Skeniranje dokumenata i digitalna pohrana

Insight content management za skeniranje I prikaz tvrtke Iron Mountain

Poslovni izazov

Ručno upravljanje dokumentima predstavlja prepreku digitalnoj transformaciji, otežavajući pružanje informacija korisnicima gdje i kad im one trebaju uz sigurnost, usklađenost i održivost koje poslovanje zahtijeva.

Utjecaj

• Uz papirnate dokumente praktički je nemoguće osigurati pristup informacijama bilo kad i bilo gdje, a upravo to povećava produktivnost i omogućuje udaljen rad.
• Papirnati dokumenti negativno utječe na održivost i zahtijevaju proračun za papir i pohranu papira.
• Upravljanje papirnatim i elektroničkim dokumentima, poput faktura, ugovora i drugih informacija ključnih za poslovanje, u sustavima sa silosima onemogućuje transparentnost i laku reviziju, a i čini sigurnost podataka složenom.

Pregled mogućnosti

Automatizirajte upravljanje dokumentima kako biste:

• povećali učinkovitost i produktivnost, uključujući sposobnost podrške udaljenih djelatnika
• odbacili papir ili koristili vrlo malo papira kako biste pridonijeli ciljevima održivosti uz smanjenje troškova
• poboljšali sigurnost svojih podataka i usklađenost.

InSight content management za skeniranje i prikaz tvrtke Iron Mountain®

Uz sustav InSight Content Management tvrtke Iron Mountain za skeniranje i prikaz naši vam stručnjaci mogu pomoći sa sljedećim:

• Digitaliziranje starih dokumenata: možete digitalizirati sve papirnate dokumente poput faktura, ugovora, podataka o korisnicima, zapisa o ljudskim potencijalima i drugih dokumenata ključnih za poslovanje ili to Iron Mountain može učiniti za vas. Optičkim prepoznavanjem znakova (OCR) izvlači se sadržaj kako bi on bio lako pretraživ. Mogućnosti dostupne uz vrlo malo programiranja ili posve bez programiranja pomažu dodatno prilagoditi automatizirane tijekove rada vašim potrebama radi bržih i točnijih rezultata.
• Povezivanje podataka s raznih platformi: integracija s postojećim sustavima omogućuje vam povezivanje podataka s raznih platformi i dijeljenje silosa. Možete definirati dinamičke ili statičke tijekove rada ili različite procese za različite vrste ugovora ili odjele.
• Omogućivanje pristupa bilo kada, bilo gdje: odobreni članovi tima mogu tražiti ugovore, pristupati im te pretraživati unutar jednog ugovora na našoj sigurnoj platformi s uslugama za upravljanje poslovnim sadržajima (enterprise content management, ECM) putem središnjeg web-portala. Možete integrirati e-potpis da biste pojednostavnili odobravanje ugovora i unaprijedili korisničko iskustvo.
• Zaštita vlastitog poslovanja: naša platforma za sadržaj usklađena je sa standardima djelatnosti te nudi mogućnosti revizije, praćenja i izvješćivanja kako biste mogli pravovremeno odgovoriti na revizije i zahtjeve za otkrivanjem podataka.
• Upravljanje cijelim životnim ciklusom: Iron Mountain može ukloniti fizičke dokumente sigurnom pohranom ili uništavanjem ili tako da vam vrati svu dokumentaciju.

Rezultati će znatno utjecati na vaše svakodnevne operacije i pomoći vam sa sljedećim:

• Brže pronalaženje informacija i dokumenata: trošite manje vremena tražeći ono što trebate, a više na strateške aktivnosti kojima stvarate vrijednost.
• Zaštita tvrtke od rizika: automatizirajte proces upravljanja dokumentima da biste mogli pružiti ažurne i točne ugovore o razini usluge (service level agreement, SLA).
• Unaprjeđenje sigurnosti i usklađenosti: bolje zaštitite povjerljive poslovne informacije s pomoću robusnih kontrola pristupa i sigurnosnih pravila, a tu su i značajke koje optimiziraju usklađenost s postupcima revizije i procjene stanja.