Continuer à repenser l'environnement de travail

Aujourd’hui, des entreprises de toute sorte (et de toute taille)s’adaptent au nouvel environnement de travail numérique.

Cette mission difficile est rendue compliquée parles enjeux et les incertitudes liés à la pandémie deCOVID-19, ce qui implique de repenser en mêmetemps les stratégies concernant la façon dont noustravaillons et depuis où, à savoir :

• S’adapter au travail à distance tout en reconfigurant les bureaux pour les rendre sûrs et appropriés
• Adopter les nouvelles technologies pour partager l’information et collaborer en équipe tout en maîtrisant l’impact de ces technologies sur la continuité, la conformité et la durabilité de l’activité
• Gérer et utiliser intelligemment vos données où qu’elles se trouvent : dans le Cloud, sur des équipements, dans des documents papier ou en mode conservation.

Dans ce guide, nous allons examiner tout cela ainsi quel’opportunité que cette période de pandémie donnepour repenser l’évolution de votre entreprise vers unenvironnement de travail numérique. Nous aborderonsaussi la manière dont les services locaux tout-en-un d’IronMountain gèrent les documents et l’information de manièresimple et sécurisée et jouent un rôle essentiel pour faciliterla transformation de votre environnement de travail.

Transformation digitale —pourquoi le moment est venu pourles entreprises qui se développent

Des années durant, nous avons parlé de « transformation digitale » et denouvel « environnement de travail numérique » via des technologies tellesque le cloud, les communications mobiles, la collaboration, le big data,l’intelligence artificielle (ia) et l’internet des objets (iot) dans le but derationaliser les processus et les flux de travail.

Le buzz autour de la transformation digitale/de l’espacede travail numérique peut prendre de l’ampleur et êtreassimilé à un engouement passager, un concept parfaitpour les grandes entreprises disposant de gros budgetsIT, mais pas pour les petites et moyennes entreprisesdont l’approche est typiquement plus attentiste.

Mais quand il s’agit du nouvel environnement detravail numérique, cet attentisme peut s’avérerune erreur majeure :

Raison # 1: l’impact de latransformation digitale s’étend auxprocessus métiers quotidiens.

Des start-ups comme Uber ou Airbnb qui, en faisant uneutilisation novatrice du Cloud, de la mobilité et d’autrestechnologies, ont révolutionné des marchés entierssont des références en matière de transformationnumérique du lieu de travail. Mais aujourd’hui, la vaguede la transformation digitale atteint les processusmétiers quotidiens, notamment en aidant les équipesà distance à mieux collaborer, en utilisant des portailsen ligne pour améliorer le service à la clientèle et enrenforçant des activités telles que la comptabilité, lafacturation et les ressources humaines.

Raison # 2 : la pandémie a accéléré latransformation digitale.

La COVID-19 a accéléré le voyage de beaucoupd’entreprises vers la transformation digitale.Soudainement, tout ce qu’un environnement de travailnumérique pouvait offrir, en l’occurrence une moindredépendance envers les interactions en tête à tête etun accès centralisé pour les collaborateurs à distance,a été ressenti comme un besoin urgent. Une étudemenée par IDG pour le compte d’Iron Mountain (voirci-dessous) démontre qu’en raison de la pandémiele nombre d’initiatives de transformation numériquemises en place a doublé.

Raison # 3 : les avantages pour lespetites et moyennes entreprises.

Au sein d’une grande entreprise, un projet detransformation numérique s’oppose inévitablement auxinfrastructures préexistantes. Les hiérarchies au sein del’entreprise doivent être lissées, les silos départementauxfusionnés et les systèmes IT hérités améliorés. Cequi n’est pas le cas dans les entreprises de plus petitetaille qui ont beaucoup plus de facilité à surmonter lesobstacles à la transformation numérique. En outre, lestechnologies telles que le Cloud, les applis mobiles etl’IoT sont abordables et dimensionnables si bienque la capacité à financer un gros investissementinitial est un privilège réservé aux grandes entreprisesavec de gros budgets. En effet,la transformation numérique instaurel’équité entre les grandes et les petitesentreprises, si bien qu’une approcheattentiste de la transformationnumérique de l’environnementde travail est moinsdéfendable au quotidien.

Repensez votre façon de travailler

Rationaliser les flux de travail

Repenser l’environnement c’est faire évoluer les processus et fluxde travail en version numérique, tout en améliorant les opérationscentrées sur les employés et les clients. Pour y parvenir, il est essentielde choisir les processus sur lesquels se concentrer.

Demandez-vous quels processus et opérationsdans votre entreprise offriraient plus de valeurs’ils étaient dématérialisés. Tenez compte deséléments suivants :

• Vos commerciaux pourraient-ils conclure plus de contrats grâce à des processus d’estimation rationalisés ?
• Pourriez-vous améliorer votre trésorerie avec de meilleurs outils pour donner la priorité à la facturation ou à une gestion plus rapide des mauvais payeurs ?
• Combien de fois vos bouclages financiers ont-ils été retardés ? Combien de fois des contrats avec des fournisseurs tournent-ils au cauchemar à cause d’une paperasserie inutile ?

Où devrait commencer l’ environnementde travail numérique ?

Les processus qui sont les meilleurs candidats à latransformation numérique sont souvent ceux qui sontgourmands en documents, notamment la comptabilité.Toute opération qui génère de gros volumes dedocuments à la fois au format papier et numériquepeut être rationalisée. En outre, si votre activité est deplus en plus numérique, l’utilisation continue du papiercrée un paysage d’informations hybride, physiqueet numérique, ce qui complique la gestion, exige deredoubler d’efforts et augmente le risque métier.

Pour trouver et évaluer les processus qui sontles meilleurs candidats à la transformationnumérique, posez-vous les questions suivantes :

• Quels sont les processus client ou internes qui répondront le mieux aux besoins de vos clients ou qui vous permettront d’attirer les meilleurs clients ou d’avoir une longueur d’avance sur la concurrence ?
• À quoi s’attendre en termes d’augmentation du chiffre d’affaires, de réduction des coûts et de gain de productivité ? (Remarque : développer certains objectifs à l’avance est un atout car ils seront essentiels à l’évaluation de la réussite du projet.)

Après avoir identifié les processus qui sont lesmeilleurs candidats à la transformation digitale,analysez leur mode de fonctionnement en détail.

• Renseignez les flux de travail existants. Identifiez les étapes fondées sur le papier/manuelles et digitales qui sont au coeur de ces processus
• Consultez les données sous-jacentes. Comment sont-elles générées et stockées ? Quel est leur degré de précision ?
• Intéressez-vous au cycle de vie de l’information : quelle procédure permet de gérer l’information depuis sa création jusqu’à son archivage puis sa destruction ? Dans le cadre d’un processus de rationalisation, vous devez mettre en place un programme de conservation des documents spécifiant la durée de conservation des différentes catégories de documents en tant qu’archives actives (documents) ou inactives avant de procéder à leur destruction.
• Identifiez tout document ou artefact exigeant un traitement spécifique.