Transformați procesul dvs. consular - Renunțați La Documentele Pe Hârtie!

Ghiduri de soluții

Soluția Iron Mountain Paperless Consulate este o suită cuprinzătoare de servicii care simplifică procesele dvs. consulare, transformând experiența clienților și respectând în același timp conformitatea.

23 martie 20236 min
Securely digitise and manage citizen records

Identificați | Digitalizați | Stocați | Automatizați

Soluția Iron Mountain Paperless Consulate este o suită cuprinzătoare de servicii care simplifică procesele dvs. consulare, transformând experiența clienților și respectând în același timp conformitatea.

Hârtia și procesele manuale vă încetinesc

Consulatele acoperă, de obicei, o serie de servicii de înregistrare civilă menite să sprijine cetățenii care trăiesc în străinătate. La fel ca și alte birouri ale instituțiilor publice, consulatele trebuie să se ocupe de documentația moștenită, de obicei scrisă de mână și stocată în dosare fizice, ceea ce, în timp, a făcut ca arhivele fizice să crească exponențial, făcând dificilă găsirea cu ușurință a informațiilor. Recenta pandemie de Covid-19 a adăugat o presiune enormă asupra birourilor instituțiilor publice și a consulatelor pentru a emite, a reînnoi și a verifica de la distanță documentele cetățenilor.

Arhivele fizice de mari dimensiuni prezintă probleme legate de confidențialitate și securitate, din cauza imposibilității de a aplica cu ușurință politici de păstrare a datelor în timp real asupra unor volume mari de documente esențiale. Acest lucru expune consulatele la potențiale încălcări ale securității datelor și la amenzi. În plus, volumul mare de solicitări de copii ale dosarelor, de cazuri și de expedieri, împreună cu dependența de procesele manuale, în persoană, au dus la timpi de așteptare lungi și, în unele cazuri, la întreruperea serviciilor, având drept consecință nemulțumirea cetățenilor.

Digitalizarea securizată și gestionarea eficientă a dosarelor cetățenilor

Iron Mountain, un partener de încredere cu o moștenire și o experiență de peste 70 de ani în gestionarea informațiilor păstrate sub formă de documente, vă poate ajuta să rezolvați aceste provocări și să profitați de inițiativa privind Mecanismul de redresare și reziliență creat de Uniunea Europeană pentru a vă pune în aplicare strategia de transformare digitală.

Soluțiile noastre scalabile vă ajută să gestionați întregul ciclu de viață al informațiilor, permițând eficiența operațională cu un lanț de custodie dovedit și la un cost redus, optimizând în același timp spațiul de arhivare la sediu. De la evaluarea înregistrărilor fizice la scanarea documentelor fizice și consolidarea acestora într-un depozit digital, procesele noastre riguroase de gestionare a documentelor asigură transparența locului în care se află în permanență activele dvs. fizice și digitale, precum și dreptul de a accesa informațiile oricând și de oriunde, ceea ce permite îmbunătățirea productivității personalului, a experienței cetățenilor și a conformității.

Ce obțineți

  • Profitați de inițiativa privind Mecanismul de redresare și reziliență creat de Uniunea Europeană (UE) pentru a vă accelera transformarea digitală.
  • Respectați orientările UE privind digitalizarea.
  • Vă consolidați patrimoniul imobiliar.
  • Îmbunătățiți experiența și satisfacția clienților cetățeni.
  • Implementați un lanț de custodie complet pe parcursul întregului proces de gestionare a informațiilor, astfel încât toate activitățile să poată fi auditate și urmărite.
  • Securizați și gestionați conținutul cu capacitatea de a vă adapta la nevoile viitoare.
  • Îmbunătățiți acuratețea certificatelor cetățenilor, inclusiv pentru documentele scrise de mână, și, de asemenea, accelerați serviciile consulare (de exemplu, solicitările de emitere de pașapoarte, de documente de călătorie de urgență etc.).

Opțiuni De Servicii End-to-end:

Sunteți unic - personalizați soluția dvs.

schedule

Guvernanța informațiilor

Echipa noastră de profesioniști în domeniul serviciilor de consultanță și-a dedicat eforturile pentru a vă ajuta să revizuiți, să îmbunătățiți sau să accelerați complexitatea reținerii informațiilor, a confidențialității, a conformității și a gestionării riscurilor.
paper scan-56

Distrugere securizată

Vom elimina și distruge în siguranță, în numele dvs., toate documentele fizice identificate ca fiind redundante, depășite și lipsite de importanță.
3 files

Clean Start

Vom gestiona procesul de curățare și vom oferi servicii pentru a facilita distrugerea sau donarea în siguranță a articolelor de care nu mai aveți nevoie.
sitad 2

Smart Sort

Vă vom sorta și reorganiza fișierele în funcție de eligibilitatea pentru distrugere, de tipul de înregistrare, de statutul înregistrării, de identificatorul unic - sau în funcție de orice alt criteriu doriți.

 
 
 
3 files

Instruirea personalului

Experții noștri pot oferi instruire membrilor personalului dvs. pentru a se asigura că toți aceștia se simt în largul lor cu noile modalități de lucru și că sunt pregătiți pentru documentele de zi cu zi, dacă doriți să gestionați scanarea și stocarea la sediu.

Renunțați La Documentele Pe Hârtie Cu Iron Mountain

  • Gestionarea end-to-end a informațiilor, inclusiv preluarea documentelor fizice, digitalizarea și stocarea activelor într-un depozit în cloud și eliminarea hârtiei
  • Amploare: 94 de centre în 44 de țări, centre specializate în imagistică, indexare, asigurare a calității și procesare - cu gestionarea a peste 1,5 miliarde de documente pe an
  • Securitate: Suntem recunoscuți de peste 70 de ani pentru securizarea datelor sensibile într-o gamă largă de industrii din peste 60 de țări și am ajutat peste 130 de universități și instituții de învățământ superior să își transforme operațiunile
  • Experiență aprofundată din colaborări personalizate cu clienți din Fortune 1000

Doriți Să Aflați Mai Multe Informații? Pentru a afla mai multe informații, contactați direct managerul dvs. de cont Iron Mountain.

+40724 163 182 | IRONMOUNTAIN.COM/RO