Sözleşme yönetimini otomatikleştirme

İş zorluğu

Sözleşmelerin büyük çoğunluğu hala kağıt üzerinde yapılıyor ve kaydediliyor, bu da güncel ve doğru sözleşme verilerine güvenli ve hızlı erişim için iş gereksinimlerine ayak uydurmayı zorlaştırıyor.

Etki

• Kağıt sözleşme yönetimi bir zaman kaybıdır. Ortalama bir şirketin yılda 6.000'den fazla sözleşme yaptığı düşünüldüğünde,sözleşme aramak için harcanan zaman önemli bir kaynak israfına neden oluyor.
• Sözleşme hatalarının mali riskleri önemlidir. Sözleşmeleri elektronik ortamda arama ve sözleşmeler içinde arama yapma olanağı olmadan, bu hatalardan korunmak neredeyse imkansızdır.
• Sözleşmeler, gizli tutulması gereken firma bilgileri ve özel bilgiler içerir. Çok sayıda gizlilik yönetmeliği, özel müşteri verilerinin ihlal edilmesi durumunda mali cezalar getirir ve dava keşfi için sözleşmeler gerekebilir.

Şunları yapabilseydiniz...

Sözleşme yönetimini otomatikleştirmek size şu konularda yardımcı olur:

• Gereksiz, zaman alan görevleri otomatikleştirilmiş işlemlere bağlanması ve tüm sözleşme yönetimi süreci için merkezi bir görünürlük elde etme.
• Tutarlı bir şekilde yüksek standartta, güncel sözleşmeler oluşturma ve yenilemeleri otomatikleştirilmiş şekilde gönderme.
• Veri gizliliğinizi, güvenliğinizi ve yasal uyumluluk yeteneklerinizi geliştirme.

Iron Mountain® Contract Management

Iron Mountain Contract Management ile uzmanlarımız size şu konularda yardımcı olabilir:

• Self servis dijital sözleşme oluşturmayı etkinleştirme: Onaylı kullanıcılar dinamik meta verilere sahip mevcut şablonları tarayabilir, yükleyebilir veya bunlardan yeni sözleşmeler oluşturabilir.
• Kağıt sözleşmeleri dijitalleştirme: Sözleşmeleri dijitalleştirebilirsiniz veya Iron Mountain bunu sizin için yapabilir. Optik karakter tanıma (OCR), içeriği ayıklayarak kolayca aranabilir hale getirir. Düşük kodlu/kodsuz özellikler, daha hızlı ve daha doğru sonuçlar için otomatik iş akışlarını ihtiyaçlarınıza göre daha iyi uyarlamanıza yardımcı olur.
• Verileri tüm platformlarda bağlama: Mevcut sistemlerle entegrasyon, platformlar arasında veri bağlantısı kurmanızı ve siloları bölümlendirmenizi sağlar. Dinamik veya statik iş akışları ya da sözleşme türü veya bölümüyle ilgili farklı işlemler tanımlayabilirsiniz.
• Her zaman, her yerden erişimi etkinleştirme: Onaylı ekip üyeleri, tek bir web tabanlı portal aracılığıyla kurumsal içerik yönetimi (ECM) platformumuzdaki sözleşmeleri arayabilir, bunlara erişebilir ve sözleşmeler içinde kolayca arama yapabilir. Sözleşme onayını basitleştirmek ve müşteri deneyimini geliştirmek için e-imzayı entegre etmeyi seçebilirsiniz.
• İşletmenizi koruma: İçerik platformumuz endüstri standartlarına uygundur ve denetimlere ve keşif taleplerine zamanında yanıt vermenize yardımcı olmak için denetim, izleme ve raporlama özellikleri sunar.
• Tüm yaşam döngüsünü yönetme: Iron Mountain, fiziksel belgelerinizi güvenli bir şekilde saklayarak veya imha ederek bertaraf edebilir ya da size iade edebilir.

Sonuçlar günlük operasyonlarınız üzerinde önemli bir etkiye sahip olacak ve size şu konularda yardımcı olacaktır:

• Sözleşmeleri daha hızlı bulma: Stratejik değer oluşturma faaliyetlerinde ihtiyacınız olan şeyleri ve daha fazlasını aramak için daha az zaman harcayın.
• İşletmeyi risklerden koruma: Güncel, doğru sözleşmeler ve yenilemeler sağlamak için sözleşme yönetimi sürecini otomatikleştirin.
• Güvenliği ve denetlenebilirliği artırma: Sağlam erişim kontrolleri, güvenlik kuralları ve raporlamanın yanı sıra denetim ve keşif uygunluğunu kolaylaştıran özelliklerle gizli iş bilgilerini daha iyi koruyun.