Solusi ruang berkas

Offsite bukan berarti offline – menjaga akses pada berkas sambil mengurangi biaya dan menghemat ruang

Anda memerlukan akses reguler terhadap berkas dan arsip penting, tetapi mengelola dokumen dan alur kerja dengan jumlah yang terus meningkat dalam ruang-ruang berkas lokal memakan ruang penyimpanan yang berharga, memberikan beban berlebih kepada staf dan menyebabkan perusahaan Anda berisiko kehilangan informasi dan pelanggaran kepatuhan. Saat perusahaan Anda beralih ke cara kerja digital dan melibatkan lebih banyak pegawai jarak jauh, Anda perlu memikirkan kembali strategi ruang berkas Anda.

Solusi Ruang Berkas Iron Mountain mereplikasi ruang berkas Anda dalam lingkungan penyimpanan yang aman di lokasi yang berbeda (offsite). Berkas Anda disimpan dan dikelola di fasilitas kami yang aman dan memenuhi syarat oleh staf ahli kami dengan menggunakan sistem pemberkasan Anda.

Fitur utama

Solusi Ruang Berkas kami berisi semua elemen yang Anda butuhkan untuk mengelola berkas dan arsip aktif Anda:

Fasilitas yang dibuat khusus

Lindungi berkas Anda pada pusat arsip khusus yang menyediakan kontrol lingkungan, keamanan, dan akses tingkat lanjut. Solusi kami dibuat sesuai dengan standar peraturan yang terketat dan dikelola oleh pegawai Iron Mountain yang dilatih untuk mengikuti proses kepatuhan. Berkas Anda akan disimpan di rak terbuka untuk akses cepat dan pengelolaan penyimpanan yang mudah.

Operasi ruang berkas dan kepegawaian

Iron Mountain dapat mereplikasi operasi ruang berkas Anda saat ini dan mengikuti proses Anda untuk pelabelan, pengkodean, pemasukan berkas, peletakan berkas, dan pemenuhan permintaan. Untuk akses mudah dan audit cepat, berkas akan di-barcode untuk memastikan ketertelusuran. Staf khusus yang disediakan oleh Iron Mountain melakukan semua kegiatan pengelolaan informasi.

Jasa pencitraan untuk akses cepat pada berkas prioritas tinggi

Jasa Image on Demand™ Iron Mountain menjamin berkas Anda dikirim dengan tepat waktu. Pindai dokumen untuk memfasilitasi pengiriman cepat dan memungkinkan informasi historis diintegrasikan dengan sistem Pengelolaan Konten Elektronik (ECM) dan/atau sistem arsip Anda.

Dukungan transformasi digital

Iron Mountain memiliki peralatan, personel terlatih, dan keahlian untuk mengelola transformasi digital alur kerja Anda — mulai dari mendigitalkan dokumen yang ada hingga memanfaatkan solusi penyimpanan cloud kami untuk kemudahan akses dan berbagi.

Manfaatkan jasa iron mountain tambahan

Jasa relokasi inventarisasi

Para ahli Iron Mountain dapat membersihkan, mengemas, dan menyediakan transfer berkas point-to-point dari ruang berkas Anda di lokasi yang sama (onsite) ke ruang berkas di lokasi yang berbeda (offsite) ke dalam pusat arsip kami yang aman di mana sistem pemberkasan Anda akan tetap digunakan.

Pemusnahan arsip secara sah

Kami memastikan pemusnahan arsip Anda secara sah.

Tingkatkan fokus anda dengan staf ahli

Lebih fokus pada bisnis pokok Anda dengan memanfaatkan jasa Staf Iron Mountain Onsite. Para profesional pengelolaan arsip kami yang telah diseleksi dan berpengalaman tersedia untuk mendukung ruang berkas dan operasi pusat arsip perusahaan, termasuk penarikan kembali, pemberkasan kembali, dan pemasukan berkas. Dengan pengalaman bertahun-tahun dalam praktik terbaik, pengelolaan kebijakan, dan pelaksanaan yang konsisten, jasa staf kami dapat membantu Anda mencapai program yang sesuai dan hemat biaya.

Offsite Bukan Berarti Offline

Anda dapat mencari, melacak, dan menarik kembali berkas menggunakan portal online Iron Mountain. Anda juga dapat melihat laporan untuk membantu Anda mengelola inventarisasi Anda sepanjang siklus hidupnya, termasuk menempatkan berkas dalam penangguhan hukum atau meminta pemusnahan berkas yang siap untuk dibuang.

Hanya dengan beberapa klik, Anda dapat menelusuri inventarisasi Anda di lokasi yang berbeda (offsite) dan menemukan apa yang diperlukan untuk memenuhi permintaan internal atau eksternal. Anda dapat mengatur agar berkas dapat dipindai dengan cepat dan dikirim secara digital, atau meminta agar berkas fisik asli dikembalikan kepada Anda. Anda akan membebaskan ril estat dan staf yang berharga — tanpa mengorbankan visibilitas dan akses cepat pada berkas aktivitas tinggi.

Keuntungan

• Mendukung tenaga kerja jarak jauh dengan akses cepat pada berkas Anda melalui jasa Image on Demand™ yang cepat dan mudah diakses.
• Menjaga sumber daya Anda tetap fokus pada tujuan utama sementara personel terlatih kami mendukung tugas harian untuk penarikan kembali berkas, pemberkasan kembali, pemasukan berkas, dan peletakan berkas.
• Tag barcode pada tingkatan berkas untuk mempercepat Anda menemukan apa yang dibutuhkan dan menyelesaikan audit dengan mudah.
• Kemampuan untuk mempertahankan alur kerja yang didorong oleh berkas aktif Anda.
• Penagihan sederhana dengan opsi untuk harga paket.
• Mendukung transformasi kertas pada digital Anda.
• Menyimpan berkas di lokasi yang berbeda (offsite) yang memungkinkan Anda melanjutkan operasi bisnis penting jika terjadi bencana