Une gestion de salle de fichiers optimale aide à réduire les risques reliés à votre entreprise tout en améliorant votre productivité.

Plusieurs entreprises tiennent toujours une copie papier de leur registre en raison du vieillissement de l'ancien processus. Toutefois, plusieurs autres adoptent une stratégie de transformation numérique afin de mettre fin à ces anciens processus, sauver de l'argent et augmenter leur productivité. Voyez par vous même la façon dont Iron Mountain a contribué à la transformation numérique d'un détaillant national.Un important détaillant ayant des magasins partout en Amérique du Nord s'est récemment retrouvé au milieu d'un gâchis en matière de gestion de documents. Les dossiers des ressources humaines étaient conservés sur place dans des aires d'entreposage de dossiers décentralisées par magasin et étaient gérés par des employés de la région qui avaient peu ou pas d'expérience en gestion de dossiers.

Les salles de dossiers sur site de ce type peuvent sembler être une bonne manière de gérer les dossiers, mais ces aires d'entreposage peuvent en fait compliquer le partage d'information avec les membres de votre organisation et la protection de l'information à long terme.

Conserver tout ce papier sur site peut rendre la numérisation de vos dossiers plus difficile tout en augmentant les chances de divulguer involontairement de l'information personnelle identifiable, généralement aux ressources humaines, ainsi que d'être mis à l'amende si vous avez conservé des fichiers plus longtemps que leur calendrier de conservation ou que vous ne soyez pas en mesure de dénicher des fichiers en lien avec une demande d'enquête.

Le déplacement de ces salles de dossiers hors site vers un fournisseur en entreposage de confiance peut non seulement réduire ces risques opérationnels, mais aussi permettre aux employés de rester concentrés sur leurs rôles et responsabilités de base au lieu de se préoccuper de la gestion des dossiers.

Examinons de plus près une grande entreprise multinationale de vente au détail qui a collaboré avec Iron Mountain pour déplacer ses salles de dossiers hors site vers des centres de documents sécurisés et conformes qui ont pu rapidement accroître la productivité et réduire les coûts nets.

Le pire cauchemar d'un gestionnaire de dossiers et d'information

Comme mentionné, les documents RH du grand détaillant étaient conservés dans des salles de documents sur site éparpillées un peu partout en Amérique du Nord. Un processus d'intégration des employés, entièrement fait sur papier et qui a fait son temps, était source de problèmes constants et n'aidait donc pas à la situation.

Les nouveaux employés devaient compléter des piles de formulaires papier imposés par la réglementation au niveau du fédéral et de l'état ainsi que par des politiques d'entreprise. Ces documents étaient conservés dans les mêmes emplacements où les employés travaillaient, mais il n'y avait pas de gestionnaire de dossiers formés dans chacun des emplacements.

Ce processus a donné lieu à un flux de productivité disparate : du congestionnement occasionné par un travail à la main forçait les employés à refaire certaines tâches administratives quand des dossiers étaient perdus, ce qui nuit à la productivité. Il a rendu également les tâches suivantes d'autant plus difficiles:

• Trouver et partager les dossiers lorsque l'entreprise ou les employés sur place en ont le plus besoin
• Faire le suivi des dossiers du personnel pour confirmer l'exhaustivité et la conformité aux règlements
• Assurer la confidentialité des données de tous les documents
• Conformez-vous aux politiques juridiques et institutionnelles sur les registres et tableaux de conservation puisque le chaos régnait partout lors de la gestion des registres.
• Centraliser les documents et passer à un système de documents numériques
• Répondre aux requêtes dans un délai convenable

Se distancier des salles de dossiers sur site tout en maintenant un accès aux documents

Au départ, les gestionnaires du détaillant ne voulaient pas faire de changement à leur flux de productivité qui a fait son temps. Ils s'inquiétaient des coûts engendrés par la numérisation de volumes importants de vieux dossiers papier et hésitaient à modifier leurs processus actuels parce qu'ils craignaient une perte de productivité causée par une modification trop radicale, que les employés n'arriveraient pas à assimiler et à gérer.

Iron Mountain a proposé une solution hybride qui pourrait aider le détaillant :

• Nettoyer toutes leurs salles de dossiers, actuellement réparties dans toute l'Amérique du Nord, et déplacer tous les documents dans une seule salle de dossiers centrale située dans un centre de dossiers sécurisé et conforme d'Iron Mountain.
• Numériser et améliorer leur processus de RH de bout en bout à l'aide de la technologie d'automatisation du flux de productivité fournie par le partenaire d'Iron Mountain, Hyland Onbase.

Tous leurs dossiers papier sont maintenant entreposés chez Iron Mountain conformément à leurs politiques de gestion de dossiers à leurs calendriers de conservation. L'information sur l'ensemble de leur inventaire est accessible en ligne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. S'ils avaient besoin d'un document rapidement, ils pouvaient faire la demande de recevoir une copie numérique accessible sur demande dans un délai de 4 heures ou bien faire la demande d'obtenir un document physique dans un délai de 24 heures.

