發現您的唱片存儲盒隱藏著什麼內容

解決方案指南

使用 Iron Mountain Smart Reveal識別您的記錄庫存並作出可防禦的決策

2023年8月2日8 分鐘
Smart Reveal

使用 Iron Mountain Smart Reveal識別您的記錄庫存並作出可防禦的決策

業務挑戰

當儲存的記錄沒有元資料或描述性資訊時, 就不可能了解您擁有什麼記錄, 也無法就保留、銷毀或數碼化哪些內容作出可防禦的決定。收集遺失的資訊是一個艱苦的過程, 需要手動檢查和記錄每個盒的內容。如果您缺乏完成如此龐大的專案所需的預算、人員、專業知識、時間和空間, 會發生什麼情況?

這對您有什麼影響

如果因為沒有徹底了解您的記錄庫存, 從而無法作出合理的決策, 您別無選擇, 只能無限期地儲存記錄。這不僅意味著不必要的成本和風險, 而且還限制了您尋找資訊或快速回應合規義務、合併、收購和剝離的能力。

您是否 ...

  • 儲存的記錄只有很少或沒有盒子描述?
  • 有未知內容的盒子嗎?
  • 有需要知道這些盒子裡面有什麼記錄?
  • 保留這些盒子的時間比要求的時間長?
  • 缺乏資源、時間和空間自己解決這個問題?
  • 正猶豫是否要開始清理專案?

如果您對以上任何一個問題的答案是肯定的, 請向我們查詢有關 Iron Mountain Smart Reveal的資訊。

大約 20% 的紙本記錄儲存在只有很少或根本沒有元資料的盒子中。* 這使清理遺留文件變得異常困難。

*記錄識別和清理優先級調查於 2022 年4 月透過第三方提供者進行。

徹底了解您的記錄

取得所需的盒子級別元數據讓您作出可防禦決策

Smart Reveal 是一種經濟高效的解決方案, 可提供有關存儲未知內容的記錄盒的照片和資訊, 以便您可以作出明智的決定:保留、防禦性地銷毀、更新元資料、分配擁有權、數碼化記錄或任何您需要的內容。

Smart Reveal 解決方案拍攝每個盒子的外部照片以及鳥瞰圖, 以幫助確定裡面有什麼物件。此解決方案提供現有的歷史元數據, 以便您讀取評估每個盒子的內容所需的資訊, 並就適當的行動作出明智的決定。

這些行動包括:

  • 即時更新盒子級元資料和描述
  • 銷毀選擇了的盒子
  • 分配合法擁有權
  • 將盒子傳送到資料輸入以進行列表
  • 運送盒子作進一步檢查
  • 數碼化文檔
  • 自訂照片數量和角度供您審閱
為了滿足您的要求, 我們可以自訂拍攝的照片數量並提供各種不同視圖。

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