La vérité sur le lieu de travail numérique

Comment réussir la numérisation

Par Samantha Bullard

Si vous trouvez que l'expression « lieu de travail numérique » a une significationdifférente aujourd'hui qu'il y a un ou deux ans, vous êtes en bonne compagnie.

Alors que le monde des affaires parle de transformation numérique depuis un certaintemps déjà, il s'agissait souvent avant la pandémie d'un sujet axé sur la technologie etcentré sur les différentes façons d'utiliser le nuage, les données mobiles, la vidéo etd'autres options pour collaborer en ligne et rationaliser les flux de travail.

L'année dernière, nous avons tous beaucoup appris sur ce qui est vraiment essentiellorsqu'il s'agit de travailler, qu'il s'agisse de répondre aux besoins des clients ou de seconnecter virtuellement avec ses collègues. On peut donc affirmer sans risque de setromper que nos initiatives en matière de lieu de travail numérique sont davantageaxées sur la réalité.

Longtemps après la pandémie, nous analyserons encore ce que nous avons appris. Ilne s'agit pas simplement de ramasser les morceaux et de reprendre les activitéshabituelles. Nous revenons à un environnement de travail différent.

Développer les efforts en matière de transformationnumérique

Les données le confirment. Selon une enquête d'IDG réalisée pour Iron Mountain, lesentreprises font état en moyenne de 2 à 3 initiatives de transformation du lieu de travail déjà en cours avant la COVID. Aujourd'hui, ce nombre a doublé.

De multiples facteurs motivent une telle transformation de l'environnement de travail:

• Les politiques de travail à domicile existaient déjà avant la pandémie, mais étaient plutôt rares. Elles étaient traitées avec une certaine légèreté, si bien que la plupart des entreprises n'étaient pas préparées lorsque le travail à domicile est soudain devenu une nécessité pour leur survie, une erreur qu'elles ne referont probablement pas.
• Les bureaux sont réaménagés pour être plus flexibles, plus collaboratifs et pour pouvoir respecter les règles de distanciation sociale.
• Les processus d'entreprise, en particulier ceux qui sont axés sur les documents physiques, sont en cours de réorganisation.

Bien que la technologie soit l'un des principaux moteurs du changement, cette évolutionest aussi générationnelle. Pour de nombreux milléniaux (qui représentent aujourd'hui laplus grande partie de la population active américaine), un monde du travail basé lesprincipes de la fameuse « mobiquité » (des contenus ou des services accessibles toutle temps, partout et sur tous les supports digitaux) se fait attendre depuis longtemps.

Les obstacles à l'accessibilité des données

Prendre conscience de la transformation du lieu de travail numérique signifie égalementprendre conscience des obstacles qui se dressent sur son chemin, commel'accessibilité des données. Les mesures visant à faciliter le télétravail ou à rationaliserles processus d'entreprise ne mèneront à rien si les données nécessaires à leurréalisation ne sont pas facilement accessibles. Et c'est malheureusement la réalité àlaquelle de nombreuses entreprises (pour ne pas dire la plupart d'entre elles) sontaujourd'hui confrontées.

Pensez à tous ces documents papier entreposés dans des classeurs à tiroirs. Commeils sont au format papier, ils ne peuvent être facilement partagés. Ils occupent unespace précieux. Personne ne sait réellement ce qui se trouve dans ces documents, etil faut du temps et de l'argent pour le savoir.

À l'opposé, tenter de passer au « sans papier » est une stratégie qui ne réussit passystématiquement. De nombreuses entreprises reçoivent toujours des documents auformat papier, notamment dans les secteurs très réglementés comme les soins desanté, la finance ou le juridique. D'ailleurs, beaucoup de personnes (y compris parmi lesmilléniaux) aiment souvent travailler avec un document papier.

De nombreuses sociétés lancent des projets de numérisation en interne, maiss'aperçoivent rapidement que ce processus est bien plus compliqué et épuisant queprévu.

Par où commencer? Par tous les fichiers disponibles? Par une sélection de documents?Par tous les documents à partir d'un jour donné?

La numérisation prend du temps et, si elle n'est pas effectuée avec soin, elle peutengendrer de nombreuses erreurs. Une seule erreur, et soudain, c'est un ensembleconséquent de documents qui est remis en question.

De nombreuses organisations lancent leur numérisation sur une base ad hoc pour seretrouver avec de nombreux référentiels numériques individuels répartis entre plusieursdépartements. La visibilité centralisée et la facilité d'accès, qui est l'objectif principal dela numérisation, n'est donc pas atteint.

Une numérisation réussie nécessite presque toujours un changement comportemental.S'il n'a pas lieu, vous vous trouverez probablement dans la pire situation imaginable, ànumériser des tas de documents pour vous apercevoir ensuite que vos collaborateursles impriment après qu'ils ont été scannés.

Six leçons clés pour mener à bien la numérisation

Iron Mountain collabore avec des sociétés de toutes tailles, partout dans le monde, afinde les aider à réussir leur numérisation. Voici les six points clés que nous avons apprisen chemin:

1. Ne perdez pas votre objectif de vue : Votre objectif n'est pas exactement une numérisation intégrale de vos documents; c'est plutôt de rendre des informations importantes aussi accessibles que possible, de la manière la plus sécurisée et rentable possible.