Plus de 7 millions de dossiers ont été déplacés hors site et les salles de documents sur site ont été converties à d'autres fonctions d'entreprise dans bon nombre d'emplacements. Les changements apportés au flux de productivité ont réduit l'incidence de l'erreur humaine lors du traitement de la documentation administrative des RH et ont considérablement réduit le nombre de dossiers égarés ou perdus, ce qui a amélioré la conformité globale des dossiers et la confidentialité des données pour le détaillant.

Les gestionnaires se sont vite rendu compte que les avantages en matière de sécurité, de chaîne de possession, de confidentialité des données, de gestion des dossiers et de l'information ainsi qu'en transformation numérique l'emportaient largement sur leurs hésitations initiales par rapport au projet.

Innovation sans effort

Le maintien de dossiers papier sur place dans des salles de dossiers réparties sur une vaste zone géographique est contre-productif; il réduit la productivité des employés et introduit des risques inutiles de vérification, de litige et de réglementation pour toute entreprise. Déplacer les opérations des salles de dossiers vers un fournisseur de stockage de confiance se trouvant hors site vous soulagera de vos tâches de gestion de dossiers; accélérera la transformation numérique et vous permettra de maintenir un accès aux dossiers tout au long de leur cycle de vie.

Plusieurs entreprises tiennent toujours une copie papier de leur registre en raison du vieillissement de l'ancien processus. Toutefois, plusieurs autres adoptent une stratégie de transformation numérique afin de mettre fin à ces anciens processus, sauver de l'argent et augmenter leur productivité. Voyez par vous même la façon dont Iron Mountain a contribué à la transformation numérique d'un détaillant national.Un important détaillant ayant des magasins partout en Amérique du Nord s'est récemment retrouvé au milieu d'un gâchis en matière de gestion de documents. Les dossiers des ressources humaines étaient conservés sur place dans des aires d'entreposage de dossiers décentralisées par magasin et étaient gérés par des employés de la région qui avaient peu ou pas d'expérience en gestion de dossiers.

Les salles de dossiers sur site de ce type peuvent sembler être une bonne manière de gérer les dossiers, mais ces aires d'entreposage peuvent en fait compliquer le partage d'information avec les membres de votre organisation et la protection de l'information à long terme.

Conserver tout ce papier sur site peut rendre la numérisation de vos dossiers plus difficile tout en augmentant les chances de divulguer involontairement de l'information personnelle identifiable, généralement aux ressources humaines, ainsi que d'être mis à l'amende si vous avez conservé des fichiers plus longtemps que leur calendrier de conservation ou que vous ne soyez pas en mesure de dénicher des fichiers en lien avec une demande d'enquête.

Le déplacement de ces salles de dossiers hors site vers un fournisseur en entreposage de confiance peut non seulement réduire ces risques opérationnels, mais aussi permettre aux employés de rester concentrés sur leurs rôles et responsabilités de base au lieu de se préoccuper de la gestion des dossiers.

Examinons de plus près une grande entreprise multinationale de vente au détail qui a collaboré avec Iron Mountain pour déplacer ses salles de dossiers hors site vers des centres de documents sécurisés et conformes qui ont pu rapidement accroître la productivité et réduire les coûts nets.

Le pire cauchemar d'un gestionnaire de dossiers et d'information

Comme mentionné, les documents RH du grand détaillant étaient conservés dans des salles de documents sur site éparpillées un peu partout en Amérique du Nord. Un processus d'intégration des employés, entièrement fait sur papier et qui a fait son temps, était source de problèmes constants et n'aidait donc pas à la situation.

Les nouveaux employés devaient compléter des piles de formulaires papier imposés par la réglementation au niveau du fédéral et de l'état ainsi que par des politiques d'entreprise. Ces documents étaient conservés dans les mêmes emplacements où les employés travaillaient, mais il n'y avait pas de gestionnaire de dossiers formés dans chacun des emplacements.

Ce processus a donné lieu à un flux de productivité disparate : du congestionnement occasionné par un travail à la main forçait les employés à refaire certaines tâches administratives quand des dossiers étaient perdus, ce qui nuit à la productivité. Il a rendu également les tâches suivantes d'autant plus difficiles:

• Trouver et partager les dossiers lorsque l'entreprise ou les employés sur place en ont le plus besoin
• Faire le suivi des dossiers du personnel pour confirmer l'exhaustivité et la conformité aux règlements
• Assurer la confidentialité des données de tous les documents
• Conformez-vous aux politiques juridiques et institutionnelles sur les registres et tableaux de conservation puisque le chaos régnait partout lors de la gestion des registres.
• Centraliser les documents et passer à un système de documents numériques
• Répondre aux requêtes dans un délai convenable

Se distancier des salles de dossiers sur site tout en maintenant un accès aux documents

Au départ, les gestionnaires du détaillant ne voulaient pas faire de changement à leur flux de productivité qui a fait son temps. Ils s'inquiétaient des coûts engendrés par la numérisation de volumes importants de vieux dossiers papier et hésitaient à modifier leurs processus actuels parce qu'ils craignaient une perte de productivité causée par une modification trop radicale, que les employés n'arriveraient pas à assimiler et à gérer.

