Geleceğin ofisini tanımlayan dört kelime

(Evet, ofis çalışma ortamları varlığını sürdürecek)

Çalışma hayatına değişiklikler geliyor. Geçtiğimiz seneyle birlikte insanların işhayatları alt üst olurken çalışanlar fiziki olarak ofise döndüklerinde işlerin neredeve nasıl yapılacağı sorusunun cevabı biraz belirsiz kaldı. Pandemiden önce debunun işaretlerini zaten görüyorduk. Mobil iletişim, video konferans, bulut tabanlıbirlikte çalışma çözümlerinin sağladığı esneklikle ofis alanlarının geçmişte kaldığıbir çalışma ortamı düşüncesi, zihinleri meşgul etmeye başlamıştı. Ancak, pandeminedeniyle bu konu ana gündem maddesi hâline geldi. Tarafların sıkı sıkıya bağlıolduğu her iki görüş (“ofislere kimin ihtiyacı var ki” ve “ofisler gereklidir”) bir geceansızın bir teste tabi tutuldu.

Şimdiye kadar ofisler azalan bir kapasiteyle de olsa varlığını sürdürdü. Bununlabirlikte CNBC’nin yaptığı bir araştırmaya göre ABD'deki şirketlerin yarısına yakını(%45) hibrit çalışma modelinin (bazı günler ofiste, bazı günler uzaktan) çalışanlartarafından en çok tercih edilen seçenek olduğunu belirtse de yöneticilerin yaklaşıküçte biri ilk seçenek olarak yüz yüze çalışmayı tercih ediyor. Eğer uzaktan çalışmasayesinde ofis maliyetlerini düşürme olasılığının işverenlere çok cazip geleceğinidüşünüyorsanız, durum tam olarak öyle değil.Ofisler yakın gelecekte hâlâ burada olacak. Fakat, geleceğin ofisleri nasıl olacak?

Elbette kimse bunun cevabını kesin olarak bilmiyor. Ancak biz bu dört anahtarkelimenin yol gösterici olacağını düşünüyoruz: Güvenli, Esnek,Etkileşimli ve Verimli. Haydi, her birine daha yakından bakalım.

GÜVENLİ

İşverenler, her zaman çalışanlarının güvenliğinden sorumludur ancak COVID-19bunu yeni bir seviyeye taşıdı. Bu salgından önce ofisler, metrekare başına çalışansayısını en üst düzeye çıkarmak amacıyla "yoğunlaştırma" esasına göretasarlanıyordu. Şimdi ise pandeminin devam eden ve gelecekte ortaya çıkabilecekolası etkileri konusundaki endişeler, daha fazla alanda daha az insanla buyaklaşımı tersine çevirme taleplerine zemin oluşturuyor.

Muhtemelen birçok ofiste, çalışma alanları çeşitli önlem ve kontrollerle rezerveedilebilir olacak. Böylece çalışma masaları, toplantı odaları, öğle yemekleri vb.çalışanlar tarafından uzaktan rezerve edilebilir hâle gelecek. Çalışanlar ofisegeldiklerinde ise iyi kontrol edilen, iyi organize edilmiş daha kapsamlı güvenliğesahip bir ortam bulacaklar:

• Her gün tekrarlanan kapsamlı temizlik hizmetleri
• Maskeler, eldivenler, temizlik mendilleri, el dezenfektanı ve diğer malzemelerin bulunduğu Covid istasyonları
• İyileştirilmiş havalandırma sistemleri
• Musluklar, sabunluklar, el kurutma makineleri ve kapılar gibi mümkün olan her şeyin temassız otomatik çalışabilir olması

ESNEK

COVID salgını başladığında ofisler tamamen boşaldı. İnsanlar evden çalışmayabaşladı. Ancak, mesele çalışacak bir yer bulmaya geldiğinde evin tek seçenekolmadığını hepimiz biliyoruz.

Sağlıklı bir internet altyapısı varsa ekip üyeleriniz hemen her yerde birbirleriylebağlantı kurabilir, iş birliği yapabilir ve bilgi paylaşabilirler.Kurum ve şirketler bir süredir geleneksel şekilde satın alınan veya kiralanan ofisalanlarından farklı olarak kiralamalar, esnek ofisler, paylaşımlı çalışma alanları veevden çalışma gibi çeşitli çalışma alanı çözümlerini deniyor.

• Çalışanlar, özellikle evlerinin yakınında bulunuyorsa hazır ofis ve ortak çalışma alanı seçeneklerine, ulaşımda kaybedilen zamanı ortadan kaldıracağı için sıcak bakıyor.
• Pandemi sonrası büyümeyi planlayan şirketler, işyerlerini genişletmek için paylaşımlı ofis alanını akıllıca ve uygun maliyetli bir yol olarak görüyor.
• Gayrimenkul sahipleri ve ortak ofis hizmeti veren şirketler esnek çalışma seçeneklerinin tercih edilmesi için birlikte çalışıyor. Hatta bazıları hem kârı hem de zararı paylaşmayı veya paylaşımlı ofisi birlikte işletmeyi tercih ediyor.
• 2030 yılına kadar tüm ofis alanlarının %30'u esnek çalışma alanlarından oluşacak.