2. Adoptez une politique holistique :: La numérisation n'est que la première étape. Vous devez également prendre en considération la conservation, la sécurité et la destruction sécurisée des informations devenues inutiles (qui se trouvent dans les dossiers et sur les appareils). Ce dernier point est souvent négligé mais est essentiel pour réussir la gestion de l'information et pour réduire votre exposition au vol de données et aux problèmes de conformité réglementaire. Identifier le nécessaire et le superflu aide seulement à l'automatisation des flux de travail. Les entreprises peuvent ensuite incorporer les métadonnées et appliquer des règles de conservation plus aisément.

3. Concentrez-vous sur la réduction (et pas l'élimination) du papier : Passer à un fonctionnement totalement sans papier est un objectif honorable, mais il n'est pas facile à atteindre et peut s'avérer un peu difficile à réaliser. Il est préférable d'accepter que certains documents soient numériques, tandis que d'autres restent au format papier, et de s'efforcer de réduire ces derniers à la moindre occasion:

• Quelles informations actuellement reçues au format papier peuvent être reçues numériquement ou facilement converties au format numérique?
• Quelles processus peuvent être modifiés pour empêcher la production inutile de documents papier?
• Quelles mesures peuvent être prises pour changer les habitudes personnelles et amener les gens à utiliser moins de papier?

4. Examiner au-delà de la numérisation, la conservation : Pour réussir à rendre l'information plus accessible, vous devez penser au-delà de la conversion des fichiers physiques en fichiers numériques:

• Le stockage des documents dans des armoires à dossiers semble facile et peu coûteux au début, jusqu'à ce qu'il ne le soit plus. Il en va de même pour les compartiments de stockage hors site. Ou des piles de DVD et de disques durs contenant des données numériques. Ces approches fonctionnent pendant un certain temps, mais elles ne sont pas très évolutives et ne se prêtent pas à des recherches faciles. Les organisations qui ont des besoins importants en matière de stockage finissent par s'adresser à des fournisseurs de stockage tiers.
• Dans le monde actuel, où le travail est collaboratif et à distance, la conservation basée sur le nuage devient vitale. Il convient, toutefois, de trouver un équilibre entre votre besoin de stockage en nuage à court terme, hautement accessible (mais relativement coûteux) et les options à long terme rentables, telles que le stockage sur bande et en nuage.
• Le stockage en nuage avec la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) peut rendre le contenu de vos documents (dans de nombreux types de fichiers différents) entièrement consultable par texte ou par index.

5. Protégez vos données :: Les informations constituent un bien précieux pour les criminels, que ce soit pour leur valeur intrinsèque (par exemple, les détails d'une carte de crédit personnelle) ou pour leur capacité à mettre fin aux opérations en bloquant l'accès aux données (par exemple, les rançongiciels). La cybercriminalité a augmenté de façon spectaculaire pendant la pandémie et les documents papier représentent à eux seuls un nombre important de violations de données. Pour prévenir les problèmes de sécurité, veillez aux points suivants :

• Cryptage: Rendre vos fichiers illisibles - sans les clés que vous possédez et gérez - lors de leur stockage et de leur transmission.
• Permissions basées sur les rôles: S'assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès à l'information dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.
• Chaîne de contrôle : C'est un terme juridique, mais il est très important. Si vous êtes dans un secteur réglementé, vous devez établir où se trouvent vos actifs physiques et numériques à tout moment.

6. Connaître la valeur : : La numérisation est une entreprise de grande envergure qui, en fin de compte, devrait s'avérer rentable. Les principales façons dont vous pouvez constater un retour sur investissement sont les suivantes:

• Réduire le temps passé par le personnel à la recherche d'informations.
• Réaffecter les espaces de travail actuellement consacrés au stockage: réduire les coûts immobiliers des bureaux et/ou créer plus d'espace pour les activités génératrices de revenus.
• Améliorer les processus d'entreprise en libérant des informations aujourd'hui piégées dans des documents papier (par exemple, augmenter les ventes en simplifiant l'accès aux devis de travaux; augmenter la trésorerie en numérisant les factures).

La pandémie nous oblige tous à voir le « lieu de travail numérique » sous un journouveau. En réalité, avant la pandémie, les chances qu'un effort de transformationnumérique atteigne ses objectifs étaient plutôt faibles. Une bonne dose de réalisme etles enseignements pratiques que j'ai exposés ici contribueront à améliorer la situation.

Samantha Bullard est responsable du marketing de portefeuille pour Global DigitalSolutions chez Iron Mountain. Elle se concentre sur la transformation numérique,l'automatisation des flux de travail, la classification des contenus, la gouvernance del'information et les sujets liés à la confidentialité, en travaillant en étroite collaborationavec les experts d'Iron Mountain pour fournir des services de numérisation, d'indexationet de stockage aux entreprises du monde entier.