ระบบประมวลผลของ Smart Sort ของไอออน เมาน์เทน ได้ถูกจัดเตรียม และพร้อมที่จะตอบสนองความต้องการเฉพาะของโครงการของคุณ
Smart Sort เป็นโซลูชันที่ใช้เทคโนโลยีซึ่งใช้ข้อมูลจากแอปพลิเคชันทางธุรกิจหลักของคุณ และบันทึกกำหนดการเก็บรักษาเพื่อตัดสินใจได้ทันทีเกี่ยวกับการกำจัดไฟล์
เราเริ่มต้นกระบวนการ Smart Sort โดยการจับ ID ไฟล์ที่ไม่ซ้ำกันซึ่งพบได้ที่ด้านนอกของไฟล์ เราทำเช่นนั้นด้วยการสแกนบาร์โค้ดหรือโดยการป้อนรหัสไฟล์
เมื่อรหัสไฟล์ถูกจับ โดยใช้ข้อมูลที่แยกจากแอปพลิเคชันธุรกิจหลักของคุณและบันทึกกำหนดการเก็บรักษา Smart Sort จะแจ้งผลลัพธ์สำหรับไฟล์นั้นให้เราทราบทันทีแบบเรียลไทม์ และเราจะจัดเรียงและจัดกล่องใหม่ตามนั้น
คุณเป็นผู้ตัดสินใจว่าต้องการให้เรียงลำดับบันทึกของคุณอย่างไร ตัวอย่างเช่น จัดเรียงตามปีที่มีสิทธิ์ทำลาย, ประเภทบันทึก, ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน หรือสิ่งที่คุณต้องการ
สำหรับไฟล์ที่ตรงตามข้อกำหนดการเก็บรักษาและสามารถทำลายได้อย่างปลอดภัย กล่องจะถูกห่อด้วยสีดำและมีป้ายกำกับชัดเจนว่าจะถูกทำลาย
พนักงานของ Iron Mountain ได้รับการฝึกอบรมเฉพาะทางเกี่ยวกับกระบวนการ Smart Sort และสามารถปฏิบัติงานได้อย่างเชี่ยวชาญ
ควบคุมรายการบันทึกของคุณด้วย Iron Mountain Smart Sort
เรียนรู้ว่า SMART SORT สามารถช่วยธุรกิจของคุณได้อย่างไรบ้าง
โรงพยาบาลจะลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารและเพิ่มการมองเห็นและการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้ดีขึ้นด้วย Iron Mountain Smart Sort
เรียนรู้วิธีที่ศูนย์การแพทย์ที่สำคัญของสหรัฐอเมริกาเพิ่มพื้นที่ว่างในการดูแลผู้ป่วยด้วยการย้ายเอกสารกระดาษไปเก็บไว้นอกสถานที่ เขาใช้ประโยชน์จาก Iron Mountain Smart Sort เพื่อจำแนก จัดระเบียบใหม่ และคัดแยกแฟ้มเอกสารก่อนที่จะย้าย ส่งผลให้สามารถมองเห็นทั่วทั้งคลังข้อมูลได้ดีขึ้นและประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บได้มากกว่า 1 ล้านดอลลาร์
โรงพยาบาลจะลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารและเพิ่มการมองเห็นและการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้ดีขึ้นด้วย Iron Mountain Smart Sort
ผู้ให้บริการดูแลสุขภาพใช้ Smart Sort เพื่อลดต้นทุน/ความเสี่ยงในการจัดเก็บเอกสาร
เรียนรู้วิธีที่ผู้ให้บริการดูแลสุขภาพเอกชนรายใหญ่ใช้โซลูชัน Smart Sort ของ Iron Mountain ในการจำแนกและจัดระเบียบคลังข้อมูลเอกสารทั้งหมดใหม่ โดยสร้างกระบวนการทำลายบันทึกข้อมูลปัจจุบันและในอนาคตทั้งหมดที่สามารถป้องกันได้ ผลลัพธ์ที่ได้คือมีการปฏิบัติตามกฎระเบียบมากขึ้น ความถูกต้องของคลังข้อมูลมากขึ้น ความเสี่ยงลดลง และค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บที่ลดลง 40–50%
ผู้ให้บริการดูแลสุขภาพลดค่าใช้จ่ายและความเสี่ยงของการจัดเก็บบันทึกข้อมูลด้วย Smart Sort
