Esg raporlamasına avantajlı başlama rehberi

Sue Trombley, Düşünce Liderliği Direktörü, Iron Mountain

Yüzlerce kuruluş ve ülke 2040 yılına kadar karbon nötr seviyesine ulaşmak içintaahhütte bulunarak sözleşme imzaladı. İmza atan taraflar kadar toplum da bukonuda ilerleme kaydedildiğini görmek istiyor. Yetkililere, denetçilere, onaymakamlarına, yöneticilere, müşterilere, hissedarlara ve ilgili diğer herkese tutarlıbir raporlama yapılması için güvenilir, özgün ve geçerli veriler toplanması gerekiyor.Günümüzde sürdürülebilirlik konusundaki tartışma ve çabaların odağı “çevre”üzerinde olsa da birçok sürdürülebilirlik raporunda sosyal ve kurumsal yönetişimkonularına da yer verildiğini görüyoruz.

Peki, Belge ve Bilgi Yönetimi ile Bilgi Yönetişimi uzmanları, kuruluşlarının çevresel,sosyal ve kurumsal yönetişim (ESG) performansı hakkında doğru ve zamanında bilgisağlamasını nasıl destekleyebilir? Bu konuda yapabileceğimiz ve yapmamız gerekençok şey var.

PAYDAŞLARA KENDİNİZİ TANITIN

Eğer şirketinizin bir ESG ekibi bulunuyorsa, ekipteki raporlamadan sorumlu kişi ile işbirliği yapmak üzere hemen bağlantıya geçin.

Şirketinizdeki farklı bölümler veri üretimi ve veri toplama faaliyetlerine dahilolabilir, örneğin: Yönetişim/Gözetim/Denetim, şirketin faaliyet konusuyla ilgilibölümler, Yasal Uyum, BT, Veri Yönetişimi, Tedarik, Tesisler/Gayrimenkulbölümleri.

YENİ YÖNETMELİKLERDEN HABERDAROLUN

Birçok ülke ESG veri toplama ve raporlamasıyla ilgili yeni yönetmelik çıkarma veyönetmelikleri güncelleme çalışmalarını hızlandırdı. Avrupa Birliği, belirlibüyüklüğün üzerindeki kuruluşlardan ESG bağlantılı verilerini paylaşmasını isterken,ABD Menkul Kıymetler Borsa Komisyonu (SEC) kısa bir süre önce iklim verisipaylaşım kuralları önerdi ve İngiltere Hazine Bakanlığı, Sürdürülebilirlik RaporlamaRehberi yayınladı.

Buna ek olarak, “şirketlere ve diğer kuruluşlara küresel ortak bir dil sağlayarakneden oldukları etkilerin sorumluluğunu almalarına yardımcı olan bağımsız,uluslararası bir kuruluş” olan Küresel Raporlama Girişimi (GRI), ESG raporlaması içinbir dizi standart yayınladı. Bu standartlar yatırımcılar, politika yapıcılar, sermayepiyasaları ve sivil toplum da dahil olmak üzere diğer birçok grubu da ilgilendiriyor.

GRI’nin amacı, “küresel karşılaştırılabilirliği artırmak ve kuruluşların şeffaf ve hesapverebilir olmasını sağlamak”. Diğer birçok düzenleyici kurum ve gönüllü inisiyatif ileuyumlu olan GRI’nin ESG raporlaması standartlarını incelemenizi öneririz.

SAKLAMA PROGRAMINIZI GÖZDENGEÇİRİN

Hepimizin aklına gelen ilk soru ESG raporlamasının kuruluşumuzun SaklamaProgramında değişiklik gerektirip gerektirmeyeceğidir. Bu konu henüz yeniolduğundan, bu sorunun cevabı ağırlıklı olarak kişilere ve sektörlere bağlı olarakzaman içinde değişecektir. Muhtemelen yeni kayıt sınıfları ve/veya kayıtlarıneklenmesine ihtiyaç olacaktır, ama hali hazırdaki Saklama Programınızın dikkatli birşekilde gözden geçirilmesi sonucunda “Yönetim ve Yasal Uyum Raporlaması” gibibir kategoriye dahil edilebileceğini göreceksiniz. Bununla birlikte, denetçilerin veyadiğer yetkililerin karbon nötr iddialarını doğrulamak için onlarca yıllık bilgilereihtiyaç duyduğu ve bu durumun birleşme, satın alma ve elden çıkarmafaaliyetleriyle daha da karmaşık hale geldiği senaryolarla karşılaşabiliriz.

VERİNİZİN KAYNAĞINI BİLİN

Veri ve raporlar, buluttaki veya şirket içindeki uygulamalar veya sistemlerden, İK,Finans ve Gayrimenkul gibi çeşitli departmanlardan, tedarikçi gibi potansiyelkaynaklardan toplanacaktır. Toplanan bu verilerin kaynağı dünyanın herhangi biryeri olabilir. Bu iç ve dış veri kaynaklarının denetim amacıyla izlenmesi ve erişimiiçin kapsamlı şekilde haritalandırılması gerekir.

İdeal uygulamada, gizlilik ve/veya güvenlik ile ilgili yönetim baskısı ve ihtiyaçlardoğrultusunda bilişim yönetimi çalışanları veri-haritalandırma sürecine dahiledilmiştir. Çevresel, sosyal ve kurumsal yönetişim (ESG) ile ilgili verilerinharitalanması da ilgili paydaşları içeren bu çabaların bir uzantısı olacaktır.

Toplanan veriler genellikle raporlarda gösterilir. ESG Programı sınıflandırmasındagerektiği üzere veri kaynağının saklanması ile birleştirilmiş raporların saklanmasıarasında herhangi bir çelişki olmamasını sağlamanız gerekir.

SONUÇ

Kuruluşlar, çevresel, sosyal ve etik yönetişimi desteklemek üzere verdikleritaahhütleri yerine getirdiklerini göstermek için yeni raporlama talepleri ilekarşılaşıyor. Bu talepleri karşılamak, verilerin doğru ve güvenilir bir şekildetoplanması ve raporlanmasına bağlı olacaktır. Bu ihtiyaç, Belge ve Bilgi Yönetimi (RIM) ile Bilgi Yönetişimi (IG) uzmanlarının söz verdiği Belge Yönetiminin Hesap Verebilirlik ve Şeffaflık İlkeleriyle mükemmel bir biçimde uyuşuyor. Bu nedenle, bu gereksinimleri karşılamak için kuruluşunuzun Çevresel, Sosyal ve Kurumsal Yönetişim (ESG) ekibiyle iş birliği yaparak hemen harekete geçin.