HMCTS memberikan layanan pencarian surat wasiat dan pengesahan surat wasiat dengan Iron Mountain Insight pada AWS

“Target SLA kami adalah menyampaikan surat wasiat dalam waktu lima hari sejak pemesanan. Sejak berpindah ke Iron Mountain InSight®, kami telah melihat rata-rata waktu penyampaian untuk surat wasiat cetak dan digital berkurang menjadi hanya tiga hari.”

- Stephen Burgess, Family Probate Jurisdictional and Operational Support Manager, HM Courts & Tribunals Service

Tantangan

Dalam perannya untuk memberikan layanan pengesahan surat wasiat di Inggris dan Wales, HMCTS ingin meningkatkan pengalaman pengguna layanan pencarian dan pemesanan surat wasiat daringnya, sambil memperluas ruang lingkup untuk inovasi di masa depan.

Solusi

Iron Mountain InSight menggunakan Amazon Textract ML untuk membaca, mengolah dan memilah surat wasiat, yang mengambil konten secara akurat dari teks yang diketik dan ditulis tangan.

Hasil

Bersama dengan situs web yang bertransformasi, HMCTS dapat memberikan hasil yang lebih baik dan lebih cepat untuk pengguna surat wasiat, ahli genealogi, pengacara, dan masyarakat.

Pencarian inovasi bisnis yang konstan

“Kami selalu ingin mempelajari teknologi pegari dan Iron Mountain sangat hebat dalam memberikan ide-ide yang menarik untuk kami.”

- Stephen Burgess, Family Probate Jurisdictional and Operational Support Manager, HM Courts & Tribunals Service

Melestarikan dokumen legal dari tahun 1858

Lebih dari 41 juta arsip dan terus bertambah

Berdasarkan undang-undang Inggris Raya, surat wasiat harus disimpan secara abadi dan disediakan untuk siapa saja yang ingin melihatnya. Bisa jadi individu atau pengacara yang terlibat dalam pengesahan surat wasiat, ahli genealogi atau kerabat yang sedang menyelediki silsilah keluarga, atau orang-orang yang ingin mengetahui surat wasiat terakhir tokoh-tokoh terkenal seperti Charles Dickens, Sir Winston Churchill, dan Lady Diana.

Di Inggris dan Wales, tanggung jawab untuk menyimpan dengan aman dan memberikan akses ke dokumen legal ini berada di tangan Probate Service, yang merupakan bagian dari HM Courts and Tribunals Service (HMCTS). “Arsip dari tahun 1858,” kata Stephen Burgess, Family Probate Jurisdictional and Operational Support Manager di HMCTS. “Terdiri dari sekitar 41 juta arsip surat wasiat dan terus bertambah sekitar 250.000 surat wasiat setiap tahun.”

Selalu berupaya menjadi lebih baik

Bangga menjadi mitra HMCTS selama lebih dari dua dekade, Iron Mountain menciptakan Probate Records Centre, suatu fasilitas khusus di Birmingham untuk memusatkan dan melakukan standardisasi pengelolaan arsip. Selain penyimpanan, layanan ini meliputi pengambilan dan pemenuhan dokumen salinan untuk pesanan yang dibuat melalui situs web Probate Service.

Antara tahun 1858 dan 1972, setiap Probate Registry memelihara suatu kalender dalam bentuk buku (yang disebut sebagai Buku Besar, yang mencatat pemberian Pengesahan Surat Wasiat). Sepanjang tahun-tahun tersebut, spesialis pemindaian Iron Mountain mendigitisasi beberapa arsip tersebut, tetapi banyak yang masih dalam bentuk cetak yang rapuh.

Untuk mendigitisasi Buku Besar, solusi Iron Mountain akan melihat nama keluarga di sudut kanan atas halaman dan memindai dan menyimpan perincian itu sebagai metadata. Hal ini berarti hasil pencarian mungkin berisi daftar nama, dan kemudian pengguna harus mencari secara fisik untuk mendapatkan surat wasiat yang tepat. Pengguna kemudian membuat pesanan pengambilan surat wasiat. Sistem ini efektif, tetapi terdapat banyak ruang untuk perbaikan.

“Kami selalu ingin mempelajari teknologi pegari dan Iron Mountain sangat hebat dalam memberikan ide-ide yang menarik untuk kami,” kata Burgess. “Jadi, kami ingin mempelajari lebih lanjut tentang platform Iron Mountain InSight dan cara penerapannya pada layanan surat wasiat daring kami untuk meningkatkan efisiensi dan memberikan pengalaman pengguna yang lebih baik.”

Menerapkan teknik lanjutan seperti pemelajaran mesin dan kecerdasan buatan

“Apabila surat wasiat diminta secara daring, Iron Mountain InSight memeriksa apakah sudah didigitasi atau belum dan, jika sudah, menyampaikan dokumen tersebut dalam beberapa menit.”

- Stephen Burgess, Family Probate Jurisdictional and Operational Support Manager, HM Courts & Tribunals Service