Digitizing 101 for records and information management

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Why digitize? Mismanaged information can slow down your processes, frustrate your customers and reduce efficiency. Not to mention burden your business with the cost of storing paper in premium-priced office space. Your records retention schedule and investment in secure offsite storage combined with intelligent digitizing will give you access to the information you need when you need it. Learn more.

2021年3月10日12 分鐘解鎖所有優質資源
Getting it right from the start the basics of digitizing

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數碼化規劃指南如何幫助您規劃、執行和提升公司記錄

成功的記錄和資訊管理 (RIM) 需要規劃、組織和綜合策略。 由於實體和數碼記錄的控制從創建到積極使用,再到安全儲存和可能有計劃的銷毀,有許多移動部件,因此一個深思熟慮的計劃是關鍵。 如果做得好,RIM 將有助於限制資訊風險、管理成本,並為您組織的大數據分析奠定基礎。

 

為什麼現在要數碼化?

進程較慢。 沮喪的顧客。 效率降低。 這就是您的企業因資訊管理不善而面臨的後果。

如果說這場大流行教會了我們什麼,那就是在昂貴的辦公空間裡存放紙張並不總是值得的。 許多組織正在評估平方英尺需求並確定他們真正需要多少地方。 透過對當前和遺留記錄進行數碼化,人們了解到他們可以消除實體現場紙本儲存所佔用的空間。

透過正確的解決方案(無論是異地還是基於資料中心的儲存選項),您都可以在需要時隨時存取您的資訊,同時簡化您的記錄保留計劃。 從施工到研發,從人力資源到市場行銷,文件共享和協作對於您的業務成功至關重要,而文件數碼化使這一切成為可能。

數碼化開始的地方

開始您的記錄和資訊管理 (RIM)數碼化專案之前,請評估您想要實現的目標時考慮以下事項:

  • 可搜尋性/可共享性: 記錄通常分佈在系統、應用程式、格式類型、部門和位置。 因此,資訊傳播和改變形狀的能力,使它管理起來充滿挑戰且成本高昂。 然而,受控的數碼記錄儲存庫使人可以更輕鬆地隨時存取任何文件。
  • 流程生產力: 記錄管理流程和程序可能很難保持控制,尤其是當它不是數碼格式時。 為了解決營運效率低下的問題,請尋找透過將紙本記錄轉換為數碼記錄來簡化或提高工作流程的方法。
  • 辦公空間可用性: 裝滿紙張的實體文件櫃會佔用昂貴的辦公空間,隨著時間的推移,會減慢重要文件的檢索速度。 數位=碼化記錄可以釋放寶貴的空間並增加資訊存取。

掃描和資料收集的最大驅動因素:

記錄安全性和合規性

雖然「保持一切,以防萬一」的心態似乎是善意的,但它往往成本高昂並且會降低營運效率。 為了確定出於法律、合規性和業務原因,保留哪些內容以及處置哪些內容,必須制定可執行的記錄保留時間表。 在我們的簡短指南「從頭開始,記錄保留計劃的基礎知識」中,我們清楚地概述了幫助您採取重要步驟為您的組織創建保留計劃的方法。

一旦您知道要保留什麼以及保存在哪裡,您將能夠使掃描項目更有效。 無需掃描存檔中的每個文件和所有新傳入資訊,Iron Mountain 即可協助您解決複雜的記錄管理問題。 我們不僅幫助確定哪些文件不經常使用,並且適合封閉式存儲; 而且我們還提供開放式存儲選項來幫助您讀取經常需要查看的文檔。


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