Mulai proses transformasi digital anda dengan langkah yang tepat

Blog dan Artikel

Transformasi digital adalah pengadopsian atau pengintegrasian teknologi untuk menyempurnakan proses bisnis.

Nicola Bagwell

13 September 20227 menit

Starting your digital transformation journey on the right step - man climbing a mountain

Transformasi digital adalah pengadopsian atau pengintegrasian teknologi untuk menyempurnakan proses bisnis.

Ada baiknya Anda mundur selangkah dan mengkaji ulang strategi digitisasi yang telah Anda terapkan untuk memastikan kesesuaian setiap prosesnya dengan tujuan bisnis Anda, terlepas apakah Anda baru memulainya atau sedang dalam proses memasuki dunia digital.

MEMULAI PROSES TRANSFORMASI DIGITAL ANDA

Berdasarkan pengalaman yang kami miliki selama puluhan tahun bekerja dengan klien di berbagai industri, kami telah mengidentifikasi lima langkah kunci sebagai strategi untuk mencapai transformasi digital yang sukses. Kami melihat beberapa perusahaan mencoba untuk langsung beralih ke proses otomatisasi, namun seringkali mereka terjebak karena mereka melupakan aspek-aspek yang mendasar.

MANA YANG HARUS DIPERTAHANKAN DAN MANA YANG HARUS DIBUANG—IDENTIFIKASIKAN ARSIP ANDA

Banyak perusahaan yang secara tidak sadar menganut budaya "keep everything"—simpan semua berkas tanpa batasan waktu. Namun, nyatanya kebiasaan ini merupakan pemborosan, menimbulkan kesulitan pada pengelolaan arsip, dan tidak praktis untuk dilakukan. Sebelum beralih ke proses kerja digital, sangat penting untuk Anda memiliki pemahaman yang memadai tentang penginventarisan arsip Anda.

Berikut adalah beberapa pertanyaan utama yang bisa membantu Anda mempertimbangkan dan menentukan seberapa pentingnya arsip Anda sebelum dilakukan digitisasi:

Apa formatnya? Jenis format arsip tertentu seperti kertas, pita, microfiche, atau file elektronik memiliki kegunaan yang berbeda-beda. Jika format ini tidak terintegrasi dengan platform dalam manajemen informasi terpadu, maka tidak ada cara yang efektif untuk bisa mendapatkan wawasan yang bermanfaat.
Bagaimana pengklasifikasian kontennya? Mengklasifikasikan konten arsip Anda, baik arsip yang berisi informasi pengenal pribadi (PII) atau data bisnis sensitif, dengan cara yang sesuai dengan standar dan kebijakan industri Anda akan membantu Anda memastikannya dapat diakses oleh perusahaan.
Akan digunakan untuk apa kontennya? Tentukan tujuan penggunaan konten arsip tersebut bagi perusahaan Anda, apakah kontennya akan digunakan untuk pekerjaan sehari-hari atau untuk mencapai tujuan bisnis jangka panjang. Untuk mengatasi inefisiensi operasional, tentukan proses kerja mana yang dapat disederhanakan atau dibuat lebih efisien dengan cara mengubah dokumen kertas menjadi arsip digital.
How do you prioritise your content? Jika Anda tidak bisa mendapatkan informasi spesifik tertentu saat Anda membutuhkannya, maka itu bisa menimbulkan masalah baru bagi bisnis Anda. Hal tersebut akan berdampak pada SLA, individu, proses, pelanggan, merek, dan pada akhirnya berdampak pada reputasi perusahaan Anda.
Dimana letak arsip tersebut? Arsip biasanya tersebar di seluruh jenis sistem, aplikasi, jenis format, departemen, dan lokasi, yang dapat membuatnya sulit dan memakan biaya untuk dapat dikelola.

Dengan melakukan inventarisasi pada arsip-arsip yang Anda miliki, Anda dapat menghindari hambatan yang umumnya dialami seperti:

Kesulitan mengidentifikasi dan mengakses berkas
Tercampurnya tanggal pemusnahan berkas
Bercampurnya berbagai jenis arsip
Tempat penyimpanan konten yang tidak tertata
Adanya arsip yang terduplikasi dan tidak disetujui

Hal tersebut juga mencegah terjadinya retensi data yang terlalu lama, menghindari risiko yang terjadi karena menyimpan data lebih lama dari yang seharusnya dan mencegah timbulnya biaya penyimpanan yang lebih besar.

MENGATUR JADWAL RETENSI ARSIP

Bagian yang penting, namun sering diabaikan, dari proses transformasi digital adalah menetapkan jadwal retensi perusahaan yang sesuai dengan standar dan kebijakan industri Anda. Menyimpan informasi dan memusnahkan arsip secara sistematis bagaikan dua sisi mata uang. Retensi yang bijaksana menunjukkan bagaimana perusahaan Anda mengelola kekayaan intelektual dan mendukung proses bisnisnya.

Kami mendapati bahwa pelacakan terhadap arsip berdasarkan kategori kegiatan bisnis dapat menjadi tantangan terbesar saat akan mengkonversikan arsip fisik ke dalam bentuk digital. Jika Anda memiliki puluhan ribu kotak penyimpanan arsip, bisa jadi Anda akan kesulitan untuk menyimpan arsip berdasarkan kategori kegiatan bisnis, melakukan pembaruan secara berkala jika arsip disimpan di luar lokasi perusahaan, dan akan memerlukan biaya yang besar untuk melakukan pengindeksannya.

