歡迎來到Iron Mountain Smart Sort卓越中心

當文件存儲在具有混合記錄類型和不同銷毀資格日期的盒子或架上時，清理遺留記錄工作變得極其困難。會導致過度保留、增加成本和不必要的風險，從而阻礙您實現業務和數碼化轉型的目標。

在 Iron Mountain，我們了解客戶對記錄進行排序和重組的需要，以提高文件級可見性，使客戶能夠就如何處理庫存作出簡單且可靠的決策。

這就是我們開發Smart Sort的原因。讓我向您展示它是如何運作的。

• 首先，您決定需要對哪些文件記錄箱進行排序。這些文件目前可能存儲在 Iron Mountain不同的供應商，或者來自您的辦公室或文件中心——沒關係——它們將被安全地運輸到處理的設施。
• 一旦箱子被暫存，我們就會通過獲取在文件外部找到的獨特文件標識來啟動Smart Sort過程。我們會通過掃描條形碼或手動鍵入文件標識來完成此操作。
• 獲取文件標識後，Smart Sort會使用從核心業務應用程序中提取的數據和記錄保留計劃立即告訴我們該文件的掃描結果，然後我們會相應地進行排序和重新裝箱。
• 讓我舉幾個例子。它是符合銷毀資格的文件嗎？還是需要保留到下一年的文件？這是一個需要上交以進行資產剝離或合法保留的文件嗎？現在需要數碼化還是未來需要數碼化？您可以決定文件的排序方式，然後Smart Sort即可為您完成工作。
• 當盒子裝滿時，我們會把盒子關上，並在我們的系統中將其記錄標示為完成。新盒子及其相應文件已更新，並可在我們的在線中心 Iron Mountain Connect™ 上獲取。這可確保您擁有完整的文件級可見性，並可以輕鬆作出未來的處置決策。
• 該盒子現已準備好暫存和運輸，以安全存儲或進口數碼化。
• 對於滿足保留要求並且可以正當銷毀的文件，我們遵循相同的流程，但盒子會採用黑色包裝，並明確標記為銷毀。

正如您所看到，Smart Sort消除了傳統手動篩選數千個文件的工作，並用自動化、可靠、基於技術的解決方案取而代之。無論您屬於哪個行業，結果都正是您所需要的：通過安全地銷毀您不再需要保留的記錄來降低風險和成本 - 並建立一個系統來支持未來有關庫存的決策。

只需將Smart Sort視為將混合文件分開即可。

感謝您的觀看。要了解有關Smart Sort的更多資訊，請聯繫您的 Iron Mountain 代表或瀏覽 ironmountain.hk/smartsort。