Validation des données : Prévenir les problèmes d'inventaire des documents physiques

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Même si votre entreprise a mis en place un programme de gestion des documents et de l'information valable en droit, assurer la conformité de l'ensemble de vos processus peut se révéler un véritable cauchemar. Et aux yeux de la loi, ne pas avoir de politique vaut mieux qu'une politique appliquée de façon incohérente. Vous comprenez très bien l'importance de répertorier avec soin les documents que vous entreposez hors site, mais le défi consiste à s'assurer que tout le monde suit les règles.

3 mai 20186 mins
Validation des données : Prévenir les problèmes d'inventaire des documents physiques

Défis pour l'entreprise

Même si votre entreprise a mis en place un programme de gestion des documents et de l'information valable en droit, assurer la conformité de l'ensemble de vos processus peut se révéler un véritable cauchemar. Et aux yeux de la loi, ne pas avoir de politique vaut mieux qu'une politique appliquée de façon incohérente. Vous comprenez très bien l'importance de répertorier avec soin les documents que vous entreposez hors site, mais le défi consiste à s'assurer que tout le monde suit les règles.

Si des employés expédient des boîtes aux métadonnées incomplètes, cela complique davantage la tâche. Sans les métadonnées appropriées, il peut être impossible d'accéder rapidement à l'information au moment voulu, ce qui peut entraîner des coûts liés à la divulgation. En outre, vous ne serez probablement pas en mesure de prendre les décisions nécessaires quant à la conservation et à l'élimination des documents pour contenir les frais d'entreposage.

Les effets sur vous

  • Vous pourriez devoir aider les employés de votre entreprise à se conformer à la politique sans avoir à intervenir directement.
  • Vous ne parviendrez pas à obtenir de manière rapide ou efficace l'information dont vous avez besoin s'il vous faut fouiller parmi une foule de documents non répertoriés.
  • Vous pourriez avoir de la difficulté à faire appliquer la politique de conformité par tous les employés qui expédient des boîtes de documents hors site.
  • Vous pourriez faire l'acquisition d'une entreprise dont l'inventaire des documents est inadéquat et vouloir mettre un terme à l'accumulation de boîtes non répertoriées.

Et si vous pouviez...

  • Assurer le suivi et l'adoption de procédures adéquates par tous vos effectifs?
  • Trouver plus facilement l'information dont vous avez besoin?
  • Améliorer le processus d'inventaire pour que les employés inscrivent systématiquement les métadonnées appropriées sur toutes les boîtes envoyées en entreposage hors site?
  • Être informé lorsque des boîtes sont envoyées sans métadonnées afin de pouvoir corriger le problème rapidement?
  • 83 %

    Fait sur l'industrie :

    Plus de 83 % des entreprises déclarent être incapables de trouver des documents physiques lorsque cela est nécessaire, principalement en raison de descriptions de dossiers manquantes ou ambigües.

    Source : Rapport d'évaluation de la conformité d'Iron Mountain de 2012

Validation des données : Prévenir

Pour les nouveaux documents, vous disposerez d'une procédure qui vous aidera à éviter les problèmes d'inventaire en exigeant l'ajout des métadonnées appropriées aux boîtes envoyées hors site et qui prend l'une des deux formes suivantes :

Validation aux installations d'Iron Mountain

Les utilisateurs demandent le ramassage des boîtes sur le portail Iron Mountain ConnectMC, par téléphone, par courriel, par télécopieur ou en remplissant un formulaire de transmission. Les boîtes sont balayées au moment de la collecte, et vous recevez un rapport sur les anomalies dès qu'elles sont reçues au lieu d'entreposage. Vous pouvez alors ajouter les métadonnées manquantes ou demander à Iron Mountain de le faire pour vous.

Validation aux installations du client

Notre option privilégiée est la plus sûre : les utilisateurs transmettent toutes les demandes de collecte en ligne sur notre portail sécurisé Iron Mountain Connect. Lors du ramassage, les boîtes mal identifiées sont laissées sur place pour qu'aucune boîte sans métadonnées ne soit entreposée.

Les avantages qui vous attendent...

  • Votre programme de gestion de l'information et des documents est appliqué de façon uniforme.
  • Vous trouvez plus facilement l'information voulue.
  • Vous réduisez les coûts et la gestion des risques de votre programme.
  • Vous êtes informé rapidement lorsque des boîtes sont mal identifiées.

Réussite de nos clients

Une société de télécommunications internationale avait plusieurs établissements qui fonctionnaient de façon décentralisée, ce qui a donné un programme de gestion des documents manquant de cohérence. Reconnaissant la nécessité d'une approche plus rationnelle en raison du nombre croissant de documents non répertoriés, la société a fait appel à Iron Mountain pour définir un procédé de validation des données. Ils ont commencé par définir les champs obligatoires qui devaient recevoir des métadonnées suffisantes au sujet des boîtes envoyées à l'extérieur pour entreposage. À présent, les utilisateurs ont l'obligation d'ajouter des métadonnées et l'équipe de gestion de documents reçoit des rapports sur les anomalies proactivement afin qu'elle puisse corriger rapidement les descriptions de documents incomplètes.

Le résultat :

– Une saisie améliorée des métadonnées sur les boîtes entreposées hors site de l'ordre de 80 % au cours d'une période de six mois.

– Une réduction à deux jours par mois du temps passé par l'équipe de gestion des documents à la résolution de problèmes de classification.

 

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