La complexité des processus de gestion de documents nécessite un certain savoir-faire dans le domaine de l’indexation et du suivi des documents, de l’établissement de calendriers de conservation, de la codification des documents à conserver pour des raisons juridiques, de la sécurité et de la protection des renseignements personnels. L’équipe responsable du Programme de gestion de documents d’Iron Mountain peut vous aider à naviguer à travers cette complexité en vous permettant de mettre en place des pratiques exemplaires, d’assurer votre conformité à la réglementation et de maîtriser les coûts de votre programme de gestion des documents sur place
Nos experts se rendront chez vous
Iron Mountain fournit les services de professionnels qualifiés et triés sur le volet pour administrer votre programme de gestion de documents sur place, mettre en œuvre des pratiques exemplaires et soutenir vos objectifs de conformité à la réglementation. Ces experts de confiance proposent une vaste gamme de services, notamment :
- Gestion de la conservation et de la conformité à la réglementation
- Intégration de la gestion sur place et des services d’entreposage hors site
- Formation et instruction portant sur les pratiques exemplaires
- Élaboration des procédures et du déroulement des opérations
- Administration des installations dédiées à l’entreposage sur rayons ouverts et à l’archivage de documents
- Élagage de la salle des dossiers et services de déménagement
- Déchiquetage protégé
- Imagerie et conversion de documents
- Administration de la salle des dossiers
Libérez des ressources internes
Grâce au Programme de gestion des documents, vous profitez des services d’un
partenaire dévoué unique disposant de l’expertise, de l’expérience et des ressources dont
vous avez besoin pour gérer vos documents sur place. Cette solution novatrice et sûre
vous permet de libérer des ressources internes et d’ainsi consacrer vos efforts à vos
principaux projets d’entreprise tout en réalisant certains objectifs importants, tels que :
- Améliorer la qualité globale de la gestion de documents, ce qui comprend
l’amélioration des moyens d’accès et de meilleurs systèmes de suivi.
- Réaliser des économies substantielles en réduisant les effectifs et le nombre de
documents conservés dans le but de limiter les besoins en matière d’entreposage
sur place.
- Améliorer la conformité et réduire le risque de litige grâce à une observance stricte
des exigences de conservation de documents.
- Accroître la responsabilisation, contrôler de façon plus stricte
le fonds documentaire et assurer la gestion transparente de
documents hors site en adoptant une solution fournie à partir
d’un guichet unique.
- Consolider la gestion des métadonnées de documents.
- Former et appuyer le personnel.
- Intégrer la gestion sur place et les services d’entreposage
hors site.
À titre de partenaire stratégique de la gestion de documents,
nous avons acquis une expérience considérable du secteur en
instaurant des solutions de programmes de gestion des
documents dans les domaines bancaires, financiers, fabricants,
pharmaceutiques, énergétiques et des télécommunications.
Restez branchés grâce à Iron Mountain ConnectMC ou AccutracMC
Bien que votre programme soit administré par Iron Mountain,
vous disposez d’une visibilité et d’un accès complets à votre
environnement de documents grâce au portail Iron Mountain
Connect. Cette base de données exclusive de gestion des
documents vous permet, ainsi qu’à l’équipe d’Iron Mountain, de
contrôler et de gérer votre stock de documents à l’échelle des
boîtes, des dossiers ou des documents. Iron Mountain Connect a
automatisé plusieurs procédures portant sur la conservation, la
conformité à la réglementation et la responsabilisation, ce qui a
permis d’améliorer de façon considérable l’uniformité dans ces
domaines. Vous souhaitez disposer de plus de fonctions?
Accutrac facilite la gestion des dossiers actifs et inactifs
pendant toute leur période de conservation, quel que soit le
format ou l’emplacement, et offre un contrôle supplémentaire
pour les éléments suivants :
- Classification (taxonomie)
- Production de rapports
- Conservation et garde des documents
- Suivi
- Accès et récupération
- Élimination
Domaines d’expertise
- Entreposage sur rayons ouverts et archivage de
documents. Des pratiques de gestion de documents
négligentes, incohérentes ou qui ne sont pas effectuées de
façon opportune peuvent miner vos activités quotidiennes et
exposer votre entreprise à certains risques. Iron Mountain
peut vous offrir du personnel formé pour gérer de façon
fiable et cohérente l’entreposage sur rayons ouverts et
l’archivage de documents au moyen de pratiques exemplaires.
Le personnel sur place peut ajouter, récupérer, livrer et
manipuler l’interclassement des documents actifs et répondre aux demandes portant sur des documents archivés. Dès la
réception de chaque demande, Iron Mountain garantit une
chaîne de possession fermée et sûre.
- Gestion de la conservation et de la conformité à la
réglementation. Dans le contexte réglementé et complexe
actuel, si l’un de vos employés détruisait prématurément
des documents, même si c’était par inadvertance, vous
risquez d’en être tenu légalement responsable et de vous
exposer à des amendes pour non-conformité. Inversement,
si vous conservez des documents au-delà de la période de
conservation obligatoire, vous pouvez exposer votre
entreprise à des poursuites, et à la communication de
documents qui s’y rattachent, qui auraient pu être évitées.
Grâce à sa vaste expertise en matière de conservation des
documents conforme à la réglementation, les services
d’experts-conseils d’Iron Mountain peuvent vous aider à
élaborer et à mettre en place un programme de gestion de
documents et un calendrier de conservation des dossiers
fiables sur le plan juridique. Grâce au système de gestion du
fonds documentaire Iron Mountain Connect ou Accutrac,
votre calendrier de conservation est automatiquement
appliqué à votre stock de documents et met en évidence les
groupes de documents prêts à être éliminés.
Avantages de l’impartition
Les entreprises reconnaissent qu’il est essentiel pour leurs
dirigeants de consacrer toute leur attention à développer les
principales compétences de l’entreprise et à répondre aux
besoins des clients. On devrait évaluer la possibilité d’impartir
toute activité qui sort des principaux domaines de compétence
de l’entreprise. Selon les différents acteurs consultés au sein de
l’entreprise, on obtient diverses raisons justifiant l’impartition.
Voici quelques exemples de raisons invoquées pour l’impartition
et les avantages qui en découlent :
- Raisons organisationnelles. Pour améliorer l’efficacité des
entreprises qui peuvent alors se concentrer sur leurs
domaines d’expertise et accroître leur souplesse à s’adapter
à un marché en constante évolution.
- Raisons au niveau de l’amélioration. Pour améliorer la
performance d’exploitation et obtenir de l’expertise, des
compétences et de la technologie autrement inaccessibles.
- Raisons financières. Pour transformer les coûts fixes en des
coûts variables et réduire les investissements dans des biens
afin de libérer des ressources qui peuvent alors être utilisées
à d’autres fins.