Solution de gestion de l’information sur la santé

Gérez l’accès à l’information : réduisez les coûts et améliorez la prestation des soins aux patients

Impossible de s’en tenir au statu quo

Les changements radicaux qui secouent le monde de la santé entraînent d’importantes perturbations. Les coûts sont à la hausse en raison d’un nombre accru d’admissions et des projets de télésanté, comme la transition vers les dossiers médicaux électroniques, qui viennent augmenter les prix dans toute la chaîne d’approvisionnement. Par ailleurs, les revenus, qui dépendent des variations du financement et des remboursements, sont à la baisse. Compte tenu de ces facteurs, votre capacité d’accéder aux renseignements, de les protéger et de les gérer est-elle à risque?

Les questions à se poser dans tout système de soins de santé

L’information est essentielle pour assurer des soins efficaces aux patients, et les systèmes de soins de santé actuels connaissent une croissance sans précédent du volume et de la diversité des données. Outre les dossiers cliniques et les pièces commerciales papier et électroniques, les sources de données se multiplient ainsi que leur forme avec l’arrivée, entre autres, de la génomique, de la pathologie numérique, des capteurs biomédicaux et de la protéomique. Tout en tentant de vous adapter à l’évolution de l’information, en passant d’ensembles cloisonnés de données à une gouvernance de l’information appliquée à l’échelle de l’organisation, vous devez vous demander ce qui suit :

Où se trouve votre information et de quelle façon la gérez-vous?

Le volume de l’information dans le secteur des soins de santé continue à croître. Il vous faut établir des stratégies pour parvenir à gérer efficacement cette information tout au long de son cycle de vie. L’information doit pouvoir être gérée dans l’ensemble de l’entreprise, d’autant plus que le milieu évolue et adopte un système de télésanté plus progressif, dans lequel l’accès à l’information partout et en tout temps est de mise.

Parvenez-vous à intégrer l’information à l’intérieur de votre système de soins de santé et ailleurs?

Votre système de soins de santé est en croissance et vous mettez l’accent sur l’optimisation grâce à un modèle de services partagés. Chaque volet du système dispose de ses propres processus de gestion des documents et de l’information (GDI), l’information se trouvant alors répartie entre plusieurs fournisseurs, en vase clos, et stockée dans des endroits qui laissent à désirer comme des sous-sols, des armoires ou des locaux d’entreposage. Les inefficacités d’un modèle décentralisé nuisent à votre capacité à donner des soins de qualité et vous expose à un risque sur le plan juridique ou advenant un audit. Au fil de l’expansion de votre réseau de la santé, vous devez conserver la maîtrise de cette information pour éviter des pertes ou un manquement à la confidentialité.

Combien vous coûte l’entreposage?

La croissance du volume de l’information que vous détenez vous incitera à évaluer le coût total réel de la gestion de l’information dans votre réseau de la santé, non seulement les coûts du matériel de stockage, mais aussi les frais associés à l’immobilier, au personnel, à l’entretien ainsi que les coûts de substitution. Ces frais ne sont pas souvent apparents; le poste budgétaire de services partagés se perd dans l’établissement du budget, car ces services ne sont pas comptabilisés, mesurés ou prévus. Se contenter de planifier le prochain achat d’entrepôt, c’est s’en tenir à la tactique en oubliant la stratégie. Pour établir et mettre en oeuvre une stratégie efficace de gestion de l’information, il est important d’englober l’ensemble du cycle de vie de l’information sur les soins de santé dans votre réflexion pour regrouper vos besoins à long terme et y répondre.

Atteignez la vitesse grand v en matière de gestion de l’information

En collaborant avec l’équipe d’Iron Mountain, vous pouvez :

Récupérez l’espace précieux occupé par la salle des dossiers

Les services de gestion des documents d’Iron Mountain offrent un entreposage hors site sécuritaire qui vous aidera à entreposer, à gérer et à protéger vos données cliniques et vos pièces commerciales, ce qui vous permettra de convertir la salle des dossiers pour la consacrer à des activités liées aux soins des patients.

Numérisez vos documents

Les services de conversion de documents d’Iron Mountain vous offrent des processus éprouvés vous permettant d’intégrer vos documents cliniques à vos dossiers médicaux électroniques. Vous pouvez numériser vos documents afin d’en faciliter la récupération et la consultation et de faciliter les soins aux patients. Cette solution vous permet aussi de numériser vos pièces commerciales, comme les dossiers des RH et les comptes fournisseurs, ce qui maximise votre capacité de stockage et de consultation de l’information dont vous avez besoin.

