Automatiza La Gestión De Contratos

Desafío comercial

La gran mayoría de los contratos aún se ejecutan y registran en papel, lo que dificulta seguir el ritmo de los requisitos empresariales de acceso seguro y rápido a datos contractuales actuales y precisos.

Impacto

• La administración de contratos en papel es una pérdida de tiempo. Dado que las empresas promedio generan más de 6000 contratos al año, el tiempo dedicado a la búsqueda de contratos supone una considerable pérdida de recursos.
• Los riesgos financieros de los errores contractuales son importantes. Sin la posibilidad de buscar y consultar contratos electrónicamente, es casi imposible evitar estos errores.
• Los contratos contienen información privada que debe mantenerse confidencial. Varias normativas sobre privacidad imponen sanciones económicas en caso de infracción de datos privados de clientes, y pueden exigirse contratos para la presentación de pruebas en litigios.

qué pasaría si…

La automatización de la gestión de contratos te ayudará a:

• Reemplazar las tareas redundantes y lentas por operaciones automatizadas y una visibilidad centralizada de todo su proceso de administración de contratos.
• Crear contratos actualizados y de calidad y enviar renovaciones automáticas.
• Mejorar la privacidad de los datos, la seguridad y el cumplimiento normativo.

Insight Content Manager^® de Iron Mountain^® para la gestión de contratos

Con Insight Content Manager de Iron Mountain para la administración de contratos, nuestros expertos pueden ayudarte a realizar lo siguiente:

• Habilitar la creación de contratos digitales de autoservicio: Los usuarios autorizados pueden escanear, cargar o generar nuevos contratos a partir de las plantillas disponibles con inventarios dinámicos.
• Digitalizar los contratos en papel: Puedes digitalizar contratos o Iron Mountain puede hacerlo por ti. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR, del inglés Optical Character Recognition) extrae el contenido para facilitar las búsquedas. Las funciones de bajo código/sin código te ayudan a adaptar aún más los flujos de trabajo automatizados a sus necesidades para obtener resultados más rápidos y precisos.
• Conectar los datos entre plataformas: La integración en los sistemas existentes te permite conectar datos entre plataformas y romper silos. Puedes definir flujos de trabajo dinámicos o estáticos, o diferentes procesos en función del tipo de contrato o departamento.
• Habilitar el acceso en cualquier momento y lugar: Los miembros aprobados del equipo pueden buscar, acceder y buscar fácilmente dentro de los contratos en nuestra plataforma segura de gestión de contenidos empresariales (ECM, del inglés Enterprise Content Management) a través de un portal web único. Puedes optar por integrar la firma electrónica para simplificar la aprobación de contratos y mejorar la experiencia del cliente.
• Proteger tu empresa: Nuestra plataforma de contenidos cumple los estándares de la industria y ofrece funciones de auditoría, seguimiento y generación de informes para ayudarlo a responder puntualmente a las auditorías y a las solicitudes de presentación de pruebas.
• Gestionar todo el ciclo de vida: Iron Mountain puede deshacerse de tus documentos físicos almacenándolos, destruyéndolos de forma segura o devolviéndolos.

Los resultados tendrán un impacto significativo en sus operaciones diarias, lo que lo ayudará en lo siguiente:

• Encontrar contratos más rápido: Dedica menos tiempo a buscar lo que necesitas y más a actividades estratégicas de creación de valor.
• Proteger a la empresa de los riesgos: Automatiza el proceso de administración de contratos para disponer de contratos y renovaciones actualizados y precisos.
• Mejorar la seguridad y la auditabilidad: Protege mejor la información confidencial de tu empresa mediante sólidos controles de acceso, reglas de seguridad y generación de informes, además de funciones que agilizan el cumplimiento de las auditorías y la presentación de pruebas.

Dato de la industria

Una empresa típica de Fortune 1000 mantiene entre 20 000 y 40 000 contratos activos en un momento determinado.

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