Un risque réduit
Grâce à une meilleure collaboration inter-agence
La Société d’aide à l’enfance accélère la stratégie numérique
Réussites client
La numérisation des dossiers papiers est l’une des priorités principales de l’agence et l’un de ses plus gros défis.
Défi
La SAE de Durham désirait moderniser et accélérer l’archivage numérique des dossiers du réseau d’information de la protection de l’enfance (RIPE), afin de permettre au personnel de se tenir informé et d’accéder aux dossiers de protection de l’enfant de manière sûre et rapide, à partir de n’importe quel endroit.
Solution
En combinant la numérisation planifiée ou à la demande des documents avec des politiques efficaces de rétention, Iron MountainMD Backfile Scanning fournit un procédé rapide et efficace pour convertir les documents papiers d’héritage en fichiers numériques.
Résultats
La SAE de Durham peut passer aux dossiers numériques à son propre rythme. Les employés cherchent et mémorisent les fichiers en un temps record comparé au passé, tout en adhérant aux réglementations sur la confidentialité des données et aux meilleures pratiques.
Un accès continu
Aux dossiers pour les collaborateurs travaillant à distance lors de la pandémie
Une conformité plus simple
Avec des règles de destruction et d’audit des inventaires rigoureux
Gains d’espace et de productivité
Pour les employés dédiés à la gestion des fichiers
Développer des opportunités et de l’espoir pour les enfants et les familles
« Bien que nous disposions d’une politique de rétention et d’entreposage, nous nous sommes rendus compte que nous avions besoin de faire appel à une expertise externe pour mieux gérer ces tâches. »
Toujours là en cas de besoin
Numériser les systèmes de protection des enfants
La principale agence canadienne, la Société d’aide à l’enfance de Durham a soutenu les familles et protégé les enfants au sein de la communauté depuis plus d’un siècle. Outre l’assistance financière, elle participe aux enquêtes suite aux allégations de maltraitance et de négligence des enfants et les protège contre les risques de sévices.
La numérisation des dossiers papiers est l’une des priorités principales de l’agence et l’un de ses plus gros défis. Non seulement pour s’assurer que les employés auront toujours accès aux tout derniers dossiers sur les cas, aux notes, aux informations financières, mais aussi pour tirer profit du Réseau d’Information sur la Protection de l’Enfance (RIPE), une base de données qui concerne toute la province.
Créé par le gouvernement d’Ontario, le RIPE collecte et suit les données de protection des enfants à plus grande échelle que jamais auparavant. Cette méthode permet d’éviter les situations dans lesquelles différentes agences pourraient disposer de plusieurs fichiers physiques concernant une même famille, limitant ainsi la prise de décisions et le placement par inadvertance d’enfants à risque.
Faire un meilleur usage des ressources et de l’espace
Depuis un moment, la SAE de Durham recherche un partenaire afin d’accélérer sa stratégie numérique. Elle souhaite aussi résoudre d’autres défis courants. « Gérer des archives en ligne et être constamment obligé d’accéder à des dossiers papier prenait énormément de temps », explique Michael Morris, responsable des systèmes d’information. « Bien que nous disposions d’une politique de rétention et d’entreposage, nous nous sommes rendus compte que nous avions besoin de faire appel à une expertise externe pour mieux gérer ces tâches. »
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