Services d'audit d'inventaire contrôler l'inventaire de vos documents physiques

Permettre la conformité au programme de Gestion des Dossiers et des Informations (GDI) et garantir que tous les dossiers sont gérés selon vos politiques

Défi commercial

Vous subissez des pressions pour effectuer l'audit de votre inventaire, plus particulièrement s'il contient des des données personnelles. Les exigences réglementaires et la nature délicate des données de vos clients entraînent une augmentation des demandes de rapports de l'audit sur l'emplacement et l'intégrité de votre inventaire. Vous souhaitez répondre à ces demandes avec facilité et en toute conformité, mais réaliser des audits physiques exige beaucoup de travail et de temps. De plus, réaliser une vérification peut s'avérer difficile si le contenu de chaque boîte n'est pas vraiment connu.

Comment cela vous concerne-t-il?

• Vous devez démontrer que vous contrôlez les documents physiques de votre inventaire en effectuant l'audit le plus efficace possible.
• Vous devez répondre avec rapidité et précision aux demandes des auditeurs concernant l'emplacement des documents dans l'inventaire.
• Vous devez avoir un moyen facile de répondre aux clients internes ou externes qui demandent des preuves attestant de l'entreposage adéquat de leurs dossiers.

Et si vous pouviez…

• Compter sur un partenaire de confiance pour vous aider à faire le travail?
• Recevoir rapidement un rapport d'audit d'inventaire précis avec un minimum de tracas?
• Démontrer la conformité de l'inventaire de vos documents physiques?
• Intégrer les métadonnées à vos dossiers lorsque le contenu de l'inventaire n'est pas vraiment connu?

Audit d'inventaire : choisissez votre façon de démontrer votre conformité

Iron Mountain offre diverses approches pour les audits de l'inventaire de vos dossiers. Votre choix varie selon les besoins et objectifs propres à votre organisation, mais tous les choix mènent au même résultat : répondre aux exigences de vérification en fournissant des preuves de l'emplacement de vos boîtes dans les centres de dossiers d'Iron Mountain.

Comment ça marche

Vous choisissez la meilleure approche ou combinaison d'approches pour vos exigences spécifiques et vos préférences. Indépendamment de l'approche que vous choisissez, nos professionnels de gestion de documents ont l'expertise dont vous avez besoin pour vous aider à compléter votre audit.

Si vous connaissez bien le contenu des boîtes de votre inventaire, deux méthodes d'audit s'offrent à vous.

Iron Mountain fait le travail pour vous.

Les employés d'Iron Mountain effectuent une numérisation physique des codes barres de vos boîtes et/ou lisent les puces RFID quand cela est possible. À la fin de l'audit, vous recevrez un résumé détaillé de l'audit qui atteste que vos boîtes sont entreposées à un centre de documents Iron Mountain.

Votre organisation fait le travail avec l'aide d'Iron Mountain.

Les employés d'Iron Mountain retirent vos boîtes de leur espace d'entreposage et les placent dans la salle de consultation à notre centre de documents de sorte que vous puissiez en faire l'audit dans un espace privé. Si vous avez besoin d'une vérification plus longue, nous pouvons les livrer à votre bureau. Une fois votre audit terminé, les boîtes sont classées de nouveau ou détruites en toute sécurité par les services de déchiquetage sécurisé d'Iron Mountain.

Si vous ne connaissez pas vraiment le contenu des boîtes de votre inventaire, iron mountain peut vous offrir un service adapté à vos besoins.

Iron Mountain fait le travail pour vous.

Les employés d'Iron Mountain retirent vos boîtes de leur espace d'entreposage et cherche le contenu pour vous. Nous pouvons aussi saisir des métadonnées et mettre à jour l'information de la boîte dans Iron Mountain ConnectMD. Nous terminons l'audit et vous recevez un résumé détaillé de l'audit qui atteste que vos boîtes sont entreposées dans un centre de documents Iron Mountain.

Votre organisation fait le travail avec l'aide d'Iron Mountain.

Les employés d'Iron Mountain retirent vos boîtes de leur espace d'entreposage et les placent dans la salle de consultation à notre centre de documents où vous pouvez vous-mêmes consulter les boîtes dans un espace privé. Vous pouvez informé Iron Mountain Connect à ce moment ou nous donner un tableur Excel et nous le ferons pour vous.

Réalisez votre audit avec assurance

Une extension harmonieuse de votre organisation, nos professionnels dirigeront le projet du début à la fin. Vous n'avez pas à vous inquiéter de la sécurité de vos données pendant la vérification, car nous fournissons des mises à jour régulièrement de sorte que vous aurez toujours l'assurance que vos documents sont manipulés avec soin.

Vérifications d'inventaire RFID

Les audits avec RFID sont une méthode rapide et facile de prouver la conformité. Grâce à une puce dans l'étiquette de la boîte, le lecteur RFID détecte un signal et vérifie l'inventaire au complet. Votre inventaire pourrait être doté à la fois de code barres et d'étiquettes RFID. À votre demande, Iron Mountain peut munir toutes vos boîtes d'étiquettes RFID.