Smart sort : exemple de cas d'utilisation dans le domaine des soins de santé

Défi

Une importante organisation de santé souhaitait réduire les coûts et les risques en détruisant les documents qui avaient satisfait aux exigences de conservation. Cependant, elle n'était pas en mesure d'identifier facilement et de manière certaine les documents pouvant être détruits, car elle ne disposait pas du budget nécessaire pour entreprendre un projet de recherche à long terme et à forte charge de travail. En raison des ressources limitées, les efforts de l'organisation pour une destruction justifiée étaient au point mort.

Soluton

En suivant le processus Smart Sort, l'équipe d'Iron Mountain a récupéré 48 000 cartons de documents et en a examiné le contenu au niveau des dossiers. En temps réel et d'une simple pression sur le dossier, ils ont tiré et remis en boîte tous les dossiers conformément au calendrier de conservation, tout en identifiant les documents qui pouvaient être détruits.

Résultats

• Acquisition de la capacité de détruire 123 000 fichiers en toute confiance.
• Réduction des coûts de stockage tout en respectant les exigences de conformité et en réduisant les risques.
• Mise en place d'un processus de destruction continue.

Avec smart sort, vous pouvez

• Définir facilement l'éligibilité à la destruction - Iron Mountain exploite les données de votre base de données existante et de votre calendrier de conservation pour évaluer l'admissibilité à la destruction.
• Permettre la destruction au niveau des boîtes - Les dossiers seront triés en fonction de l'année d'admissibilité à la destruction afin de simplifier la gestion continue de la conservation et de la destruction.
• Réduire les coûts et les risques du programme - Initie la destruction immédiate des dossiers éligibles afin de réduire les coûts de conservation et de réduire les risques d'instruction juridique, d'audit et de conformité.
• Améliorer les taux de localization - À la fin de votre projet Smart Sort, vous disposerez d'une liste actualisée des dossiers qui vous permettra de gérer vos documents de manière précise et efficace.

Conserver des dossiers plus longtemps que nécessaire ne fera qu'augmenter le coût et le risque sur le long terme. Arrêtez de dilapider un budget et des ressources précieuses aux seules fins de retarder l'inévitable. Transformez le désordre en conformité grâce à cette solution rentable qui vous permet de vous organiser pour être efficace, de détruire immédiatement les renseignements de priorité et, finalement, d'éliminer les coûts et les risques inutiles de votre programme de gestion des dossiers.

Pour plus d'informations, contactez directement votre chargé de clientèle Iron Mountain ou remplissez le présent formulaire afin d'obtenir davantage d'informations. Incluez les mots « Smart Sort » dans la section Commentaires.