Iron Mountain Smart Sort ทำให้การขายกิจการของบริษัทเป็นเรื่องที่ทำได้ง่ายๆ
เรียนรู้วิธีที่บริษัทประกันภัยรายใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับการขายกิจการครั้งสำคัญอาศัย Iron Mountain Smart Sort เพื่อกำหนดอย่างรวดเร็วว่าบันทึกทางธุรกิจใดที่ควรเก็บและบันทึกทางธุรกิจใดที่ควรส่งมอบให้กับผู้ซื้อ เมื่อใช้ Smart Sort โครงการจะเสร็จสมบูรณ์โดยใช้เวลาและค่าใช้จ่ายน้อยลงกว่าที่เป็นไปได้เมื่อใช้ทรัพยากรภายในองค์กร
Iron Mountain Smart Sort ทำให้การขายกิจการของบริษัทเป็นเรื่องที่ทำได้ง่ายๆ
คำถามที่พบบ่อย
เราสามารถดำเนินโครงการ Smart Sort ได้ที่สถานที่ให้บริการของคุณหรือของเรา
เราจะรวมคลังข้อมูลไว้ที่สถานที่ให้บริการของ Iron Mountain จากนั้นดำเนินโครงการ Smart Sort เมื่อเสร็จสิ้นโครงการ เราจะจัดเก็บเฉพาะเอกสารที่จำเป็นต้องเก็บรักษาเท่านั้น กระบวนการ Smart Sort จะระบุแฟ้มเอกสารที่ตรงตามข้อกำหนดการจัดเก็บเอกสารและสามารถทำลายเพื่อป้องกันปัญหาได้ ด้วยคลังข้อมูลที่สะอาดแล้ว คุณสามารถลดค่าใช้จ่ายโดยจ่ายเงินเพื่อจัดเก็บเฉพาะแฟ้มเอกสารที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามข้อกำหนดในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
เราต้องการข้อมูลจากแอปพลิเคชันทางธุรกิจหลักของคุณ (แม่แบบดัชนีผู้ป่วย ระบบการจัดการนโยบายหรือสินเชื่อ ระบบการจัดการแฟ้มคนไข้ ฯลฯ) และตารางเวลาจัดเก็บเอกสารที่เป็นปัจจุบัน
ใช่ แต่ละโครงการจะได้รับการปรับแต่งตามนโยบายการจัดเก็บเอกสารและข้อกำหนดเฉพาะของคุณ
- คุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากโครงการ Smart Sort ที่มีบันทึกทางธุรกิจหลัก ซึ่งมีกฎการจัดเก็บเกี่ยวกับวันที่เกิดเหตุการณ์ (สินเชื่อ นโยบาย การอ้างสิทธิ์ เวชระเบียน แฟ้มคนไข้ บันทึกข้อมูลของแผนก HR ฯลฯ).
- บันทึกข้อมูลที่ไม่แนะนำคือ บันทึกข้อมูลของบริษัท/ทางธุรกิจ (ทะเบียนค่าแรง ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ).
คุณเลือกวิธีดำเนินการได้ จากนั้นโครงการจะได้รับการปรับแต่งตามข้อกำหนด วัตถุประสงค์ และงบประมาณของคุณ
- กระบวนการ Smart Sort ใช้ประโยชน์จากตารางเวลาและกฎการจัดเก็บของคุณ เพื่อสร้างวิธีการที่เป็นมาตรฐานสำหรับการตรวจสอบและประมวลผลแฟ้มเอกสาร การอิงตามกฎเกณฑ์นี้ทำให้เรามีกระบวนการที่สอดคล้องและสามารถป้องกันได้
- ในช่วงสิ้นสุดกระบวนการ Smart Sort เราจะจัดทำรายงานที่ให้คุณมองเห็นแฟ้มเอกสารและการจัดการที่สอดคล้องกันสำหรับแต่ละแฟ้มเอกสาร รายงานนี้ช่วยให้คุณสามารถป้องกันการดำเนินการในแต่ละแฟ้มเอกสาร
- หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอ่านหัวข้อ SMART SORT มอบเส้นทางสู่การจัดการที่สามารถป้องกันได้
สำรวจบริการอื่นๆ
การจัดเก็บเอกสารนอกสถานที่
การทำลายข้อมูลอย่างปลอดภัย
การแปลงข้อมูลเอกสารเป็นไฟล์ภาพและการแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล
ติดต่อไอออนเมาน์เทน
