Belge ve bilgi yönetimi: doğru bir başlangıç yapmak

İşletmeniz için Belge Saklama Programı Tasarlamanıza, Oluşturmanıza ve Yönetmenize Yardımcı Olma Rehberi.

Başarılı bir belge ve bilgi yönetimi, organizasyonunuzun fiziksel ve dijital belgelerinin oluşturulmasından itibaren bunları planlamanıza, organize etmenize ve kontrol etmenize imkan verdiği gibi güvenli bir şekilde imha edilmesi, kalıcı olarak depolanması veya büyük veriye eklenerek aktif bir şekilde kullanılmasına da olanak sağlar. Belge saklama politikanız başarılı bir belge yönetiminin merkezinde yer alır. Bu, sadece yasal uyum için değil, maliyetlerin kontrol edilmesi ve nerede olursa olsun ihtiyaç duyulduğunda bilgilerinizin kullanılabilir halde bulunmasını sağlamak için de önemli bir adımdır.

Belge Saklama Programı nedir?

Belge saklama programınız, belgelerinizin;

• Uygun tanımlama ile erişilebilir olmasını,
• Yasal ve operasyonel olarak ihtiyaç duyulduğu sürece saklanmasını,
• Yasal saklama süresinin sonuna ulaştıklarında yetkili kişiler tarafından imha edilmesini

sağlamak için organizasyonunuzun yasal ve uyumluluk gereksinimlerini belirleyen bir politikadır. Bu program, fiziksel ve elektronik belgelerin oluşturulmasından imhasına kadar doğru bir şekilde nasıl yönetileceğini açıklayan Belge ve Bilgi Yönetimi Politikanız tarafından desteklenir.

Belge Saklama Programı Neden Önemlidir?

Belge Saklama Programı organizasyonunuzda oluşturulmuş ve kullanılmış farklı biçimdeki belgelerin tamamını kapsayacak şekilde yasalara, yönetmeliklere ve operasyonel ihtiyaçlara göre her bir belge sınıfının ne kadar süreyle saklanması gerektiğini gösterir. Belge Saklama Programının yasal ve güvenilir olması için, sektörünüzde geçerli kural ve düzenlemelere erişimi olan şirketiniz dışındaki bir uzmandan yardım almayı değerlendirmelisiniz. Saklama süresi ile ilgili gereksinimler bulunduğunuz bölgeye, ülkeye ve faaliyet konunuza göre değişiklik gösterir. Kuruluşunuzdaki hukuk, yasal uyum ile diğer iş birimlerindeki çalışanlarınızın desteğini almak, söz konusu kuralların organizasyon genelinde kabul görmesine yardımcı olur. Belge saklama konusunda bir politikaya sahip olmak ve bu politikayı uygulamak; ileride çıkabilecek ihtilaf, denetim veya incelemeler sırasında size iyi niyetli yaklaşımınızdan dolayı avantaj sağlayacaktır.

Saklama Programının Avantajları Nelerdir?

Yasalara ve mevzuata uyum sağlamak kritik öneme sahiptir, iyi yönetilen bir program ise size şu avantajları sağlar:

• Sakladığınız belge sayısını azaltır ve saklama alanından tasarruf edersiniz
• İhtilaflar ve davalarla ilgili maliyetleri azaltırsınız
• Veri ihlali risklerini azaltırsınız
• Belge miktarını kontrol edersiniz
• Doğru belgelere erişim hızını artırırsınız
• Değerli bilgiye erişimi kolaylaştırırsınız.

Nereden Başlamalısınız?

Belge ve bilgi yönetimi, departmanlarınızda hangi belgelerin oluşturulduğunu ve dışarıdan hangi belgelerin alındığını bilmekle başlar. Elinizde ne olduğunu öğrendikten sonraki adım belgeleri işleve, sınıfa ve türe göre düzenlemektir. Örneğin:

• Belge işlevi: muhasebe
• Belge sınıfı: borçlar/alacaklar
• Belge türü: nakit harcama raporları.

Belgeler benzer iş süreçlerine, yasal ve operasyonel saklama gereksinimlerine göre sınıflara ayrılır. Sınıflar arasındaki ayrım ne kadar belirginse, bir kullanıcı veya teknoloji bir belgeyi o kadar doğru sınıflandırır. Genel geçer kural, program başına 50 ila 100 arasında sınıfın bulunmasıdır. Ancak bu, işletmenizin karmaşıklığına bağlıdır. Ardından her bir belge sınıfı saklama süresi ve kuralı ile eşleştirilir.

