Iron Mountain upravljanje ugovorima

Poslovni izazov

Ogromna većina ugovora i dalje se izvršava i bilježi na papiru, pa je teško držati korak s poslovnim zahtjevima za sigurnim i brzim pristupom aktualnim i točnim ugovornim podacima.

Utjecaj

• Upravljanje papirnatim ugovorima veliki je gubitak vremena. Prosječna kompanija generira više od 6000 ugovora godišnje1 pa zbrojeno vrijeme utrošeno na traženje odgovarajućeg ugovora predstavlja prilično veliki gubitak resursa.
• Financijski rizici pogrešaka u ugovorima veliki su. Bez mogućnosti elektroničkog pretraživanja ugovora i pretraživanja unutar ugovora gotovo je nemoguće obraniti se od takvih pogrešaka..
• Ugovori sadrže vlasničke i privatne informacije, koje su povjerljive. Razne uredbe koje se tiču zaštite privatnosti propisuju novčane kazne u slučaju povrede privatnih podataka korisnika i ugovori mogu podlijegati obvezi iznošenja u svrhu sudskog spora.

¹Corporate Legal Operations Consortium, 4 Statistics That Will Change Your Mind About Contract Analytics and AI, listopad 2022.

Pregled mogućnosti

Automatiziranje upravljanja ugovorima omogućuje vam sljedeće:

• Zamjenu redundantnih zadataka na kojima se gubi vrijeme automatiziranim operacijama i centraliziranom vidljivosti vašeg kompletnog procesa upravljanja ugovorima.
• Dosljedno stvaranje kvalitetnih i ažurnih ugovora i slanje automatiziranih produženja ugovora.
• Poboljšanje mogućnosti zaštite privatnosti podataka, sigurnosti i usklađenosti.

Iron Mountain upravljanje ugovorima

Uz Iron Mountain upravljanje ugovorima naši vam stručnjaci mogu pomoći sa sljedećim:

• Omogućivanje samostalnog stvaranja digitalnih ugovora: odobreni korisnici mogu skenirati, prenijeti ili pak generirati nove ugovore iz dostupnih predložaka uz dinamičke metapodatke.
• Digitalizacija papirnatih ugovora: možete digitalizirati ugovore ili Iron Mountain to može napraviti za vas. Optičkim prepoznavanjem znakova (OCR) izvlači se sadržaj kako bi on bio lako pretraživ. Mogućnosti dostupne uz vrlo malo programiranja ili posve bez programiranja pomažu dodatno prilagoditi automatizirane tijekove rada vašim potrebama radi bržih i točnijih rezultata.
• Povezivanje podataka s raznih platformi: integracija s postojećim sustavima omogućuje vam povezivanje podataka s raznih platformi i dijeljenje silosa. Možete definirati dinamičke ili statičke tijekove rada ili različite procese za različite vrste ugovora ili odjele.
• Omogućivanje pristupa bilo kad, bilo gdje: odobreni članovi tima mogu pretraživati ugovore, pristupiti im, te pretraživati unutar jednog ugovora na našoj sigurnoj platformi s uslugama za upravljanje poslovnim sadržajima (enterprise content management, ECM) putem središnjeg web-portala. Možete integrirati e- potpis da biste pojednostavili odobravanje ugovora i unaprijedili korisničko iskustvo.
• Zaštita vlastitog poslovanja: naša platforma za sadržaje usklađena je s normama u branši i nudi mogućnosti revizije, praćenja i izvješćivanja koje će vam pomoći da pravovremeno odgovorite na zahtjeve za reviziju i procjenu stanja.
• Upravljanje cijelim životnim ciklusom: Iron Mountain može ukloniti vaše fizičke dokumente njihovom sigurnom pohranom, uništavanjem ili vraćanjem podataka vama.

Rezultati će znatno utjecati na vaše svakodnevne operacije i pomoći vam da:

• Brže pronađete ugovore: trošite manje vremena tražeći ono što trebate, a više na strateške aktivnosti kojima stvarate vrijednost.
• Zaštitite tvrtku od rizika: automatizirajte proces upravljanja ugovorima da biste mogli nuditi ažurne i točne ugovore i produženja.
• Unaprijedite sigurnost i usklađenost: bolje zaštitite povjerljive poslovne informacije s pomoću robusnih kontrola pristupa i sigurnosnih pravila, a tu su i značajke koje optimiziraju usklađenost s postupcima revizije i procjene stanja.