Foire aux questions sur Iron Mountain® Image On Demand

Qu’est-ce que le service Image on Demand?

Le service d’Image on Demand d’Iron Mountain permet de récupérer numériquement les enregistrements et les documents physiques que vous avez stockés dans un centre d’archives d’Iron Mountain. Cette solution de paiement à l’utilisation permet un accès numérique rapide et sécurisé à vos documents, quel que soit l’endroit ou le moment où vous en avez besoin.

Pourquoi devrais-je utiliser Image on Demand?

Image on Demand est une alternative à la livraison planifiée de vos fichiers physiques. Cette solution présente plusieurs avantages :

• Obtenir un accès numérique facile et « vert » à vos documents stratégiques
• Avoir l’accès à vos documents dans un délai maximum de 24 heures, en fonction de la taille de votre demande
• Réduire vos coûts de conversion des informations physiques en données numériques en utilisant un modèle de paiement à l’utilisation
• Avoir recours au savoir-faire des experts en numérisation d’Iron Mountain qui ont plus de 20 ans d’expérience dans le domaine de la numérisation

Comment puis-je passer une commande?

Pour passer une commande, les clients utilisent Iron Mountain Connect^MD, notre concentrateur client basé sur le Web, pour sélectionner le ou les documents dont ils souhaitent obtenir une image parmi tous les documents physiques qu’ils ont stockés chez nous. Seuls les utilisateurs autorisés d’Iron Mountain Connect peuvent passer une commande ou récupérer les images demandées. Les utilisateurs peuvent facilement suivre et gérer leur commande Image on Demand avec l’application mobile d’Iron Mountain^MD .

Que faire si j’ai des questions pendant que je passe une commande?

Si vous avez besoin d’aide pour passer votre commande, cliquez sur l’outil Coach Virtuel dans Iron Mountain Connect^MD. L’outil Coach Virtuel vous guidera tout au long du processus de passation de votre commande. Si vous avez besoin d’aide supplémentaire, notre équipe de service à la clientèle vous assistera.

Quelles sont les étapes pour la conversion en fichier numérique?

Une fois que vous avez passé votre commande, l’équipe d’Iron Mountain récupérera et préparera votre ou vos fichiers. La préparation peut inclure le retrait des agrafes et des trombones, l’alignement des pages et la réparation des documents endommagés.

Une fois vos documents préparés, ils sont prêts à être numérisés. Les documents en bon état sont introduits automatiquement dans le scanneur. Les documents fragiles ou endommagés sont placés manuellement sur un plateau pour être numérisés.

Comment vais-je recevoir mes fichiers?

Lorsque vous récupérez un fichier d’Iron Mountain à l’aide d’Image on Demand, vous recevez une image électronique du fichier que vous demandez, envoyée à un référentiel de contenu sécurisé.

Qu’arrive-t-il à mes fichiers physiques une fois qu’ils ont été numérisés?

Vos documents originaux sont retournés dans un lieu de stockage sécurisé dans un centre d’archives d’Iron Mountain.

Image on demand est-il correctement sécurisé?

Pendant le processus de capture, le logiciel de capture utilise le stockage sur disque comme cache, en réutilisant et en écrasant les informations plus anciennes. Les images de sortie et les informations d’index seront conservées pendant 30 jours. Notre référentiel de contenu sécurisé utilise Transport Layer Security (TLS), un protocole de transmission de documents via Internet qui utilise une technologie de chiffrement. Vous bénéficiez ainsi d’un niveau de sécurité de transmission des données extrêmement élevé grâce à une technologie de chiffrement standard de l’industrie. Toutes les données sont chiffrées à mesure que les informations sont transférées entre le serveur et les clients Web, Vos informations électroniques seront chiffrées au repos et pendant la transmission sur un réseau sécurisé avec accès limité aux utilisateurs authentifiés au sein de votre entreprise. Vos fichiers physiques originaux restent sous la protection d’Iron Mountain.

Pourquoi dois-je convertir mes documents au format numérique?

Il existe de nombreuses situations où les limites inhérentes aux documents physiques les rendent plus coûteux et plus lourds à gérer que les documents numériques. Les raisons courantes en faveur de la conversion sont les suivantes :

• Accélération des processus métier en offrant un accès plus rapide et plus flexible aux documents
• Rationalisation du partage de documents entre plusieurs utilisateurs et sur de nombreux sites
• Réduction des besoins en espace et des coûts de stockage et de gestion des documents physiques
• Garantie d’une restauration rapide des documents essentiels à la suite d’une catastrophe d’origine naturelle ou humaine

Nous utilisons Iron Mountain pour le stockage des dossiers papier. Pourquoi devrions-nous vous utiliser pour la numérisation?

Une expertise unique : Iron Mountain est le chef de file mondial des services de stockage et de gestion de l’information. Grâce à notre savoir-faire unique, nous pouvons vous aider à intégrer la gestion de vos documents physiques et électroniques et de convertir vos documents physiques à un format électronique. Notre approche intégrée nous permet de fournir la solution la plus appropriée et la plus rentable pour vos besoins spécifiques.

Une seule chaîne de contrôle : nos solutions transparentes éliminent les problèmes de chaîne de possession — tels que les dossiers égarés, les transferts manqués ou tardifs, et la désignation de coupables - qui résultent souvent du travail avec plusieurs fournisseurs.

Combien cela va-t-il coûter?

Chaque solution est unique et le coût peut varier en fonction de nombreux facteurs, notamment :

• La quantité de travail nécessaire pour préparer les documents à numériser
• Le type et la taille du scanneur requis. Les grands formats (par exemple, les dessins techniques), les livres reliés et les microfilms nécessitent des scanneurs spécialiséss
• L’état des documents à numériser, et s’ils peuvent être alimentés automatiquement ou s’ils doivent être alimentés manuellement
• Le travail nécessaire pour réassembler les documents physiques une fois la numérisation terminée