Dengan jadwal retensi arsip yang ketat, Anda akan:

Memiliki sudut pandang yang yang komprehensif tentang data pribadi Anda dan kewajiban-kewajiban terkait
Mampu mempertegas penetapan peraturan dan kepatuhannya
Mengurangi terjadinya pelanggaran kerahasiaan data yang tidak perlu

Jika semua ini tampak merepotkan, jangan khawatir. Kami bisa membantu Anda.

MEMULAI PROSES DIGITISASI

Kabar baik! Setelah Anda mengidentifikasi konten dari arsip-arsip yang ada simpan dan mengatur jadwal retensinya, sekarang saatnya untuk memindai berkas-berkas yang ingin Anda simpan. Ketika Anda mengetahui arsip apa saja yang ada dalam penyimpanan dan lokasi penyimpanannya, maka proses pelaksanaan proyek pemindaian kemungkinan akan menjadi lebih efektif dan efisien.

Proses dan prosedur manajemen arsip mungkin sulit untuk dilaksanakan, terutama jika arsip tersebut tidak dalam format digital. Membagikan dokumen dan melakukan kerja sama merupakan hal yang sangat penting untuk kesuksesan bisnis Anda, dan digitisasi arsip memungkinkan Anda melakukan semua itu dengan mudah.

FONDASI UNTUK MERAIH KESUKSESAN

Sekarang, setelah Anda membangun fondasi yang kuat untuk meraih kesuksesan dalam melakukan transformasi digital (langkah 1 dan 2), Anda siap untuk membangun repositori pusat yang akan tetap relevan di masa depan di mana tim Anda dapat mengakses dan berkolaborasi dengan menggunakan informasi digital (langkah 3). Anda pun semakin dekat untuk dapat melakukan otomatisasi alur kerja dan memanfaatkan informasi yang Anda miliki, sehingga tim Anda akan dapat mengefektifkan proses bisnis dan mengumpulkan pengetahuan-pengetahuan yang berharga dari data yang Anda miliki.

Jika Anda tidak dapat mengikuti Bagian 1 dari seri webinar AIIM yang kami selenggarakan, yang berjudul Dari Kertas ke Digital: Proses Transformasi Digital, Anda dapat menonton versi on-demand dari webinar tersebut.

From Today To Future-Ready: How To Progress On Your Digital Transformation Journey

What to keep and what to toss—identify your records

Many organizations default to a “keep everything” culture—retaining files in perpetuity. But this isn’t cost-effective, compliant, or practical. Before going digital, it’s imperative to have a clear understanding of your records inventory.

Here are some key questions to consider as you determine the value of your records prior to digitization:

What is the content format? Unique content types like paper, tape, microfiche, or electronic files have different uses. If these aren’t integrated in a unified information management platform, there isn’t an effective way to derive useful insights.
How do you classify your content? Whether it’s personally identifiable information (PII) or sensitive business data, classifying your content in a way that makes sense for your industry’s standards and policies will help ensure it’s accessible by the organization.
What do you do with your content? Define how your organization uses its records, whether it’s for day-to-day work or to achieve long-term business objectives. To counteract operational inefficiencies, look for work processes that can be made easier or more efficient by converting paper to digital records.
How do you prioritize your content? If you can’t get specific information when you need it, that’s an additional cost to your business. This impacts SLAs, people, process, customers, brand, and ultimately your organization’s reputation.
Where is the content? Records are typically spread across systems, applications, format types, departments, and locations, which can make them challenging and costly to manage.

By taking stock of what you have, you can avoid common pitfalls like:

Poor visibility and access to files
Commingled destruction dates
Mixed record types
Multiple content repositories
Duplicates and unapproved versions

This also prevents over-retention of your records, avoiding risk due to keeping data longer than you should and spending more on storage costs.

Setting a records retention schedule

An important but often overlooked part of the digital transformation journey includes developing your organization’s retention schedule based on your industry’s standards and policies. Preserving information and systematically destroying records are two sides of the same coin. Thoughtful retention informs the way your company manages intellectual property and supports business processes.

We’ve found that tracking event dates can be the biggest challenge when moving physical records to a digital environment. When you have tens of thousands of boxes, keeping records based on event dates can be difficult to forecast, challenging to keep up-to-date when stored offsite, and costly to index.

With a solid records retention schedule, you’ll:

Have a unified view of your personal data and related obligations
Adhere to regulatory and compliance requirements
Reduce unnecessary exposure to data breaches

If this seems overwhelming, don’t worry. We’ve got you covered.

Moving forward with digitization

Great news! After you’ve identified the contents of your records inventory and set your retention schedule, it’s now time to scan the files you decided to keep. Once you know what you’re keeping and where it’s kept, you’ll be in a better position to make a scanning project effective and efficient.

Records management processes and procedures can be hard to keep under control, especially when not in a digital format. Document sharing and collaboration are essential for the success of your business, and digitizing your records makes it all possible.

A foundation for success

Now that you’ve laid a solid foundation for a successful digital transformation (steps 1 and 2), you’re ready to build a future-ready central repository where your team can access and collaborate on digital information (step 3). You’re also closer to the next steps of workflow automation and unlocking your information, so your team will be able to streamline business processes and glean valuable insights from your data.

Jumpstart your digital transformation here.

If you weren’t able to attend our two-part AIIM webinar series, From Paper to Digital: The Digital Transformation Journey, you can watch Part 1 on-demand and Part 2 on-demand now.

*Research by Economist Impact, supported by Iron Mountain