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¿Cómo Puede La Gestión De ArchivosAyudar A Tu Empresa?

Oficinas desordenadas, sobrecarga de información, confusión en el cumplimiento de normativas y necesidadde reducir costos. Muchas empresas luchan por controlar la información. Un programa de gestión de archivospuede facilitar el acceso a la información y hacerlo mucho más seguro. El reto está en saber por dónde empezar.

Pero, ¿Qué se entiende por un programa de gestión de archivos?

En su versión más básica, un programa de gestión de archivos muestra a la empresa cómo tratar lainformación, tanto en formato de papel como digital, durante toda su vida útil. El programa de gestiónde archivos propondrá procesos para clasificar, custodiar, distribuir, proteger e inclusodestruir documentos.

Por lo tanto, gestionar documentos es algo más que simplemente archivar. De hecho, abarca laorganización, la protección y, cuando funciona correctamente, el aprovechamiento de lainformación.

43% El porcentaje de empresas que nuncase recupera de una pérdida de datos.Fuente: Universidad de Texas.

1.Seguridad YCumplimientoDe La Normativa

La seguridad de la información es un elemento clavepara proteger la reputación de una compañía.Si la información crítica de la empresa cae en manosequivocadas, las consecuencias pueden ser nefastaspara empresa y clientes. ¿Qué harías si entran arobar en tu oficina o se ha visto afectada por unainundación o por un incendio?

¿Tienes unaauditoria a lavuelta de laesquina y tepreocupa dóndese ubican tusdocumentosimportantes?

Los riesgos asociados a un robo de datos o a la pérdidade información confidencial podrían influir en elfuncionamiento de la empresa. Además, podrían afectar ala reputación de la marca y dejar a tus clientes vulnerablesa robos de identidad. Necesitas guardar los documentosde papel en un lugar seguro con acceso controlado.La gestión de archivos también juega un papel importanteen el ámbito legal. Las leyes y las normativas son cadavez más complejas y muchas empresas se esfuerzanpor entenderlas. Si no estás guardando informaciónde forma segura, puedes estar incumpliendo la estrictalegislación en materia de protección de datos vigente enEspaña. La LOPD clasifica sus sanciones en leves, gravesy muy graves, un riesgo que ninguna empresa puedepermitirse correr.

35%Tiempo que pierden los empleadosbuscando información.

2. Eficacia

La gestión eficaz de archivos puede ahorrarte tiempoy dinero, ya que menos tiempo dedicado a buscardocumentos se traduce en más tiempo trabajando.¿Cuánto vale el tiempo de tus empleados? ¿Estásseguro de que quieres que tus empleados realicentareas no productivas que podrían evitarse?

Además, muchas empresas luchan por saber dónde estátoda su información y descubren que dependen de unao dos personas para determinar el lugar en el que seguardan documentos concretos.La gestión de archivos permite poner en marcha unsistema que facilite una visión global adecuada de lainformación y su adecuada clasificación. Un programa degestión de archivos te permitirá rastrear la informacióndesde su creación hasta su eliminación, documentardónde se encuentra en cualquier momento y saber quiénha accedido a ella y quién es su responsable.

3. AhorroDe Espacio

72% de las empresas afirman que es másdifícil encontrar su propia información que la deterceros.

Fuente: Asociación para la Gestión de Información e Imagen (AIIM)

Si el desorden empieza a reinar en tu oficina porla cantidad de documentos, probablemente estésmalgastando mucho dinero que podrías invertirmejor. Muchas empresas no logran reconocer loscostos ocultos asociados al almacenamiento internode documentos en papel y en formato digital, comola pérdida espacio de oficina y los costos en mano deobra asociados al almacenamiento, recuperación ygestión del inventario.

¿La cantidadde informaciónque almacena tuempresa no dejade crecer?

Para las empresas en crecimiento,destinar los recursos adecuados paraimplementar la mejor práctica puedeparecer una distracción de su actividadprincipal. Pero una gestión deficiente lainformación puede hacer que tu empresaquede expuesta a riesgos de seguridad,sanciones y costos ocultos.

Una solución sencilla consistiría en asociarsecon un tercero que se encargue decustodiar,gestionar y destruir la información de forma quegarantice el cumplimiento de la legislación cadavez más compleja y exigente.

¿Tus documentosocupan espacio entus oficinas?

Ninguna empresa quiere quebrar y menos aún poralgo tan sencillo de evitar como una infracción dedatos.

La información es uno de los principalesActivos de cualquier empresa.Cuidarla tiene su recompensa.