Iron Mountain a proposé une solution hybride qui pourrait aider le détaillant :

• Nettoyer toutes leurs salles de dossiers, actuellement réparties dans toute l'Amérique du Nord, et déplacer tous les documents dans une seule salle de dossiers centrale située dans un centre de dossiers sécurisé et conforme d'Iron Mountain.
• Numériser et améliorer leur processus de RH de bout en bout à l'aide de la technologie d'automatisation du flux de productivité fournie par le partenaire d'Iron Mountain, Hyland Onbase.

Tous leurs dossiers papier sont maintenant entreposés chez Iron Mountain conformément à leurs politiques de gestion de dossiers à leurs calendriers de conservation. L'information sur l'ensemble de leur inventaire est accessible en ligne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. S'ils avaient besoin d'un document rapidement, ils pouvaient faire la demande de recevoir une copie numérique accessible sur demande dans un délai de 4 heures ou bien faire la demande d'obtenir un document physique dans un délai de 24 heures.

Plus de 7 millions de dossiers ont été déplacés hors site et les salles de documents sur site ont été converties à d'autres fonctions d'entreprise dans bon nombre d'emplacements. Les changements apportés au flux de productivité ont réduit l'incidence de l'erreur humaine lors du traitement de la documentation administrative des RH et ont considérablement réduit le nombre de dossiers égarés ou perdus, ce qui a amélioré la conformité globale des dossiers et la confidentialité des données pour le détaillant.

Les gestionnaires se sont vite rendu compte que les avantages en matière de sécurité, de chaîne de possession, de confidentialité des données, de gestion des dossiers et de l'information ainsi qu'en transformation numérique l'emportaient largement sur leurs hésitations initiales par rapport au projet.

Innovation sans effort

Le maintien de dossiers papier sur place dans des salles de dossiers réparties sur une vaste zone géographique est contre-productif; il réduit la productivité des employés et introduit des risques inutiles de vérification, de litige et de réglementation pour toute entreprise. Déplacer les opérations des salles de dossiers vers un fournisseur de stockage de confiance se trouvant hors site vous soulagera de vos tâches de gestion de dossiers; accélérera la transformation numérique et vous permettra de maintenir un accès aux dossiers tout au long de leur cycle de vie.

A Records and Information Manager's Worst Nightmare

As mentioned, the large retailer's HR records were held on site in file rooms dispersed throughout North America. Complicating matters was an outdated, all-paper employee onboarding process that was a constant source of problems.

New employees had to fill out stacks of hard-copy forms required by federal and state regulations and by corporate policies. These records were held in the same locations where the employees worked, but there was not a trained records manager in each location.

This process created a disjointed workflow – there were manual-workflow bottlenecks and employees had to redo paperwork when records couldn't be found, resulting in lost productivity. It also made it difficult to:

• Find and share records when needed most by either corporate or by employees at the location
• Track personnel records to confirm completeness and regulatory compliance
• Ensure data privacy of all records
• Remain compliant with legal, regulatory and corporate records policies and retention schedules since there was confusion in each location on how to manage records
• Centralize records and move to a digital records system
• Respond to discovery requests in a timely manner

Moving Away From Onsite File Rooms While Retaining Access to Records

At first, the retailer's management didn't want to make changes to their aging workflow. They feared the cost of digitizing large volumes of legacy paper records and were leery of changing current processes due to concerns about lost productivity if the process changed too drastically for employees to absorb and manage going-forward.

Iron Mountain offered the retailer a hybrid solution that would help them:

• Clean out all their file rooms, currently spread out across North America, and move all records into one, central file room located in a secure, compliant Iron Mountain Records Center.
• Digitize and improve their HR process end-to-end using workflow automation technology provided by Iron Mountain's partner, Hyland Onbase.

All their paper records are now stored at Iron Mountain per their records policies and retention schedules and information about their entire inventory would be available online 24/7. If they needed a file back quickly, they can request it be imaged and available on-demand within 4-hours or they can request the physical record be returned within 24-hours.

Over 7 million records were moved offsite and on site file room space was converted to other business uses in many locations. Workflow changes decreased human-error when processing HR paperwork and greatly reduced the number of misplaced or lost files, which improved overall records compliance and data privacy for the retailer.

Management soon realized the security, chain of custody, data privacy, records and information management, and digital transformation benefits far outweighed their initial hesitation about the project.

Innovation without heartache

Maintaining paper records onsite in file rooms across a wide geographic area is counterproductive; it reduces employee productivity and introduces unnecessary audit, litigation and regulatory risk to your business. By moving file room operations offsite to a trusted storage provider can help you take the burden out of records management; accelerate digital transformation; and retain access to records throughout their entire lifecycle.