Smart Sort : Cas d’utilisation sur le marché des services financiers

Réussites client

Découvrez comment les organisations de services financiers peuvent utiliser la solution Smart Sort d'Iron Mountain pour identifier les enregistrements éligibles à la destruction afin de réduire les coûts de stockage et les risques associés à une rétention excessive.

18 novembre 20218 mins
Smart Sort : Cas d’utilisation sur le marché des services financiers

Défi

Une société majeure de services financiers cherchait à réduire ses coûts et ses risques en détruisant les dossiers arrivés en fin de vie et donc éligibles à la destruction. Elle confiait déjà à Iron Mountain la conservation de plus de 10 millions de dossiers actifs et inactifs en rayonnage ouvert et recherchait une meilleure solution pour gérer ses dossiers à mesure que leur volume continuait à augmenter. La gestion en interne de ce projet monopolisait beaucoup de ressources et était financièrement prohibitif, ce pourquoi l’entreprise s’est adressée à Iron Mountain.

Solution

S’appuyant sur la solution de tri intelligent Smart Sort, les spécialistes Iron Mountain ont examiné et trié tous les dossiers par année d’éligibilité à la destruction avant de les conditionner en conséquence. Grâce à Smart Sort, l’entreprise a pu bénéficier d’un moyen de conservation moins coûteux et a fait des économies supplémentaires en détruisant tous les dossiers ne faisant plus l’objet de contraintes de durées de conservation.

Résultats

  • Trier des millions de dossiers était une opération coûteuse, mais l’approche Smart Sort basée sur la technologie s’est avérée payante
  • Tous les dossiers ont été identifiés, triés et conditionnés par année d’éligibilité à la destruction
  • Plus de 3 millions d’archives ont été détruites en toute sécurité et de manière justifiée
  • Réduction de 33 % des coûts de conservation sécurisée hors site
  • Mise en place d’un processus de destruction justifiée plus transparent et efficace

Avec Smart Sort, vous pouvez :

  • Identifier facilement l’éligibilité à la destruction :
    Iron Mountain s’appuie sur les données de votre base de données et sur votre programme de conservation existant pour évaluer l’éligibilité à la destruction.

  • Faciliter la destruction au niveau de chaque carton :
    Les dossiers seront triés par année d’éligibilité à la destruction pour simplifier la gestion continue de la conservation et de la destruction.

  • Réduire les coûts et les risques liés au programme :
    Lancez la destruction immédiate des archives éligibles pour réduire les coûts de conservation et atténuer les risques liés à la découverte légale, à un audit et à la conformité.

  • Améliorer les taux de découverte :
    À l’issue de votre projet Smart Sort, vous disposerez d’un listing actualisé au niveau de chaque dossier pour une gestion précise et efficace.

Conserver les informations plus longtemps que nécessaire ne fera qu’augmenter les coûts et les risques. Cessez de gaspiller vos ressources et votre budget précieux pour tout simplement retarder l’inévitable. Transformez le chaos en conformité grâce à cette solution performante qui vous permet de vous organiser de manière efficace, de détruire immédiatement les informations qui peuvent l’être et, au final, d’éliminer les coûts et les risques inutiles de votre programme de Records Management.

Pour en savoir plus, complétez ce formulaire pour plus d’informations en mentionnant Smart Sort dans votre demande.