Bankacılık dijital ofis dönüşümü vaka çalışması

Müşteri Başarı Hikayeleri

Daha dijital bir çalışma şekli benimsemek üzere küresel bir dijital ofis dönüşümü projesi başlatan banka, Iron Mountain Clean Start programı ile eski, kağıt ağırlıklı bilgi süreçlerini dijitalleştirdi.

7 Mart 20228 dakika
people working together

Temi̇z bi̇r başlangiç

Başarili bi̇r di̇ji̇tal ofi̇s dönüşümü gerçekleşti̇ren banka nasil bi̇r yol İzledi̇?

Sektör

Bankacılık

Karşilaşilan zorluk

Üç katlı çalışma alanını bir buçuk kata indirirken doğru iş yeri dönüşüm stratejisi ve çözümleri ile bankanın fiziksel bilgi varlıklarını değerlendirmesi.

Faydalar

  • Dosya ve diğer varlıkların kurum içinde saklanma oranını azaltarak emlak maliyetini yıllık 450.000 Amerikan dolarının üzerinde düşürdü.
  • Meta veri standartlarının tutarlı ve doğru kullanımı yoluyla belge saklama süreleriyle ilgili yönetmeliklere uyarak yasal uyumu sağladı.
  • Kullanım ömrünü tamamlamış ve kullanılmayan BT varlıklarını belirleyip elden çıkararak iş yerini düzenledi.
  • Artık kullanılmayan ve yasal olarak saklanması gerekmeyen belgeleri belirleyip güvenli bir şekilde imha ederek riskini azalttı ve yasal uyumu iyileştirdi.

Modern ofi̇si̇n gücü

Çalışma alanımız olan ofisler artık işin yapıldığı fiziksel alanın ötesine geçti. Çalışanlar ofislerinden çok daha fazlasını bekliyor ve daha ilgi çekici, teknolojinin etkin olduğu, konfor alanı açısından zengin ortamlarda çalışmak istiyorlar. Kuruluşlar, yetenek avı savaşını kazanma stratejilerinin bir parçası olarak iş yerine daha fazla önem verdikçe, modern, kağıtsız ofisler oluşturmak için iş yeri dönüşüm projelerine büyük yatırımlar yapıyorlar.

Gayrimenkul sektöründen hem yetenekli profesyonellere cazip gelecek hem de yenilikçi ve üretken bir çalışma şeklini destekleyecek ofisler yaratmaları bekleniyor. Bunu yaparken rekabet avantajı sağlamaları ve metrekarenin değerli olduğu alanlarda portföy yönetmeleri isteniyor.

Artık kullanılmayan belgeler, ayakkabılar ve yılbaşı süsleriyle dolu dosya dolaplarının dönüştürülmüş bir ofis alanında yeri yoktur. Böyle bir yerde “içinde bilgi olan hiçbir şeyi atma” zihniyeti de bulunmaz. Ama yıllardır biriken o kağıtlardan nasıl kurtulacaksınız? Dosya sahiplerini onlardan vazgeçmeye ve kötü bilgi yönetimi alışkanlıklarını değiştirmeye nasıl ikna edeceksiniz? İstemediğiniz ve yeni iş yerinize yanınızda götüremeyeceğiniz tüm fiziksel varlıkları ne yapacaksınız? Daha dijital bir çalışma biçimini nasıl benimseyebilirsiniz?

Di̇ji̇tal Iş yeri̇ dönüşümü

Bir iş yeri dönüşüm projesinin ana odağı tipik olarak bir fiziksel alanı modernize etmek olsa da bu aynı zamanda eski, kağıt ağırlıklı bilgi süreçlerini dijitalleştirmek için bir tetikleyici gerekçe olarak da hizmet edebilir. Daha dijital bir çalışma düzenine geçmek üzere küresel bir girişim başlatan bu banka, dijitalleşmeyi iş yeri dönüşüm projelerine dahil etmeyi bir fırsat olarak gördü.

Bankanın Kurumsal Hizmetler Direktörü, “Dijital çalışma alanı bizim için ilk adımdı. Bunu benimsememiz gerektiğini biliyorduk ve teknolojimiz buna hazırdı ama oraya nasıl ulaşacağımızı bulmamız gerekiyordu.” Bankanın ofis alanı toplam 8.918 metrekareydi ve üç kata yayılmıştı. Ofis ayak izini üç kattan bir buçuk kata düşürmek ve çalışma alanlarının yarısını ortadan kaldırmak amacıyla fazladan saklanan fiziksel belgeleri ele almaları gerekiyordu.

Bu kadar büyük bir alandan vazgeçmek asla kolay bir iş değildi, üstelik yıllardır üç katta çalışma alışkanlığı sorunu daha da karmaşıklaştırıyordu. İncelenerek akıbetine karar verilmesi gereken onlarca yıllık belge birikmişti ve saklanan bu dosyaların çoğunun artık bir sahibi bile yoktu.

Vaka çalışmasının devamını okumak için kaynağı indirin.