Gestion de l'information et des documents : Pour partir sur de bonnes bases

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En gérant efficacement votre information et vos documents, vous serez en mesure de planifier, d'organiser et de contrôler les documents papier et numériques de votre entreprise, de la création des données à leur destruction sécurisée, leur stockage permanent ou leur traitement en tant que big data, en passant par leur utilisation active.

Gestion de l'information et des documents : Pour partir sur de bonnes bases

Un guide rapide afin de vous aider à créer, planifier et gérer des calendriers de conservation pour votre entreprise

En gérant efficacement votre information et vos documents, vous serez en mesure de planifier, d'organiser et de contrôler les documents papier et numériques de votre entreprise, de la création des données à leur destruction sécurisée, leur stockage permanent ou leur traitement en tant que big data, en passant par leur utilisation active. Votre calendrier de conservation des documents est la pierre angulaire d'une gestion efficace des documents. Il constitue une étape cruciale non seulement pour assurer la conformité avec la législation, mais aussi pour contrôler les coûts et garantir que vos données sont disponibles à tout moment – quel que soit leur emplacement.

Votre personnel doit pouvoir accéder rapidement aux données

Qu'est-ce qu'un calendrier de conservation des documents ?

Le calendrier de conservation des documents constitue une politique qui définit les exigences légales et de conformité de votre entreprise pour garantir que vos documents sont :

  • Accessibles avec l'identifiant correct
  • Conservés aussi longtemps que la législation et les besoins opérationnels de l'entreprise l'exigent
  • Détruits par les personnes autorisées lorsque leur durée de conservation est atteinte

Un calendrier de conservation autorisé constitue votre guide universel de conservation et de destruction des documents. Il est soutenu par votre politique de gestion de l'information et des documents et constitue un document complet décrivant la gestion correcte des documents papier et électroniques de leur création à leur destruction.

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Pourquoi un calendrier de conservation des documents est-il important ?

Votre calendrier capture l'ensemble des différents documents créés et utilisés dans votre entreprise, quel qu'en soit le format, et indique la durée pendant laquelle chaque classe de document doit être conservée pour répondre aux exigences légales, réglementaires et opérationnelles. Pour assurer la légalité et la crédibilité de votre calendrier, pensez à demander l'assistance d'un expert externe ayant accès à la législation en vigueur dans votre industrie. Les durées de conservation légales varient selon le pays et les opérations de l'entreprise.

Obtenir le soutien des services juridique, commercial et de la conformité vous aidera à faire adopter votre calendrier par toute l'entreprise. Disposer d'une politique et la mettre en œuvre témoigne de votre bonne foi et montre que vous êtes raisonnable – un facteur important en cas de litige, d'audit ou d'investigation.

Quels sont les avantages d'un calendrier de conservation ?

La conformité légale et réglementaire relève d'une importance cruciale et un calendrier géré efficacement vous permettra :

  • De réduire la quantité de documents stockés et d'économiser de l'espace
  • De réduire les coûts liés aux litiges
  • De limiter l'exposition aux fuites de données
  • De contrôler le volume de documents
  • D'accélérer et de rendre plus précise l'extraction des documents
  • De faciliter l'accès aux informations clés
  • 29 %

    Pas plus de 29 % des grandes entreprises en Europe et 21 % en Amérique du Nord surveillent leurs programmes de formation pour en évaluer l'efficacité concrète.

    Source : Au-delà des bonnes intentions, la nécessité de passer de l'intention à l'action pour gérer les risques liés à l'information. Un rapport PwC en collaboration avec Iron Mountain

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