Eğer sıfırdan başlamak istemiyorsanız, şirket dışından gelen uzman ekipler size özel belge saklama programınızı oluşturmanız için belge sınıflandırmasının yapılması ve yasa ve yönetmeliklerin araştırılması sürecini hızlandırmanıza yardımcı olabilir..

Saklama Süresi Nedir?

Saklama süresi, genellikle bir belgenin oluşturulma tarihinden itibaren saklanması gereken yıl olarak ifade edilir veya bu süre, bir sözleşmenin sona ermesi veya projenin tamamlanması gibi bazı gelişmelere bağlı olabilir. Aynı zamanda, yüksek değere sahip olmalarından dolayı, şirket kuruluş belgesi veya fikri mülkiyet hakkı gibi süresiz olarak saklanan bazı belge sınıfları söz konusu olabilir.

Saklama sürelerini faaliyet gösterdiğiniz yerin bağlı olduğu bölge, ülke gibi otoritelerin yasa ve yönetmeliklerine bakarak öğrenebilirsiniz. Birlikte düşünüldüğünde, bunlar belgenin saklanması gereken en az süreyi belirler. Bazı durumlarda, bir belgenin doğasından kaynaklanan saklama süresi veya zamanaşımı süresi söz konusu olabilir. Saklama süresi, işletmenin operasyonel gereksinimlerini karşılamak üzere uzatılabilir, ancak hiçbir zaman kısaltılmaz. Bir belgenin saklama süresinin neden uzatıldığını yazmak, hem bu kararın gerekçelerini ortaya koymak, hem de doğal bir eğilim olan her şeyi daha uzun süre elde tutma isteği ile savaşmak için iyi bir politikadır. Ayrıca, yasal zorunluluğun kaynaklandığı kanun maddelerine atıf yapılması, hukuk ve yasal uyum ekiplerinize avantaj sağlayacaktır.

Saklama Programı Nasıl Uygulanır?

Saklama programını çalışanlarınızın kolayca bulabileceği şekilde yayınlayın. Şirkete özel, arama ve gezinti özelliklerine sahip bir intranet sitesi iyi bir yöntemdir. Çalışanlar içeriklerine kural atamak için saklama programını kullanabilirler. Kurallar aynı zamanda belgeleri barındıran uygulamalara da aktarılabilir. Belge yönetim sistemleriniz böylece saklama programı ile fiziksel veya dijital belgelerinizin tarihlerini karşılaştırarak imha tarihini hesaplayabilir.

Saklama Programı Ne Sıklıkla Gözden Geçirilmelidir?

Saklama programı dinamiktir. Yasalar ve düzenlemeler değiştiğinde saklama programları da değişebileceği gibi; özellikle de birleşme, satın alma veya tasfiye gibi durumlarda, işletmenizin oluşturduğu veya dışarıdan aldığı belgeler de değişecektir. Eğer gerçekleşen değişiklikleri size aktaran bir hizmet kullanmıyorsanız (ideal senaryo), yasalarda veya sektörde gerçekleşen herhangi bir değişikliğin etkilerini tespit etmek için 18-24 ayda bir programınızı mutlaka gözden geçirin.

Başarı Neye Benzer?

Belge ve bilgi yönetimi hakkında farkındalık kazanmayı, bilgilerinizden sorumlu olan çalışanlarınız ve tedarikçileriniz için öncelik haline getirin. Mümkün olduğunca sık eğitim düzenleyin ve düzenli iletişim kurun. Saklama programınızın her türden belge biçimi ile sorumlu olduğunuz tüm ülke, bölge yasa ve yönetmeliklerini ve iş birimlerinizin ihtiyaçlarını kapsadığından emin olun. Verimli bilgi yönetimi hakkındaki kaygılarını anlamak için BT, yasal uyum, risk, hukuk ve iş birimlerinizle işbirliği yapın. Son olarak, imha işlemi de dahil olmak üzere, bilgi yönetiminde yapılan işlemlerin programınıza uygun yapıldığını kanıtlamak için ölçümleri kullanın.

Daha Fazla Yardıma mı İhtiyacınız Var?

Iron Mountain saklama programınızı geliştirmenize ve kullanmanıza yardımcı oluyor. Uzmanlarımızla görüşerek uluslararası ölçekte geliştirdiğimiz saklama programları hakkında daha fazla bilgi edinebilir, belge sınıflarının ve temel kaynakların (yasal veya diğer gereksinimler) yönetimi için kesintisiz, entegre bir sisteme nasıl sahip olabileceğinizi işletmeniz özelinde konuşabilirsiniz.