Belge tarama, arşiv yönetimini nasıl kolaylaştırır?

Belge ve bilgilerinizin kontrolünü kaybetmiş gibi mi hissediyorsunuz? Bazen belge yönetiminde kontrolü ele almak kontrolü bırakmak anlamına gelir.

Ancak belge yönetiminden vazgeçmek her zaman kolay değildir. Yüzlerce belge talebiniz, dolup taşan bir arşiv odanız ve departmanınızı yıllarca meşgul edecek kadar belge tarama projeniz olabilir. Bu süreçlerin kontrolünü bırakırsanız, tüm işler nasıl yapılacak?

Tüm bilgi yönetimi işlerinizi halletmek için güvenilir bir belge yönetimi tedarikçisi ile çalışarak belge yönetiminde özgürlüğü elde edin. Bir tedarikçi, bilgilerinizi düzenleyerek onlara erişiminizi kolaylaştırabilir ve ekibinizin zamandan ve masraftan tasarruf etmesini sağlayabilir. Tarama girişimlerinizi yürütecek bir tedarikçi seçtiğinizde, daha tatmin edici temel iş girişimlerini destekleyen projeler üzerinde çalışmak için çalışanlarınızın yoğun günlerini boşaltabilirsiniz.

Bu görevleri halletmek için bir tedarikçi seçmek pek de zor değildir. Potansiyel tedarikçilere aşağıdaki soruları sorarak başlayın:

• Verilerimize günün her saatinde erişebilir miyiz? Günümüzün dijital ortamında, bir tedarikçi nerede olurlarsa olsunlar, değerli çalışanlarınızın şirketinizin bilgilerine her zaman erişebilmelerini sağlayabilmelidir.
• Belge imhasını bir saklama planına uygun olarak mı yapıyorsunuz? Belgeler hızla birikebilir. Tedarikçinin belge depolama çözümlerinin güvenli BT varlık imhası, medya imhası ve güvenli belge imha hizmetini içerip içermediğini sorduğunuzdan emin olun.
• Ek giderlerle birlikte toplam maliyet ne kadar olacak? Maliyetleri, kendi zamanınıza ve çalışanlarınızın belgeleri organize etmek ve bulmak için harcadığı saatlere göre ölçün. Dosya yönetimi konusunda endişelenmenize gerek kalmasaydı, o zaman neleri başarabilirdiniz?
• Belgelerimiz ne kadar güvende olacak? Tedarikçinizin belge yönetimi için uyguladığı güvenlik önlemlerini anlamak size gönül rahatlığı sağlar. Belgelerin nasıl saklandığını ve kaydedildiğini anlayın ve taşıma sırasında kullanılan güvenlikteki boşlukları arayın.

Belge tarama, muhtemelen başka bir şirkete vermekten çekinmeyeceğiniz bir iştir. Ancak kağıttan dijitale geçiş yapmadan önce, bunun bütçeniz için akıllıca bir hamle olduğunu ve sürecin yasal uyum hedeflerine ulaşmanızı sağladığını bilmeniz gerekir. Potansiyel belge tarama tedarikçilerine aşağıdaki soruları sorun:

• Projenin her aşamasını kapsayacak şekilde zaman garantisi verebilir misiniz? Projeleri hızlı bir şekilde ilerletebilir misiniz? Sonuçları garanti edebilir misiniz?
• Alanınızda deneyimli misiniz? Belge tarama basit bir iş gibi görünebilir, ancak gerçek profesyoneller, ayrıntılara ve kaliteye dikkat ederken bunu nasıl hızlı bir şekilde yapacaklarını bilirler.
• Bu işi kendimiz yapmaktan vazgeçersek tasarruf eder miyiz? Örneğin, pahalı bir yüksek hacimli tarayıcıya sahip olmak, eğitim saatleri ve fazla mesai saatleri ile yıllık bütçenizi tüketmek yerine, güvenilir bir tedarikçi belge taramanızı daha ucuza tamamlayabilmeli ve ekibinizin başka işlere zaman ayırabilmesine olanak sağlamalıdır.

Dijital Dönüşüme Nereden Başlayacaksınız?

Dijital dönüşüm, çalışma ve iş yapma şeklimizi değiştiriyor. Ancak, kuruluşunuz için ne anlama geliyor? Maliyetlere karşı avantajları nasıl ölçeceğinizi nasıl belirleyeceksiniz? Peki ya yasal uyum? Kılavuzumuzu inceleyerek işe başlayabilirsiniz.

BELGELERİNİZLE NASIL BAŞA ÇIKACAKSINIZ?

Dış kaynak kullanımı ve kurum dışı belge depolama, yolculuğunuzun yalnızca başlangıcıdır. Belgelerinizi tam anlamıyla yönetmek için şu adımları izleyin:

• Önceliklerinizi listeleyin. Bazı belgeler diğerlerinden daha önemlidir. Arşivinizdeki en önemli belgeleri belirleyin ve yanlışlıkla imha edilmesinden koruyun.
• Bir politika belirleyin. Belgeleri yönetmek şirket çapında bir sorumluluk olmalıdır. İşletmeniz için bir belge yönetimi politikası oluşturun ve bunu diğer çalışanlarınızla paylaşın. Meslektaşlarınıza hangi belgelerin önemli olduğunu ve saklanması gerektiğini öğretin.
• Bir imha planı yapın. İyi bir belge yönetimi planının bir parçası, artık gerekmeyen dosyaları imha etmektir. Bir program belirleyin ve doğru zaman geldiğinde eski belgelerin güvenli bir şekilde imha edildiğinden emin olun.

Belge taramanın sizi ne gibi zahmetlerden kurtarabileceği konusunda daha fazla bilgi edinin.