Remettre de l’ordre dans le chaos; assurer la conformité et réduire les coûts

Remettre de l’ordre dans le chaos;
Assurer la conformité et réduire les coûts

Smart sort fournit une solution de destruction justifiable

Triez les documents d’une manière non seulement compatible avec la destructionjustifiable mais qui vous permet aussi de les rechercher de façon plus efficace etde trouver ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.

Pourquoi la destruction justifiable est-elle si difficile à réaliser?

Le coût et le risque potentiel de la conservationd’informations au-delà des exigences de conservationsont élevés. Vous devez détruire les documentspapier lorsqu’ils répondent aux exigences deconservation, mais, malheureusement, ce n’est pasaussi simple qu’il n’y paraît.

Votre inventaire est probablement organisé enfonction des numéros de police, de patient oude prêt (ou de tout autre identifiant unique),chaque document possédant une date différented’admissibilité à la destruction. Cela signifie que vousconservez des dizaines de milliers de documentspapier simplement parce que vous n’avez pas trouvéde moyen rentable de réorganiser les documentsmixtes afin de pouvoir prendre, en toute confiance,des décisions sur leur destruction. Par conséquent,vos documents pourraient bien être conservés àjamais dans des salles d’archives ou sur desétagères d’entreposage.

Jusqu’à maintenant.

Avec Smart Sort d’Iron Mountain, vous pouvezaccélérer la destruction des documents papier etpermettre un programme de gestion des documentsplus conforme, efficace et justifiable.

Notre équipe formée de gestion des documentsutilisera les données de la base de données de votreorganisation et votre calendrier de conservation desdocuments pour étudier votre inventaire et identifierl’admissibilité à la destruction au niveau des fichiers.Ensuite, nous réorganiserons vos documents enfonction de l’année d’admissibilité à la destruction,afin que vous puissiez détruire en toute confiance vosinformations conformément à la politique en place.

En quoi smart sort est-il justifiable?

Pour répondre à cette question, commençons par décrirele processus Smart Sort.

• Vous partagez la base de données et le calendrier de conservation des documents de votre organisation avec Iron Mountain. Grâce à ces informations, toutes les actions peuvent être justifiées par la politique officielle.
• En suivant des processus conformes, nous récupérons votre inventaire de documents, qui est entreposé dans des cartons ou sur des rayons ouverts. À l’aide d’une application Iron Mountain native sur un appareil mobile, nous enregistrons l’identifiant unique de chaque document via un scan de codebarres ou une entrée manuelle de cet identifiant.
• Les informations saisies sont mises en correspondance avec la liste des dossiers présente dans votre base de données, ainsi qu’avec la date d’admissibilité à la destruction issue de votre calendrier de conservation des documents.
• Nous isolons et détruisons de manière justifiable tous les documents qui ont répondu aux exigences de conservation.
• Pour les documents qui n’ont pas répondu aux exigences de conservation, nous les organisons par dates de destruction similaires et les attribuons à un carton ou à un rayonnage avec les documents qui partagent la même année d’admissibilité à la destruction.
• Les documents fréquemment consultés peuvent être numérisés et livrés numériquement.

En combinant lecalendrier de conservationdes documents et les basesde données de votre organisationavec la puissance de notre technologie,Smart Sort d’Iron Mountain met del’ordre dans vos documents en identifiantleur date d’admissibilité à la destruction, que cesoit maintenant ou à l’avenir. Cette solution fournitun processus cohérent, programmatique et objectifpermettant d’organiser vos documents.

Vous avez maintenant un processus répétable,technologique et fondé sur des règles, qui élimine lasubjectivité des décisions concernant la conservationdes documents. Toutes les mises à jour apportéesà votre calendrier de conservation et à votre basede données de documents, y compris les dossierspossédant des dates d’événement régissant laconservation qui changent ou sont difficiles à prédire,sont désormais prises en compte. Puisque Smart Sortdépend de leur intégration dans le processus, vosinformations les plus récentes sont toujours utiliséespour déterminer l’admissibilité à la destruction.

Est-ce que smart sort est fait pour notre organisation?

Trouvez-vous difficile de :

• développer une solution rentable et justifiable pour régler votre problème de manière permanente?
• gérer les dossiers qui doivent être conservés sur la base de la date de l’événement?
• localiser des dossiers lorsque vous en avez besoin?
• déterminer quels dossiers sont admissibles à la destruction?
• régulariser les dépenses provoquées par la conservation abusive des dossiers?
• gérer les documents hérités d’une fusion et acquisition?
• détruire ce dont vous n’avez pas besoin lorsque vous déménagez ou fermez des bureaux?
• le faire vous-même parce que cela est très coûteux et que les ressources sont limitées?

Comment fonctionne Smart Sort