Solutions pour salle des dossiers

Guides solution

Hors site ne veut pas dire hors ligne – conserver L'accès à vos fichiers actifs tout en réduisant Votre fardeau de gestion de documents.

18 mars 20196 mins
File Room Storage- File storage room | Iron Mountain
Hors site ne veut pas dire hors ligne — conserver l'accès à vos fichiers actifs tout en réduisant votre fardeau de gestion de documents.

Vous devez accéder régulièrement aux fichiers et aux archives importants, mais gérer un nombre sans cesse grandissant de documents et de processus de flux de travail dans les salles de fichiers locales prend beaucoup d'espace, surcharge le personnel et laisse votre organisation à risque de perte d'information et de violation de la conformité. Au fur et à mesure que votre organisation passe à une manière plus digitale de travailler, vous devez repenser votre stratégie de garder vos fichiers sur place.

La solution Salle des dossiers d'Iron Mountain reproduit vos salles de fichiers dans un environnement hors site et sécuritaire. Vos fichiers sont stockés et gérés dans nos locaux sécurisés et conformes par nos spécialistes expérimentés qui vont utiliser votre système de classement. Vous pouvez concentrer votre temps et vos ressources à d'autres objectifs commerciaux importants plutôt que de passer la plupart de votre temps à gérer les archives.

Caractéristiques clés

Notre solutions pour Salle des dossiers contient tous les éléments nécessaires pour gérer vos fichiers actifs et vos archives :

Solutions de gouvernance d’inventaire

Protégez vos fichiers dans notre centre d'archives spécialisés qui fournit des contrôles avancés en matière d'environnement, de sécurité et d'accès. Notre solutions pour Salle des dossiers a été conçue selon les normes de réglementation les plus strictes et est occupée par des spécialistes Iron Mountain qualifiés qui sont formés pour suivre les processus conformes. Vos fichiers seront stockés sur une étagère ouverte pour un accès rapide et une gestion de conservation facile.

Opérations de la salle de fichiers et personnel

Iron Mountain peut reproduire votre opération de salle de fichiers actuelle et suivre vos processus pour les étiquettes, les codes, les interfichiers, les dépôts et le traitement des demandes. Pour un accès facile et des vérifications rapides, les étiquettes RFID sont appliquées au niveau des fichiers. Toutes les activités de gestion de l'information sont menées par un personnel dévoué fourni par Iron Mountain.

Services de numérisation pour unaccès rapide aux fichiers prioritaires

Le service Image on Demand™ d'Iron Mountain garantit que vos fichiers sont livrés dans un délai de quatre heures selon un Contrat de niveau de service (CNS). Nous recommandons de numériser les documents pour faciliter la livraison et activer l'information historique pour intégrer à votre Gestion du contenu électronique (GCE) et / ou votre système d'archivage.

Transformationnumérique de soutien

Iron Mountain possède l'équipement, le personnel formé et l'expertise pour gérer la transformation numérique de vos processus de flux de travail — de la numérisation de vos documents existants à l'exploitation des solutions de stockage infonuagique pour un accès et un partage faciles.

Exploitation des services de relocalisation d'inventaire additionnels Iron Mountain

Les experts d'Iron Mountain peuvent épurer, empaqueter et fournir un transfert de fichiers complet de votre salle de fichiers en utilisant votre système de fichiers chez Iron Mountain.

Iron Mountain specialists can purge, pack and provide point-to-point file transfers from your file room to your file room within our secure records center where your filing system will still be used.

Destruction sécuritaire des archives

Nous assurons une destruction certifiée de vos archives.

Améliorez votre emphase avec notre personnel expérimenté

Mettez plus d'emphase sur les activités principales de votre entreprise en tirant profit des services de personnel sur site d'Iron Mountain. Nos professionnels expérimentés et dédiés en gestion d'archives sont disponibles pour soutenir

votre salle de fichiers et les opérations de votre centre d'archives d'entreprise, y compris les interfichiers, les reclassements et les fichiers de récupération. Grâce à des années d'expérience dans les meilleures pratiques, la gestion des politiques et la mise en oeuvre cohérente, les services de notre personnel peuvent vous aider à obtenir un programme à bas prix et conforme.

Hors site ne veut pas dire hors ligne

Vous pouvez rechercher, suivre et récupérer des fichiers en utilisant le portail en ligne Iron Mountain Connect™. Vous pouvez aussi consulter des rapports pour vous aider à gérer votre inventaire au cours de son cycle de vie, y compris placer des fichiers en attente légale ou demander de détruire des fichiers qui sont prêts à être détruits.

En seulement quelques clics, vous pouvez rechercher dans votre inventaire hors ligne et localiser ce qui est requis pour répondre à une demande interne ou externe. Vous pouvez faire en sorte qu'un fichier soit rapidement numérisé et numériquement livré, ou avoir le fichier original retourné par l'un de nos employés qualifiés et formés. Vous libérerez de l'immobilier et du personnel - sans sacrifier la visibilité et la rapidité d'accès aux fichiers hautement actifs.

Avantages

  • Accès rapide à vos renseignements dans un délai de quatre heures avec le service Numérisation sur demandeMD
  • Gardez vos ressources concentrées sur les objectifs clés tandis que notre personnel formé soutient les tâches quotidiennes de récupération de fichiers, les reclassements, les interfichiers et les dépôts
  • Les étiquettes RFID au niveau du fichier améliore la rapidité pour trouver ce dont vous avez besoin et compléter une vérification
  • Capacité à maintenir les processus de flux de travail qui sont menés par vos fichiers actifs
  • Facturation simple avec les options pour les prix groupés
  • Soutenir votre transformation de papier à numérique
  • Le stockage de fichiers hors site vous permet de continuer vos opérations commerciales vitales dans le cas où un désastre survenait