5 raisons pour lesquelles les consulats passent à un système sans papier

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European consulates gain the impetus and funding to go paperless

18 juillet 202312 mins
5 raisons pour lesquelles les consulats passent à un système sans papier

Résumé

Cela fait des décennies que les experts en technologie annoncent l'arrivée imminente des bureaux sans papier. Pourtant, de nombreuses administrations résistent encore aujourd'hui à la numérisation de leurs documents.

La situation commence à changer dans les consulats européens.

Cinq facteurs encouragent les gouvernements à repenser leurs processus papier et à numériser davantage.

Le rêve sans papier

Les chefs d'entreprise et les technologues rêvent depuis longtemps d'un monde sans papier. En juin 1975, le magazine BusinessWeek publiait un article intitulé « The Office of thefuture » (Le bureau du futur) dans lequel plusieurs dirigeants d'entreprise étaient interrogés sur l'évolution du lieu de travail dans les décennies à venir.

Plusieurs des personnes interrogées pensaient que le bureau sans papier deviendrait une réalité d'ici 10 ou 15 ans. Par exemple, Vincent E. Giuliano, qui travaillait alors pour la société de conseil en gestion Arthur D. Little, avait déclaré au magazine que les bureaux utiliseraient beaucoup moins de papier d'ici 1980 et que, d'ici 1990, la plupart des dossiers seraient gérés de manière électronique.

De même, George E. Pake, qui dirigeait alors le centre de recherche de Xerox Corp. à Palo Alto, avait prédit que d'ici 1995, son bureau serait équipé d'un écran semblable à celui d'une télévision. « Je pourrai accéder aux documents depuis mes dossiers à l'écran ou en appuyant sur un bouton », déclarait-il. « Je pourrai recevoir mon courrier ou tout autre message. Je ne sais pas si le papier sera vraiment utile dans ce monde »

Si la description que fait Pake de l'informatique des années 1990 semble étrangement prémonitoire, celui-ci avait tort quant à la durée et à la quantité de papier que les entreprises de l'époque allaient vouloir conserver.

Evelyn Berezin, fondatrice et présidente de Redactron, à l'origine des premiers traitements de texte, est également citée dans le même article. Son point de vue est plus pessimiste, mais finalement assez réaliste. À la question de savoir quand le bureau sans papier arriverait, elle avait répondu : « Ce sera très long, les changements dans les habitudes de travail prennent toujours plus de temps qu'on ne le pense. » Elle ajoutait : « Dans les années 1950, l'industrie du traitement électronique des données pensait que le monde entier passerait à l'informatique d'ici à 1960. Et ce n'est pas encore le cas. »

Evelyn Berezin avait raison.

La transition vers un environnement de travail sans papier a pris beaucoup plus de temps que ne l'avaient prévu la plupart des premiers observateurs. Ce n'est qu'au début des années 2000 que les processus entièrement dématérialisés ont commencé à s'imposer. Le secteur public a continué à dépendre fortement des formulaires et des dossiers imprimés jusque dans les années 2020.

Toutefois, nous avons assisté ces dernières années à une forte augmentation des efforts déployés par les administrations, en particulier celles de l'Union européenne, pour se passer du papier. Par exemple, des initiatives sont en cours en Espagne et au Portugal pour numériser environ 4 millions de pages d'anciens documents administratifs. La France travaille quant à elle à la numérisation et au stockage numérique d'environ 4,2 millions de pages.

Cette évolution rapide soulève plusieurs questions : Tout d'abord, pourquoi tant de gouvernements européens différents décident-ils que le moment est venu de passer à un système sans papier ? Si certains organismes n'ont pas encore entrepris de projets de numérisation, doivent-ils le faire ?

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Les consulats s'appuient depuis longtemps sur des processus manuels basés sur papier pour répondre aux besoins des citoyens vivant en dehors de leur pays d'origine. Cependant, cinq facteurs sont à l'origine de l'accélération de la numérisation :

1. L'opportunité FRR

Si les gouvernements hésitent parfois à se lancer dans des initiatives de numérisation, c'est notamment parce que ces efforts nécessitent un investissement initial. Les consulats et autres agences gouvernementales peuvent avoir des millions de pages de documents stockés dans leurs meubles d'archivage. Les organisations ont besoin de matériel de numérisation, ainsi que de systèmes de stockage numérique dotés de dispositifs de sécurité appropriés pour protéger les informations personnelles identifiables des citoyens.

Toutefois, au-delà de l'investissement financier, c'est l'investissement en temps qui est le plus important. Il faut parfois des heures pour numériser des documents, vérifier l'exactitude des résultats et éliminer les dossiers papier en toute sécurité. Si les consulats tentent d'embaucher et de former du personnel pour gérer eux-mêmes ces projets, ils risquent de dépasser rapidement leur budget. De plus, la tâche peut prendre des dizaines d'années.

La facilité pour la reprise et la résilience (FRR) de l'UE fournit cependant aux pays le financement nécessaire pour engager des fournisseurs tiers qui s'occuperont des tâches de numérisation dans un délai minime par rapport à la normale.

