Remettre de l’ordre dans le chaos; assurer la conformité et réduire les coûts

Remettre de l’ordre dans le chaos; assurer la conformité et réduire les coûts

Smart Sort fournit une solution de destruction justifiable

Triez les documents d’une manière non seulement compatible avec la destruction justifiable mais qui vous permet aussi de les rechercher de façon plus efficace et de trouver ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.

Pourquoi la destruction justifiable est-elle si difficile à réaliser?

Le coût et le risque potentiel de la conservation d’informations au-delà des exigences de conservation sont élevés. Vous devez détruire les documents papier lorsqu’ils répondent aux exigences de conservation, mais, malheureusement, ce n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît.

Votre inventaire est probablement organisé en fonction des numéros de police, de patient ou de prêt (ou de tout autre identifiant unique), chaque document possédant une date différente d’admissibilité à la destruction. Cela signifie que vous conservez des dizaines de milliers de documents papier simplement parce que vous n’avez pas trouvé de moyen rentable de réorganiser les documents mixtes afin de pouvoir prendre, en toute confiance, des décisions sur leur destruction. Par conséquent, vos documents pourraient bien être conservés à jamais dans des salles d’archives ou sur des étagères d’entreposage.

Jusqu’à maintenant.

Avec Smart Sort d’Iron Mountain, vous pouvez accélérer la destruction des documents papier et permettre un programme de gestion des documents plus conforme, efficace et justifiable.

Notre équipe formée de gestion des documents utilisera les données de la base de données de votre organisation et votre calendrier de conservation des documents pour étudier votre inventaire et identifier l’admissibilité à la destruction au niveau des fichiers. Ensuite, nous réorganiserons vos documents en fonction de l’année d’admissibilité à la destruction, afin que vous puissiez détruire en toute confiance vos informations conformément à la politique en place.

En quoi Smart Sort est-il justifiable?

Pour répondre à cette question, commençons par décrire le processus Smart Sort.

• Vous partagez la base de données et le calendrier de conservation des documents de votre organisation avec Iron Mountain. Grâce à ces informations, toutes les actions peuvent être justifiées par la politique officielle.
• En suivant des processus conformes, nous récupérons votre inventaire de documents, qui est entreposé dans des cartons ou sur des rayons ouverts. À l’aide d’une application Iron Mountain native sur un appareil mobile, nous enregistrons l’identifiant unique de chaque document via un scan de codebarres ou une entrée manuelle de cet identifiant.
• Les informations saisies sont mises en correspondance avec la liste des dossiers présente dans votre base de données, ainsi qu’avec la date d’admissibilité à la destruction issue de votre calendrier de conservation des documents.
• Nous isolons et détruisons de manière justifiable tous les documents qui ont répondu aux exigences de conservation.
• Pour les documents qui n’ont pas répondu aux exigences de conservation, nous les organisons par dates de destruction similaires et les attribuons à un carton ou à un rayonnage avec les documents qui partagent la même année d’admissibilité à la destruction.
• Les documents fréquemment consultés peuvent être numérisés et livrés numériquement.

En combinant le calendrier de conservation des documents et les bases de données de votre organisation avec la puissance de notre technologie, Smart Sort d’Iron Mountain met de l’ordre dans vos documents en identifiant leur date d’admissibilité à la destruction, que ce soit maintenant ou à l’avenir. Cette solution fournit un processus cohérent, programmatique et objectif permettant d’organiser vos documents.

Vous avez maintenant un processus répétable, technologique et fondé sur des règles, qui élimine la subjectivité des décisions concernant la conservation des documents. Toutes les mises à jour apportées à votre calendrier de conservation et à votre base de données de documents, y compris les dossiers possédant des dates d’événement régissant la conservation qui changent ou sont difficiles à prédire, sont désormais prises en compte. Puisque Smart Sort dépend de leur intégration dans le processus, vos informations les plus récentes sont toujours utilisées pour déterminer l’admissibilité à la destruction.

Est-ce que Smart Sort est fait pour notre organisation?

Trouvez-vous difficile de :

• développer une solution rentable et justifiable pour régler votre problème de manière permanente?
• gérer les dossiers qui doivent être conservés sur la base de la date de l’événement?
• localiser des dossiers lorsque vous en avez besoin?
• déterminer quels dossiers sont admissibles à la destruction?
• régulariser les dépenses provoquées par la conservation abusive des dossiers?
• gérer les documents hérités d’une fusion et acquisition?
• détruire ce dont vous n’avez pas besoin lorsque vous déménagez ou fermez des bureaux?
• le faire vous-même parce que cela est très coûteux et que les ressources sont limitées?

Comment fonctionne Smart Sort