ETKİLEŞİMLİ

Hepimiz pijamalarımızla Zoom görüşmeleri yapmayı, iş hayatımızı sevdiklerimizinihtiyaçları doğrultusunda düzenlemeyi ve hep birlikte işe gidip gelmek zorundakalmamayı seviyoruz. Ancak, en nihayetinde bizler sosyal canlılarız ve işarkadaşlarıyla fiziksel etkileşimin eksikliği bizi olumsuz yönde etkileyebiliyor.

Yüz yüze çalışmayı dört gözle bekleyen kuruluşlar sayesinde ofis alanı tasarımcıları için yeni bir fırsat ortaya çıkıyor.

Artık ofisler, insanların güvenli bir şekilde birlikte çalışabileceği daha fazla ortak alan ve daha az özel alan yaklaşımıyla yeniden yapılandırılacak. Esnek ofis yerleşim planları ile mimari alanın kullanımına bağlı olarak daha fazla hareketli donatı ve hızlı değişikliklere olanak verecek şekilde daha az duvar görüyor olacağız.

Şirketler, ofisten uzakta çalışmanın getirdiği olumsuzlukları bertaraf edebilirlerse çalışanların kendilerini enerjik, iletişimde ve etkileşimde hissetmelerine büyük ölçüde yardımcı olan çalışma alanları yaratma şansına sahip olabilirler.

VERİMLİ

Ofis alanı maliyetleri, her zaman şirket bütçelerinin büyük bir kısmınıoluşturmuştur. Esnek çalışma alanları ve evden çalışma stratejileriyle rekabetetmeye devam ederken geleneksel ofis ortamlarının yaratıcı olması gerekecek.Bazıları geleneksel yapıdaki genel müdürlük veya şube lokasyonlarındanvazgeçerken, birçoğu mevcut ofis kullanım alanları ve iş akışı süreçleri üzerindeçalışarak daha fazla kullanışlı alan elde etmek için aşağıdaki önlemlerebaşvuracak:

• Depolama alanlarının farklı amaçlara da hizmet edecek şekilde yeniden düzenlenmesi
• Arşiv kayıtlarının, gereksiz ekipmanın ve kullanım ömrünü doldurmuş BT varlıklarının depolanmasına ve güvenli bir şekilde imha edilmesine odaklanma
• Hem alandan tasarruf etmek hem de uzaktan çalışanların bilgiye erişimini kolaylaştırmak için tüm belgelerin taranarak dijitalleştirilmesi
• Ofis malzemeleri, masalar ve artık ihtiyaç duyulmayan diğer ofis mobilyalarını ya da ekipmanlarını saklamanın daha iyi bir yolunun bulunması veya bir kuruma bağışlanması

Ofis alanınızı boşaltmak, organize etmek ve yeniden düzenlemek kolaylıklabunaltıcı bir iş hâline gelebilir. Arşiv kayıtlarının ve diğer gereksiz malzemelerinyıllarca birikmesine izin verdikten sonra çoğu kuruluş nereden başlamasıgerektiğini bilemiyor. Dikkatli bir planlama yapmadan ya hep ya hiç yaklaşımısergilerseniz, yasal uyum için gereken önemli bilgileri yok etme veya verilerinçalınmasına ve mevzuat ihlallerine maruz kalma ihtimalini artıran varlıkları tutmarisklerini önemli ölçüde artırabilirsiniz.

TEMİZ BİR BAŞLANGIÇ YAPMANINZAMANI GELMEDİ Mİ?

Güvenli, esnek, etkileşimli, verimli—bunlar geleceğin ofisini tanımlayacak olandört kelime.

Geleceği tam olarak tahmin edemesek de bir şeyi kesin olaraksöyleyebiliriz—döndüğünüz ofis, geride bıraktığınız ofis olmayacak.

Neyse ki Iron Mountain Clean Start® bu konuda size yardımcı olabilir. Nitelikliuzmanlarımız, çalışma alanınızı nasıl optimize edebileceğinize dair önerilerdebulunmak için ofisinizle ilgili yerinde ve/veya sanal keşif ve değerlendirmeyaparlar. Tüm temizleme sürecini yöneterek ihtiyacınız olmayan malzemeleringüvenli bir şekilde imha edilmesi veya ilgili kuruluşlara bağışlanması ve ihtiyaçduyduklarınızın ise geçici veya kalıcı şekilde depolanması konusunda yardımcıoluyoruz.

Covid sonrası bu yeni ortamda seçeneklerinizi gözden geçirirken, ofisinize yeni birsoluk getirebilecek ve size “temiz bir başlangıç” imkânı sağlayacak Iron Mountaingibi bir organizasyonun yaratacağı değeri düşünmenizi tavsiye ederiz.

Daha fazla bilgi edinmek için tıklayın: https://www.ironmountain.com/tr/services/clean-start