Adoptée en réponse à la pandémie de COVID-19, puis renforcée pour répondre à l'invasion de l'Ukraine par la Russie, l'initiative FRR fournit aux pays membres des fonds pour la réalisation de projets conformes aux priorités de l'UE. Plus précisément, elle met à la disposition des gouvernements européens un total de 723,8 milliards d'euros, dont 385,8 milliards d'euros sous forme de prêts et 338 milliards d'euros sous forme de bourses. Selon le site Web de la Commission européenne, « la FRR aide l'UE à atteindre son objectif de neutralité climatique d'ici à 2050 et place l'Europe sur la voie de la transition numérique, tout en créant des emplois et en stimulant la croissance ».

Chaque pays de l'UE dispose de son propre plan d'utilisation des fonds. Nombre d'entre eux ont réservé des fonds pour des projets plus respectueux de l'environnement et des projets de transformation numérique, tels que la numérisation des dossiers des consulats. Certains consulats utilisent ces fonds pour obtenir l'investissement initial dont ils ont besoin pour passer à des processus sans papier.

Une fois la numérisation initiale achevée et les consulats entièrement passés au numérique, ces derniers constatent souvent que les économies résultant de la dématérialisation des processus permettent d'amortir la numérisation au fil du temps. Par ailleurs, comme le stockage numérique nécessite beaucoup moins d'espace que les armoires d'archivage physiques, les consulats peuvent soit réduire leur empreinte immobilière, soit réaffecter leur espace existant pour une gestion plus efficace. En outre, les processus dématérialisés nécessitent généralement moins de personnel et permettent aux consulats d'effectuer leur travail plus rapidement. C'est ainsi qu'un gouvernement a pu économiser 120 000 euros après avoir numérisé plus de 1,1 million de documents.

2. Répercussions à long terme de la pandémie

La pandémie de COVID-19 a entraîné des changements sociétaux importants et durables. Au cours de la pandémie, de nombreuses personnes ont reconsidéré leur situation professionnelle et leurs conditions de vie. Beaucoup ont démissionné ou changé de secteur d'activité. Certains individus refusent désormais des postes qui exigent de longues heures de travail, tandis que d'autres ne souhaitent que des emplois qui leur permettent de travailler à domicile. C'est pourquoi de nombreuses organisations peinent aujourd'hui à trouver les travailleurs dont elles ont besoin.

Les consulats n'échappent pas à ces difficultés. D'ailleurs, dans certains cas, il leur est encore plus difficile de trouver du personnel, car la plupart des employés des consulats doivent travailler sur place.

Alors qu'elles repensaient leurs choix de carrière, de nombreuses personnes ont décidé que la pandémie était le moment idéal pour s'installer dans un nouveau pays. Maintenant que les restrictions liées à la pandémie sont levées, les gens voyagent davantage. Ces facteurs ont augmenté la charge de travail des consulats, qui doivent travailler davantage avec moins de personnel.

La pandémie a également eu pour effet de faire évoluer notre dépendance à l'égard des technologies dans la vie de tous les jours. Pour les analystes d'EY, « l'une des conséquences les plus frappantes de la pandémie est notre dépendance croissante à l'égard des technologies dans notre vie quotidienne ». Les appels vidéo et les achats en ligne sont devenus la norme. Les gens ne pouvant pas quitter leur domicile, une grande partie de leur vie a migré en ligne.

Selon un cabinet d'analyse, de nombreux organismes publics ont réagi à ces changements en intensifiant leur numérisation. Le rapport explique que « la pandémie a déclenché et accéléré l'innovation numérique au sein des gouvernements du monde entier. Le défi consiste désormais à intensifier ces efforts pour que les gouvernements restent ou deviennent des fournisseurs fiables, agiles et résilients de services aux citoyens et de valeur pour le public ».

3. Attentes des citoyens

Le coronavirus a accentué une tendance existante, à savoir que les citoyens souhaitent pouvoir faire la plupart de leurs démarches en ligne.

Selon EY, « les citoyens sont très désireux de disposer de services publics davantage numérisés ». Toutefois, le cabinet ajoute que « si les gouvernements ont accéléré le passage à la numérisation de nombreux services publics, ils sont toujours à la traîne par rapport aux services fournis par le secteur privé, tels que les achats et les services bancaires en ligne, et des progrès sont attendus dans la prestation de leurs services. ». Le rapport ajoute : « Au niveau mondial, seule la moitié des citoyens (53 %) pense que les gouvernements et les services publics ont utilisé efficacement la technologie numérique en réponse à la pandémie ».

En d'autres termes, si la pandémie a encouragé les administrations à se moderniser et à se numériser, celles-ci n'ont souvent pas évolué assez rapidement pour répondre aux attentes des citoyens.

La plupart des gens possèdent un smartphone qu'ils utilisent pour faire des achats, communiquer avec leurs amis et leur famille, accéder aux actualités et aux informations, se divertir, effectuer des transactions bancaires et interagir avec des entreprises de toutes sortes. Ces expériences influencent les attentes des citoyens à l'égard de leur gouvernement.

Les consulats se rendent compte qu'ils risquent de ne pas pouvoir répondre à ces attentes, c'est pourquoi ils envisagent de passer à la dématérialisation.