Kayıt merkezi faaliyetleri

Bloglar ve Makaleler

Kayıt yöneticilerinin almak zorunda olduğu en kritik karar; işletmenin kayıt ve belge merkezinin, tek bir noktadan yürütülüp yürütülmeyeceğidir ve bu hiç kolay bir karar değildir.

31 Ocak 20197 dakika
Centralized Vs. Decentralized Records Centers

Kayıt yöneticilerinin almak zorunda olduğu en kritik karar; işletmenin kayıt merkezinin, tek bir noktadan yürütülüp yürütülmeyeceğidir ve bu hiçbir şekilde kolay bir karar değildir. Neyse ki, kayıt yönetiminde bu konu yeni değildir. Bu alanda, kayıt yönetimi profesyonellerinin kendi işletmeleri için doğru tercihi yapmalarını sağlayacak çok sayıda kaynak bulunmaktadır.

Merkezi Olan ve Olmayan Kayıt Merkezi Yönetim Faaliyetinin Karşılaştırması

Tek bir noktadan yönetilen kayıt merkezi, tüm fiziksel belgelerin tek bir merkezi konumda toplandığı yerdir. İlgili lokasyon, kayıt yönetimi departmanı personeli tarafından kontrol edilir. Ayrıca, kayıt departmanındaki kişi sayısı kuruluşun büyüklüğüne bağlıdır.

Tek bir noktadan yönetilmeyen kayıt merkezinde ise, fiziksel belgeler tüm merkezin herhangi bir yerinde muhafaza edilmektedir. Bu demektir ki; evrak son kullanıcı ofislerinde, atölyelerde veya diğer çalışma odaları veya mekanlarında bulunabilir. Dosyaların sadece kayıt departmanı tarafından kontrol edildiği tek bir noktadan yönetilen kayıt merkezinin aksine, dosyayı oluşturan son kullanıcı tarafından kontrol edilmektedir.

Aşağıda her iki yöntemin avantaj ve dezavantajları daha detaylı olarak yer almaktadır:

Tek Bir Noktadan Yönetilen Kayıt Merkeziyle Çalışmanın Avantajları

Tek bir noktadan yönetilen kayıt merkezinin birçok avantajı bulunmaktadır. Öncelikle, son kullanıcılar belirli bir konuyla ilgili tüm fiziksel belgelerin aynı yerde tutulduğunu bilme rahatlığına sahiptir. Son kullanıcıların bir dosyaya başvurması gerekiyorsa, bazı çevrimiçi portal veya e-posta hizmetleri aracılığıyla kayıt departmanı personeline başvurmaları gerekir. Sonrasında, ilgili dosya son kullanıcıya teslim edilir. Dosyanın saklama zincirinin tamamı kontrol altındadır, bu nedenle dosyanın yeri her zaman bilinir.

Ayrıca, yüksek bir güvenlik seviyesine sahiptir. Örneğin; giriş kilitlidir, bu nedenle yalnızca kayıt departmanı personeli kayıt merkezindeki dosyalara erişebilir. Bu süreç, fiziksel belgeler üzerinde şirketlerin kendi kayıt merkezlerinde olduğundan daha fazla kontrol sağlar.

Son olarak, ilgili departmana ait tek tip prosedürler, belgelenir ve tüm son kullanıcılara dağıtılır. Bu prosedürler, çalışma saatleri, dosya talepleri ve teslimat süreleri gibi konuları ele alır.

Tek Bir Noktadan Yönetilen Kayıt Merkezinin Dezavantajları

Tek bir noktadan yönetilenkayıt merkezlerinin birçok avantajı olsa da, bazı dezavantajları da bulunmaktadır. Öncelikle, fiziksel belgeler son kullanıcıların elinin altında değildir, bu nedenle dosyayı inceleyebilmeleri için bir süre beklemeleri gerekebilir. Bu özellikle de dosya başka bir ofiste arşivlenmişse geçerlidir. Diğer bir dezavantaj, merkezi konumu yönetmek için tam zamanlı kayıt departmanı personeli işe alma gereksinimi ile gelen yatırım olabilir.

Aynı zamanda yüksek yoğunluklu raf sistemlerine yüksek bir yatırım yapmayı gerektirebilir. Bu tür raflar, özellikle zeminin ağırlık gereksinimlerini karşılamak için güçlendirilmesi gerekiyorsa, çok maliyetli olabilir.

Uzun bir süredir, kağıtsız bir ofis ortamı fikri sıklıkla tartışılmaktadır. Dünyanın dört bir yanındaki işletmeler kağıdı tamamen ortadan kaldırmaya çalışırken, çabaları birçok engelle karşılaşmıştır. Çünkü işletmeler için tamamen kâğıtsız bir ortama sahip olmak pratik değildir.

Tek Bir Noktadan Yönetilmeyen Kayıt Yönetim Merkezinin Avantajları

Şimdi, tek bir noktadan yönetilmeyen kayıt merkezinin bazı avantajlarını ele alalım. Her şeyden önce, fiziksel evrak herkesin erişebileceği merkezi bir yerde değil, son kullanıcı masalarında saklanır. Tabii ki, bu yöntem tam zamanlı kayıt departmanı personeli istihdamı gerektirmez. Son kullanıcılar dosyalarına her zaman erişebilir ve bu dosyaların doğruluğunu korumaktan sorumlu olurlar.

Tek Bir Noktadan Yönetilmeyen Kayıt Yönetim Merkezinin Dezavantajları

Tek bir noktadan yönetilmeyen kayıt merkezinin çeşitli dezavantajları vardır. Örneğin; bir grup son kullanıcının aynı dosya üzerinde aynı anda çalıştığını varsayalım. Aniden, dosyayı korumaktan sorumlu olan son kullanıcı işe gelmiyor. İşletmenin gözetim zinciri prosedürleri yoksa grubun geri kalanı dosyayı bulmakta sorun yaşayabilir.

Ayrıca dosyalar üzerinde çok az güvenlik sağlanacak veya hiç güvenlik sağlanamayacaktır. Bu durum, işletme özellikle çok hassas konularla iştigal ediyorsa ve belirli düzenlemelere uymak zorundaysa sorun teşkil edebilir.

Tek Merkezden Yönetilen ve Tek Merkezden Yönetilmeyen Kayıt Merkezi Karşılaştırıldığında: Kim Kazanacak?

İşletmeler, her iki seçeneği de dikkate aldıktan sonra, hangi yöntemin kendileri için en iyi olduğunu daha iyi tartabilirler. Ancak bu karar aceleyle alınmamalıdır. İşletmeler, bu konuya zaman ayırmalı ve benzersiz ihtiyaçlarını tam olarak anlayana kadar karar vermemelidirler.