Évitez un manquement à l’obligation de confidentialité

Les services de déchiquetage sécurisé d’Iron Mountain assurent la protection de la confidentialité de votre information en vous aidant à éliminer vos documents et vos supports d’une façon fiable, économique et conforme à la réglementation.

Veillez à préserver l’intégrité des données

Les solutions de gouvernance de l’information et de l’inventaire d’Iron Mountain réunissent l’expertise de nos services professionnels afin d’établir une cartographie de l’information et ainsi mettre en place des politiques de gestion et de conservation.

Conformité assurée grâce à des services se déployant à trois niveaux :

1. Service de validation des données afin de veiller à ce que des métadonnées soient associées aux boîtes d’archivage nouvellement créées et envoyées hors site
2. Respect de l’intégrité des données afin de s’assurer que des métadonnées soient liées à l’information déjà archivée
3. Une option de vérification de l’inventaire pour les besoins du suivi et de la vérification des documents archivés hors site au moyen du balayage physique et de la technologie d’identification par radiofréquence (RF)

Préservez et protégez les éléments de pathologie

La gestion de l’entreposage en pathologie vous permet de libérer de l’espace d’entreposage de grande valeur et d’assurer l’intégrité des lames et des blocs. Vous centraliserez vos actifs informationnels dans une installation locale, hautement sécuritaire et à température contrôlée, qui assurera leur conservation à long terme et vous procurera plus facilement de l’information sur l’endroit où ils se trouvent et sur les personnes qui les consultent.

Gérez la croissance des données

Les services de gestion des données d’Iron Mountain vous permettent d’entreposer, de protéger et de récupérer vos données. Que vous utilisiez des bandes de sauvegarde ou le stockage en mode infonuagique, vous n’aurez pas à craindre la croissance des besoins d’entreposage et saurez que vos données seront protégées et récupérables si une catastrophe survient.

Pourquoi devriez-vous choisir Iron Mountain?

Nous vous facilitons la tâche lorsque vient le temps de gérer votre information sur la santé pendant tout le cycle de vie. En nous appuyant sur notre réseau national d’installations gérées localement, nous offrons des solutions sécuritaires, conformes à la réglementation et économiques.

Présence

• Plus de 2000 hôpitaux et 45000 clients du secteur des soins de santé utilisent les services d’Iron Mountain.
• Approche personnalisée susceptible de répondre à vos besoins particuliers
• La conception et la mise en oeuvre respectent le cycle chronologique d’élaboration de systèmes (SDLC)

Mondiale réelle

• Services à l’échelle locale mais ressources d’envergure mondiale
• Services rapides et souples adaptés à vos besoins
• Services à proximité de votre établissement assurant une grande rapidité d’exécution
• Services de récupération et de livraison pour le jour suivant, pour le jour même et urgents offerts

Service de qualité

• Un soutien à la clientèle spécialisé accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
• Formation complète et spécialisée dans le domaine des soins de santé et attestations, y compris :

Impossible de s’en tenir au statu quo

En collaborant avec l’équipe d’Iron Mountain, vous obtenez ce qui suit :

Diminution des coûts

Une approche axée sur une politique applicable à l’ensemble de l’entreprise de la gestion de l’information :

• optimise les capacités;
• réduit le double emploi et atténue la complexité;
• rationalise les coûts.

Réduction des risques

Un programme de gestion de l’information appliqué de façon rigoureuse :

• rehausse la sécurité et la conformité à la réglementation;
• améliore la gestion des ordonnances de communication de documents;
• appuie une gouvernance de l’information à l’échelle de l’organisation.

Amélioration des soins aux patients

Des politiques cohérentes :

• améliorent l’accès aux renseignements sur les patients;
• améliorent les soins grâce à des dossiers sur les patients plus complets et intégrés.

Afin d’en savoir plus sur le sujet ou pour accélérer votre gestion de l’information sur la santé, communiquez avec Iron Mountain au 1 800 899-IRON (4766). Pour consulter des outils et des conseils supplémentaires, visitez le site www.ironmountain.ca/fr/Solutions/Healthcare.

À propos d’Iron Mountain

Iron Mountain Incorporated (symbole NYSE : IRM) offre des services de gestion de l’information qui contribuent à réduire les coûts, les risques et les inefficacités au plan de la gestion des données physiques et numériques d’une entreprise. Fondée en 1951, la société Iron Mountain gère des milliards d’actifs informationnels, notamment des données de sauvegarde et d’archives, des fichiers électroniques, des images numérisées, des pièces commerciales, des documents à déchiqueter et plus encore, pour le compte d’entreprises du monde entier. Visitez le site Web de notre entreprise à l’adresse www.ironmountain.ca pour en savoir plus à notre sujet.