Use case kebijakan pengarsipan berbasis peristiwa: aturan bisnis untuk tanggal pemusnahan yang tak diketahui

Use case ini membahas proses investigasi dan identifikasi yang akurat terkait faktor penyebab dilakukannya pemusnahan arsip-arsip lama. Yang disoroti oleh use case ini adalah tantangan dan manfaat yang diperoleh dari penyusunan dan penerapan kebijakan pengarsipan praktis yang berbasis berbasis pada peristiwa.

Deskripsi Perusahaan:

Sebuah lembaga keuangan internasional yang memiliki kantor pusat di AS, yang mempekerjakan lebih dari 270.000 karyawan dan beroperasi di lebih dari 30 negara. Layanan yang ditawarkan mencakup layanan perbankan konsumen dan komersial, layanan asuransi, perbankan investasi dan manajemen kekayaan.

Tantangan:

Tantangannya adalah memastikan ketepatan waktu disposisi salinan cetak (hardcopy) dari arsip aktif yang disimpan di penyimpanan offsite ketika tanggal pemusnahan (event date), yang berguna untuk menentukan kelayakan pemusnahan, tidak diketahui atau berada di masa depan. Langkah awal difokuskan terutama pada penyediaan pelatihan dan peralatan (jadwal retensi, alat bantu kerja, sistem pelacakan inventaris) bagi personel yang ditugaskan untuk memastikan bahwa tanggal pemusnahan (event date) dari arsip dalam retensi dicantumkan di semua arsip yang dianggap tertutup/tidak aktif. Meskipun demikian, terdapat sekitar 1,6 juta kotak arsip yang tetap disimpan tanpa mencantumkan tanggal pemusnahan.