5 raisons pour lesquelles les consulats passent à un système sans papier

Pourquoi maintenant ?

Les consulats s'appuient depuis longtemps sur des processus manuels basés sur papier pour répondre aux besoins des citoyens vivant en dehors de leur pays d'origine. Cependant, cinq facteurs sont à l'origine de l'accélération de la numérisation :

1. L'opportunité FRR

Si les gouvernements hésitent parfois à se lancer dans des initiatives de numérisation, c'est notamment parce que ces efforts nécessitent un investissement initial. Les consulats et autres agences gouvernementales peuvent avoir des millions de pages de documents stockés dans leurs meubles d'archivage. Les organisations ont besoin de matériel de numérisation, ainsi que de systèmes de stockage numérique dotés de dispositifs de sécurité appropriés pour protéger les informations personnelles identifiables des citoyens.

Toutefois, au-delà de l'investissement financier, c'est l'investissement en temps qui est le plus important. Il faut parfois des heures pour numériser des documents, vérifier l'exactitude des résultats et éliminer les dossiers papier en toute sécurité. Si les consulats tentent d'embaucher et de former du personnel pour gérer eux-mêmes ces projets, ils risquent de dépasser rapidement leur budget. De plus, la tâche peut prendre des dizaines d'années.

La facilité pour la reprise et la résilience (FRR) de l'UE fournit cependant aux pays le financement nécessaire pour engager des fournisseurs tiers qui s'occuperont des tâches de numérisation dans un délai minime par rapport à la normale.

Adoptée en réponse à la pandémie de COVID-19, puis renforcée pour répondre à l'invasion de l'Ukraine par la Russie, l'initiative FRR fournit aux pays membres des fonds pour la réalisation de projets conformes aux priorités de l'UE. Plus précisément, elle met à la disposition des gouvernements européens un total de 723,8 milliards d'euros, dont 385,8 milliards d'euros sous forme de prêts et 338 milliards d'euros sous forme de bourses. Selon le site Web de la Commission européenne, « la FRR aide l'UE à atteindre son objectif de neutralité climatique d'ici à 2050 et place l'Europe sur la voie de la transition numérique, tout en créant des emplois et en stimulant la croissance ».

Chaque pays de l'UE dispose de son propre plan d'utilisation des fonds. Nombre d'entre eux ont réservé des fonds pour des projets plus respectueux de l'environnement et des projets de transformation numérique, tels que la numérisation des dossiers des consulats. Certains consulats utilisent ces fonds pour obtenir l'investissement initial dont ils ont besoin pour passer à des processus sans papier.

Une fois la numérisation initiale achevée et les consulats entièrement passés au numérique, ces derniers constatent souvent que les économies résultant de la dématérialisation des processus permettent d'amortir la numérisation au fil du temps. Par ailleurs, comme le stockage numérique nécessite beaucoup moins d'espace que les armoires d'archivage physiques, les consulats peuvent soit réduire leur empreinte immobilière, soit réaffecter leur espace existant pour une gestion plus efficace. En outre, les processus dématérialisés nécessitent généralement moins de personnel et permettent aux consulats d'effectuer leur travail plus rapidement. C'est ainsi qu'un gouvernement a pu économiser 120 000 euros après avoir numérisé plus de 1,1 million de documents.

2. Répercussions à long terme de la pandémie

La pandémie de COVID-19 a entraîné des changements sociétaux importants et durables. Au cours de la pandémie, de nombreuses personnes ont reconsidéré leur situation professionnelle et leurs conditions de vie. Beaucoup ont démissionné ou changé de secteur d'activité. Certains individus refusent désormais des postes qui exigent de longues heures de travail, tandis que d'autres ne souhaitent que des emplois qui leur permettent de travailler à domicile. C'est pourquoi de nombreuses organisations peinent aujourd'hui à trouver les travailleurs dont elles ont besoin.

Les consulats n'échappent pas à ces difficultés. D'ailleurs, dans certains cas, il leur est encore plus difficile de trouver du personnel, car la plupart des employés des consulats doivent travailler sur place.

Alors qu'elles repensaient leurs choix de carrière, de nombreuses personnes ont décidé que la pandémie était le moment idéal pour s'installer dans un nouveau pays. Maintenant que les restrictions liées à la pandémie sont levées, les gens voyagent davantage. Ces facteurs ont augmenté la charge de travail des consulats, qui doivent travailler davantage avec moins de personnel.

La pandémie a également eu pour effet de faire évoluer notre dépendance à l'égard des technologies dans la vie de tous les jours. Pour les analystes d'EY, « l'une des conséquences les plus frappantes de la pandémie est notre dépendance croissante à l'égard des technologies dans notre vie quotidienne ». Les appels vidéo et les achats en ligne sont devenus la norme. Les gens ne pouvant pas quitter leur domicile, une grande partie de leur vie a migré en ligne.

Selon un cabinet d'analyse, de nombreux organismes publics ont réagi à ces changements en intensifiant leur numérisation. Le rapport explique que « la pandémie a déclenché et accéléré l'innovation numérique au sein des gouvernements du monde entier. Le défi consiste désormais à intensifier ces efforts pour que les gouvernements restent ou deviennent des fournisseurs fiables, agiles et résilients de services aux citoyens et de valeur pour le public ».

3. Attentes des citoyens

Le coronavirus a accentué une tendance existante, à savoir que les citoyens souhaitent pouvoir faire la plupart de leurs démarches en ligne.

Selon EY, « les citoyens sont très désireux de disposer de services publics davantage numérisés ». Toutefois, le cabinet ajoute que « si les gouvernements ont accéléré le passage à la numérisation de nombreux services publics, ils sont toujours à la traîne par rapport aux services fournis par le secteur privé, tels que les achats et les services bancaires en ligne, et des progrès sont attendus dans la prestation de leurs services. ». Le rapport ajoute : « Au niveau mondial, seule la moitié des citoyens (53 %) pense que les gouvernements et les services publics ont utilisé efficacement la technologie numérique en réponse à la pandémie ».

En d'autres termes, si la pandémie a encouragé les administrations à se moderniser et à se numériser, celles-ci n'ont souvent pas évolué assez rapidement pour répondre aux attentes des citoyens.

La plupart des gens possèdent un smartphone qu'ils utilisent pour faire des achats, communiquer avec leurs amis et leur famille, accéder aux actualités et aux informations, se divertir, effectuer des transactions bancaires et interagir avec des entreprises de toutes sortes. Ces expériences influencent les attentes des citoyens à l'égard de leur gouvernement.

Les consulats se rendent compte qu'ils risquent de ne pas pouvoir répondre à ces attentes, c'est pourquoi ils envisagent de passer à la dématérialisation.