Iron Mountain Scan and View pour la numerisation et la consultation

Le defi pour l'entreprise

La gestion manuelle des documents crée un obstacle à la transformation numérique qui empêche de communiquer facilement des informations aux utilisateurs, à tout moment et n’importe où, tout en assurant la sécurité, la conformité et la durabilité requises par l'entreprise.

Impact

• Les documents papier rendent impossible l'accès aux informations à tout moment et n’importe où, ce qui affecte la productivité et complexifie le travail à distance.
• Les documents papier ont un impact négatif sur le développement durable et nécessitent un budget alloué au papier et à son stockage.
• Le traitement manuel des documents papier et électroniques comme les factures, contrats et autres informations stratégiques dans des systèmes cloisonnés entrave la transparence ainsi que la vérifiabilité et complexifie la sécurité des données.

Et si vous pouviez

Automatiser la gestion des documents pour :

• Gagner en efficacité et en productivité, mais aussi mieux gérer les télétravailleurs.
• Supprimer ou réduire votre utilisation du papier afin de contribuer au développement durable tout en réduisant les coûts.
• Améliorer vos capacités de sécurité des données et de conformité.

Iron Mountain® Scan and View pour la numerisation et la consultation

Avec Iron Mountain Scan and View pour la numérisation et la consultation, nos experts peuvent vous aider à :

• Numériser des documents existants : vous pouvez numériser tous les documents papier, tels que les factures, les contrats, les informations client, les archives des ressources humaines et d'autres documents stratégiques, ou Iron Mountain peut le faire pour vous. La reconnaissance optique de caractères (OCR) en extrait le contenu pour faciliter la recherche. Les fonctionnalités avec peu de code ou sans code vous permettent d'adapter davantage les workflows automatisés à vos besoins pour obtenir des résultats plus rapides et plus précis.
• Connecter les données entre les plateformes : l'intégration avec les systèmes existants vous permet de connecter les données entre les plateformes et d'éliminer les cloisonnements. Vous pouvez définir des workflows dynamiques ou statiques, ou différents processus en fonction du type de contrat ou du service.
• Accéder aux contrats à tout moment et de n'importe où : les membres de l'équipe autorisés peuvent facilement rechercher des contrats et leur contenu, et y accéder sur notre plateforme sécurisée de gestion de contenu d'entreprise (ECM) via un portail Web unique. Vous pouvez choisir d'intégrer la signature électronique pour simplifier l'approbation des contrats et améliorer l'expérience client.
• Protéger votre activité : Notre plateforme de contenu est conforme aux normes du secteur et offre des fonctionnalités d'audit, de suivi et de création de rapports pour vous aider à répondre aux demandes d'audit et de communication des documents en temps opportun.
• Gérer le cycle de vie dans son ensemble : Iron Mountain peut gérer vos documents physiques en les stockant ou en les déchiquetant de manière sécurisée, ou en vous les retournant.

Les résultats auront un impact significatif sur vos opérations quotidiennes, ce qui vous aidera à :

• Trouver des informations et des documents plus rapidement : Passez moins de temps à rechercher ce dont vous avez besoin et plus de temps sur des activités stratégiques de création de valeur.
• Protéger l'entreprise contre les risques : Automatisez le processus de gestion des documents pour fournir des accords de niveau de service précis et à jour.
• Améliorer la sécurité et la vérifiabilité : Protégez mieux les informations confidentielles de votre entreprise grâce à des contrôles d'accès, des règles de sécurité et des fonctions de création de rapports solides, ainsi qu'à des fonctionnalités qui rationalisent la conformité en matière d'audit et de communication des documents.